Capitolul 6 Conferința
Conferința este o colecție de oameni uniți printr-o profesie, interese sau obiective comune, adunându-se pentru a schimba informații și pentru a discuta aspecte importante pentru participanții săi. Funinginea, respectiv, pe conferința științifică și tehnică, care vor fi discutate, să li se dea noile descoperiri progresele tehnologice și de know-how legate de înaltă tehnologie, va reuni oameni implicați în știință și tehnologie și care operează în orice, sau poate fi, și diverse domenii ale științei sau ale industriei. De ce? Da, de fapt, că conferința este una dintre cele mai eficiente forme de comunicare, deoarece aduna experți din diferite soiuri du-te-și state, a adus cele mai recente descoperiri si idei, oferind soluții noi la probleme vechi, a formula altele noi.
Înainte, cu ușurința și așteptarea unor rezultate excelente, începeți să organizați conferința, răspundeți la 6 întrebări care afectează 6 părți diferite legate de conferință:
1. Informativitate. Ce vrem să spunem și să auzim la conferința noastră? Avem ceva care ne va interesa publicul țintă?
3. Timpul. Când este cel mai bine făcut? Ale căror interese sunt pe primul loc? Publicul nostru sau potențial?
4. Locul. Unde să organizezi conferința? În clădirea organizației dvs. sau în sala de conferințe prestigioasă a unui hotel de cinci stele din centrul orașului? Sau în țară, profitând de apropierea de reședință la locul de desfășurare - toate PROIS-du-te la același hotel, cel mai scurt timp este irosit pe călătorie de zi cu zi a reuniunilor și să ofere nelimitat de comunicare OMS Moznosti între participanții seara, după întâlnirile oficiale ? Sau (ce a fost ultima dată în Rusia) pe țărmurile mării calde, pentru ca oricine să își poată dori și să se relaxeze și să se distreze?
5. De ce? De ce vrem să abordăm această chestiune dificilă, organizarea conferinței? Ce dorim să obținem ca rezultat?
6. Cum? Cum sperăm să ne realizăm intențiile și să obținem rezultatele dorite?
Așadar, primele noastre acțiuni înainte de începerea lucrărilor directe privind organizarea conferinței constau în clarificarea următoarelor:
♦ Ce scopuri urmărim în organizarea conferinței?
♦ care subiect ar trebui propus ca subiect principal pentru atingerea acestui obiectiv?
♦ Ce facilități avem pentru conferință, unde vom lua fonduri suplimentare și care este bugetul total al acestui eveniment?
Apoi, ar trebui să răspundeți la întrebarea: cine face toate astea? De regulă, toate responsabilitățile pentru pregătirea și desfășurarea conferinței intră în comitetul de organizare, condus de poziția și tradiția adoptată, spre exemplu, în organizațiile științifice și educaționale din Rusia, de către conducătorul companiei; este, de regulă, rectorul universității sau directorul institutului de cercetare.
Comitetul de Organizare este alcătuit din două comisii - program și organizațional, fiecare având propriul președinte. Comisiile sunt necesare pentru luarea deciziilor colegiale și împărțirea responsabilităților și responsabilităților între membrii comisiilor. Cu toate acestea, responsabilitatea pentru succesul sau eșecul întregii conferințe se bazează întotdeauna pe umerii principalului său responsabil - președintele comitetului organizator al conferinței. Cu toate acestea, el nu ar trebui să urmeze formula sa în comportamentul său: "Succesul este meritul meu, eșecul - din cauza lor (alți membri ai comitetului de organizare)".
Ce fac comisiile comitetului organizatoric și care sunt îndatoririle membrilor lor?
♦ dezvoltă și aprobă programul conferinței, inclusiv întâlnirile plenare și secțiunilor;
♦ negociază cu raportorii de toate nivelele pentru toate zilele ședințelor plenare și ale reuniunilor secțiunilor;
♦ propune candidatul pentru invitația lui ca invitat de onoare la dreptul de a vorbi cu prima adresa de keynote la conferința pe interior (este de obicei, fie foarte om de știință de renume mondial, bine-cunoscut, sau ca o cantitate cunoscută de litiki din lume - toate costurile de sosirea sa, Cazarea, masa și divertismentul sunt responsabilitatea organizatorilor conferinței, de obicei oaspeții părăsesc a doua zi, cu mult înainte de încheierea conferinței.
♦ determină bugetul conferinței;
♦ este responsabil pentru pregătirea tuturor materialelor tipărite (invitații, programe, diverse materiale și nu încercați să salvați pe calitate sau pe numărul de materiale tipărite);
♦ asigură desfășurarea conferinței cu toate mijloacele tehnice necesare (la cererea vorbitorilor).
Să luăm ca exemplu obiectivele posibile ale conferinței științifice și tehnice:
1. Diseminarea cunoștințelor, a informațiilor despre realizările și descoperirile științifice.
2. Rezumând rezultatele activității direcției științifice sau a școlii, facultatea.
3. Sărbătoarea omului de știință, programată până la data aniversării.
Motivele pentru organizarea conferinței pot coincide uneori, dar uneori nu coincide cu obiectivele conferinței. Iată câteva motive posibile.
1. Schimb de experiență - "Avem ceva de spus, vrem să știm cum stau lucrurile cu ceilalți".
2. Verificarea pozițiilor proprii, a punctelor de vedere, a fiabilității rezultatelor experimentelor.
3. Invitația la muncă a noilor potențiali angajați din numărul de vorbitori prezenți.
4. Investitorii caută finanțarea unor dezvoltări promițătoare.
Ce asigură succesul conferinței?
1. Selectarea unui subiect real.
2. Invitația unor oameni de știință celebri ca vorbitori; Persoanele care dețin o poziție de conducere în domeniul lor de economie; dezvoltatori tineri, promițători și practicieni - persoane care sunt cel mai în măsură să dezvăluie subiectul conferinței.
4. Alegerea corectă a locului de desfășurare a unei conferințe care oferă posibilitatea utilizării transportului și parcării municipale pentru autoturisme individuale poate influența pozitiv atât compoziția publicului, cât și atmosfera în care se desfășoară conferința.
6. Timpul conferinței (ora anului, dimineața sau serile) și respectarea strictă a reglementărilor (începutul și sfârșitul reuniunilor în conformitate cu timpul specificat în program). Aplicarea strictă a regulilor conferinței este un factor necesar, deoarece sunt adesea cazuri când oamenii vin să asculte un anumit raport și este rău dacă le lipsesc sau au de pierdut timpul în așteptare.
7. Utilizarea mijloacelor tehnice moderne reduce în mod semnificativ timpul alocat fiecărui vorbitor și asigură utilizarea materialelor ilustrative pregătite calitativ.
Câteva recomandări când planificați un discurs la o conferință (pentru vorbitori tineri și nu foarte experimentați):
♦ Desigur, este necesar să cunoașteți bine subiectul și de ce îl prezentați în această audiență;
♦ este necesar să se facă o distincție clară între problemele principale și cele secundare; după cum arată practica, este necesar să existe în raport următoarele secțiuni: introducerea, partea principală, susținerea faptelor și a detaliilor, concluzia;
♦ Trebuie să vă gândiți la ce cuvinte să începeți discursul, de exemplu: "Este o mare onoare pentru mine să mă adresez acestei întâlniri la nivel înalt. "Sau" Doamnelor și domnilor, vorbitori anteriori. "Sau" A fost cu mare plăcere că am acceptat invitația de a participa. "Și așa mai departe;
♦ este necesar să puteți ține o pauză (5 secunde) după sau înainte de prezentarea celei mai importante idei a discursului dvs.;
♦ Trebuie să fii sigur de autosuficiența materialelor ilustrative, acompania lor orală ar trebui să fie scurtă; luați în considerare: tabelele cu multe figuri nu sunt reprezentative, adesea pur și simplu nu sunt vizibile, este mai bine să le înlocuiți cu grafice sau diagrame;
♦ trebuie să respectați regulile, să îndepliniți cu precizie timpul alocat pentru discursul dvs., deoarece retragerea din ambele părți nu va fi în favoarea ta.
Rezultatele așteptate ale conferinței pot fi următoarele:
♦ executarea cererilor de descoperiri și invenții;
♦ apariția de noi direcții și nume științifice;
♦ crearea de noi echipe științifice pentru dezvoltarea anumitor zone;
♦ găsirea sponsorilor.
Comitetul de program este ocupat cu probleme care răspund la întrebări: ce? și cine? Și aceasta înseamnă alegerea unui subiect, vorbitori, public țintă. Membrii Comitetului de program au în vedere o cerere pentru bunuri pe termen în cadrul conferinței și trimis de teze pe baza cărora acestea constituie programul conferinței ca ședințele plenare și sectionale,-boo guvernamentale. invitații personale ca vorbitori persoane de cel mai mare interes științific, precum și-șef de oaspeți de onoare al conferinței - prerogativa și datoria membrilor comitetului de program, precum și distribuirea de rapoarte în secțiuni, și identificarea celor mai semnificative de a fi ascultat la întâlnirile-plenar guvernamentale. Momentul a conferinței - o problemă foarte importantă, iar comisia de program îi dă o mare Atte-set după cum este necesar să ia în considerare interesele și capacitățile tuturor vorbitorilor și invitați, a căror participare la organizatorii conferinței interesat profund-non-. Versiunea finală finală a programului este trimisă comitetului de organizare pentru reproducere și distribuție.
Sarcinile comitetului organizatoric sunt foarte largi și diverse și necesită de la început o definiție clară a gamei de chestiuni pe care ar trebui să o abordeze în toate perioadele de pregătire, de organizare și de rezumare a conferinței. Principalii executanți din comitetul de organizare sunt angajații departamentului de relații publice, alături de reprezentanți ai conducerii administrative și economice, inclusiv de contabilitate.
Observăm doar cele mai importante funcții pentru care comitetul de organizare răspunde:
2. Pe baza datelor privind dimensiunea participanților și statutul lor derivate din Comisia Programul a fost-bro nirovaniem camere de hotel, bilete dus-întors de achiziție și bilete la teatru, și așa mai departe .. Toate acestea se face luând în considerare Pozhela-TION a participanților la conferință , corespondență cu care sunt membri ai comitetului de organizare.
4. Instruirea personalului tehnic pentru asigurarea unei lucrări eficiente a conferinței și a secțiunilor sale.
5. Sprijin financiar pentru toate activitățile conferinței.
6. Transportul pentru întâlnirea și plecarea participanților la conferință; Transportați prin oraș.
7. Furnizarea de alimente pentru participanții la conferință (băuturi răcoritoare, cafea); recepție cu ocazia deschiderii (închiderii) conferinței.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: