Pe trunchi există 2 încuietori, 2 chei, o deschidere în prezența martorilor care restricționează accesul la oricine. Lănțișoare făcute dintr-un copac din ce în ce mai în creștere, cenușă, stejar și căptușit cu fier. În 1724, au fost emise regulile de lucru în arhive, regulile pentru construirea de clădiri și echipamente adecvate ale spațiilor. Până în secolul al XIX-lea, documentele au fost re-sistematizate după intrarea în arhive, după mijlocul secolului al XIX-lea - a început să prevaleze principiul continuității, adică documentele au fost formate așa cum au provenit din munca de birou.
Echipamente și echipamente tehnice ale arhivei.
În cadrul complexului de lucrări care asigură păstrarea documentelor, un loc important este acordat problemelor tehnologiei de stocare a documentelor. Cerințele pentru păstrarea documentelor în arhivele de stat și departamente sunt aceleași. Documentația specială necesită alte condiții de depozitare și alte metode de restaurare și conservare. Documentele sunt stocate în arhivă pentru a le folosi pentru perioada în care sunt valoroase.
Prima cerință pentru crearea condițiilor optime pentru stocarea documentelor este disponibilitatea unei încăperi care este responsabilă pentru asigurarea siguranței în toate privințele. Proiectele tipice, dezvoltate pentru arhive cu diverse documente, sunt folosite mai des.
Zonele principale ale clădirii sunt destinate depozitării; ele sunt izolate de sala de lectură și de spațiile administrative. Cu excepția lor sunt obligatorii:
a) spațiu pentru cazurile primite
b) loc pentru documentele afectate
c) săli de lucru pentru angajați
d) o sală de lectură cu o cameră separată pentru depozitare temporară
e) premisele pentru dezactivarea documentelor prin ventilație
f) camere pentru restaurarea și legarea documentelor
Clădirile arhivelor de stat ar trebui să fie amplasate cât mai departe posibil de întreprinderile industriale care poluează aerul cu emisii industriale, precum și cu corpuri mari de apă. În absența unor premise speciale pentru arhivă sunt alocate camere care pot fi adaptate pentru depozitare. Dintre acestea, este necesar să se excludă încăperile mansardate și de subsol, precum și facilitățile care au conducte de trunchi
Dacă arhiva are cazuri deosebit de importante în stocare, atunci este de dorit ca ei să aibă un depozit separat. Ușile de arhivă sunt acoperite cu o foaie de metal cu garnitură de azbest, cu încuietori puternice. Pe ferestre, în cazul în care amplasarea lor nu exclude accesul din exterior, sunt instalate grile metalice suspendate. Camerele de arhivă separate sunt dotate cu alarmă de arhivă.
Ordinea de instalare a rafturilor este după cum urmează: lățimea trecerilor principale (între rândurile rafturilor) este de 120 cm; treceri între rafturi - 75-80; distanța dintre perete și suportul paralel este de 75; distanța dintre perete și capătul rafturilor este de 45; distanța de la podea până la raftul inferior este de 20, iar în subsol - 30 cm. Rafturile sunt instalate perpendicular pe pereți cu deschideri de ferestre și sistem de încălzire.
Rafturile pot fi fabricate industrial și la ordinul instituției. Dimensiunile rafturilor: înălțime - 220-240, lățimea rafturii unilaterale cu depozitare orizontală a cutiilor sau a fasciculelor - 35-40, distanța dintre rafturi la înălțime - 40 cm; cu spațiu de depozitare verticală, lățimea suportului mono-lateral este de 25-30 cm; distanța dintre rafturi este de 35 cm. În acest ultim caz, pot fi utilizate rafturi de bibliotecă fabricate de industrie.
Cablarea în instalațiile de depozitare este permisă numai la țevi ascunse sau în gaze, corpuri de iluminat semi-ermetice; Comutatoarele și întreruptoarele de declanșare sunt instalate în afara spațiului de stocare. Principalul echipament de stingere a incendiilor este stingătoarele cu incendiu cu dioxid de carbon.
Obiectivele și organizarea examinării valorii documentelor.
Examinarea valorii documentelor - determinarea valorii lor în scopul selecției pentru depozitarea de stat și stabilirea termenelor de depozitare. În procesul de examinare a valorii documentelor, se rezolvă două sarcini: din documentele create anual se selectează documente valoroase pentru depozitarea perpetuă, precum și documentele cu perioade lungi de depozitare (peste zece ani) care au o semnificație practică pe termen lung; în al doilea rând, documentele cu perioade de depozitare expirate, proiecte, dublete, variante respinse sunt alocate pentru distrugere; materiale cu valoare scăzută care au pierdut valoarea practică și de referință.
Examinarea valorii documentelor se efectuează în mai multe etape. Prima etapă se desfășoară în stadiul de evidență:
a) la elaborarea nomenclatorului de cazuri
b) la înregistrarea documentelor care sosesc la instituție
c) atunci când documentul este trimis la caz
A doua etapă se desfășoară în etapa de pregătire a cazurilor pentru transferul la arhiva departamentală după finalizarea lucrărilor de birou
A treia etapă - în etapa de pregătire a cazurilor pentru transferul la custodia statului
Un principiu important al selecției documentelor pentru stocare este principiul istoricismului, care necesită luarea în considerare a fenomenelor în dezvoltarea lor și dă cheia descoperirii tiparelor de dezvoltare a anumitor fenomene sau relații.
Principiul studiului cuprinzător și cuprinzător al documentelor necesită evaluarea documentelor într-un complex, deoarece unele documente completează altele, altele repetă primul, iar cel de-al patrulea este complet absorbit de cel de-al doilea.
CE și EPC sunt organisme consultative permanente. Deciziile CE sunt aprobate de către șeful instituției. Dar, pe o serie de aspecte care fac parte din funcțiile lor, este necesară aprobarea EPC a instituției relevante a serviciului de arhivă de stat, din care CE primește instrucțiuni organizatorice și metodologice. Aceasta implică necesitatea unui contact constant în munca lor.
Comisiile de experți (CE) sunt înființate în toate instituțiile, organizațiile, întreprinderile din țară, diviziile structurale ale marilor organizații, instituții. Există și CE în arhivele regionale și filialele acestora.
Sistemul sistemului de referință științific la documentele Fondului de Arhivă al Federației Ruse.
În fiecare arhivă există un dispozitiv științific și de referință (NSA) pentru contabilizarea, recuperarea și utilizarea documentelor stocate. Diferitele tipuri și tipuri de ANS sunt un sistem de cărți de referință arhivistice. Directorul de arhive - sistemul de regăsire a informațiilor, în care căutarea informațiilor despre documentele de arhivă se face manual. Sistemul ANS constă din complexele sistemului de referință științifică al tuturor arhivelor de stat, precum și din cărțile de referință interarhice, sistemele automatizate de recuperare a informațiilor (AIPS) și arhivele acceptate ale documentelor de informare.
În SNSA există directoare care efectuează funcții de contabilitate, de control și de recuperare a informațiilor. Primul grup include cartea de înregistrări a încasărilor din arhivă; lista fondurilor de arhivă; lista fondului; inventarierea cazurilor. Al doilea grup include: cataloage de stocuri; un ghid, un ghid tematic, un ghid scurt pentru fondurile arhivei; indexul stocurilor fondului (fondelor); cataloage; inventarierea cazurilor; analize tematice și stoc; indexul tematic al cazurilor (documentelor); publicații științifice populare; scrisori de informare; lista tematică; arhivă (de natură tematică sau bibliografică).
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: