„Document - suport fizic cu înregistrat pe ea, în orice formă de informații sub formă de text, sunet, imagini, și (sau), o combinație a acestora, care are detalii care îi permit să fie identificate, și este destinat pentru transmiterea în timp și spațiu pentru utilizare și stocare publică "Legea federală nr. 77-FZ" Cu privire la copia obligatorie a documentelor.
Ca purtător de informații, documentul acționează ca un element indispensabil al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, firmă, asigurând interacțiunea părților sale. Informațiile reprezintă baza pentru luarea deciziilor manageriale, servesc drept dovadă a execuției lor și o sursă de generalizări, precum și materiale pentru referință și căutare. În management, documentul acționează atât ca obiect al muncii, cât și ca rezultat al muncii, pentru că Decizia este înregistrată, fixată în document.
Documentația, care este strâns legată de toate formele de activitate de conducere, reflectă această activitate și în același timp este folosită de aparatul de conducere ca mijloc și modalitate de implementare a funcțiilor care îi sunt atribuite. În plus, documentația este, în multe cazuri, obligatorie, prevăzută de lege și de reglementările guvernamentale.
Validitatea juridică a documentelor este extrem de importantă pentru activitatea de management, deoarece acestea servesc ca modalitate de a dovedi informațiile conținute în acestea și reprezintă partea de jos a formelor de exprimare a legii.
Totuși, un document este un singur document de documentare. Dar activitățile instituției sunt formalizate și reflectate printr-o combinație a unui număr de documente care interacționează în mod specific, care corespund de obicei funcțiilor de conducere. "Un set de documente care sunt interconectate după origine, destinație, tip, domeniu de activitate, cerințe uniforme pentru înregistrarea lor" este un sistem de documentare.
Numărul mare de documente create tocmai în domeniul managementului, în cazul în care toate documentele necesare nu numai pentru a crea și de loc sau de a primi din exterior, dar, de asemenea, să ia în considerare, pentru a transfera la destinație, monitorizarea execuției, a salva, a stabilit un termen limită pentru stocarea ulterioară, prin transfer arhivate sau eliminate în conformitate cu stabilită reguli.
Gestiunea documentelor constă în patru componente principale, care împreună permit atingerea eficacității activităților "documentare" și contribuie la dezvoltarea organizației prin utilizarea sistematică a informațiilor documentate. Controalele de documentare acoperă întregul ciclu de viață al documentelor.
Crearea de documente. Acest element este înțeles ca stabilirea listei necesare a documentelor utilizate, a denumirilor și scopurilor lor funcționale, a modelării formularelor de documente, a monitorizării utilizării acestora, a utilizării tehnologiei informației moderne pentru compilarea documentelor.
Stocarea și utilizarea informațiilor documentate. Acest element este înțeles ca formarea cazurilor, crearea de fișiere și sisteme pentru căutarea documentelor și informațiilor, dezvoltarea sistemelor de transmisie a informațiilor, telecomunicații, copierea și replicarea documentelor; crearea de centre de stocare a documentelor sau arhive administrative.
Transferul de documente pentru stocarea permanentă (de stat). Acest element este înțeles ca elaborarea de liste de documente cu termeni de depozitare, o estimare a documentelor, identificarea și descrierea fiecărui document și a complexelor de documente. Valoarea și necesitatea conservării sunt recunoscute pentru documentele care pot servi la dovedirea tranzacțiilor existente sau la cercetarea istorică.
Managementul arhivelor. Acest element este înțeles ca proiectarea și construcția arhivelor, îmbunătățirea metodelor de conservare și restaurare, amenajarea și descrierea exploatațiilor de arhivă, accesul la documente, compilarea instrumentelor de referință și difuzarea informațiilor privind arhivele companiei.
Caracterizarea tranziției de la gestionarea tradițională la cea a documentelor.
Deci, pe baza celor de mai sus, înțelegem managementul document ca funcții complete de management al organizației, punerea în aplicare a care se aplică tuturor etapelor existenței ciclului de viață al documentelor, toate tipurile de documente și înregistrează organizația dumneavoastră. Gestiunea documentelor se bazează pe principiile economiei și eficienței și pe utilizarea pe scară largă a noilor tehnologii informaționale.
Articole similare
-
Ooo - ast - gsm gestionarea sistemelor de inginerie ale unei case de țară
-
Managementul esenței și conținutului teoriei managementului - document - pagină
Trimiteți-le prietenilor: