După cum se menționează în ordinea Rosstandart, standardul este aprobat `pentru aplicarea voluntară`.
Standardul ar trebui să consolideze în mod semnificativ formatul OpenDocument și compatibil cu el făcând poziții în sectorul public din Rusia, care vor permite economiile rusești din sectorul public atunci când se desfășoară asociat cu sisteme informaționale documentelor electronice.
Formatul ODF însăși nu se referă direct la faptul dacă software-ul este gratuit sau nu. Orice dezvoltator poate scrie o aplicație care să suporte standardul și să o declare liberă sau de proprietate.
De exemplu, pentru fișierele grafice există un format TIFF deschis, care este susținut de o mare varietate de aplicații software. Necesitatea unui format standard pentru fișierele grafice a apărut în legătură cu dezvoltarea comunicării facsimile. La urma urmei, nu puteți solicita destinatarului să cumpere exact același dispozitiv ca și expeditorul. Dacă nu există un singur format, fiecare birou va trebui să păstreze o mulțime de faxuri de la diferiți producători. Ar fi o prostie evidentă.
Cu formate de birou, totul a fost istoric diferit: fiecare producător al suitei de aplicații de birou și-a promovat formatul - nu au nevoie să interacționeze direct unul cu celălalt. Desigur, au existat convertoare de la un format la altul, dar ele întotdeauna nu erau destul de bune și, în cele din urmă, utilizatorii și-au pus mai multe pachete de birou. Software-ul nu este fier, programele inutile nu captează vederea la fel de mult ca aparatele de fax. De mult timp, în timp ce computerele erau folosite în principal ca mașini de scris, pentru a produce documente pe hârtie, această stare de lucruri nu a deranjat pe nimeni. Într-adevăr, ce diferență are în formatul dosarului, dacă numai hârtia are putere.
Documentele electronice trebuie să fie stocate mult timp
Problema standardizării formatului documentelor de birou a devenit relevantă într-un moment în care documentele electronice au început să fie utilizate pe scară largă în circulația afacerilor și a existat o nevoie de stocare pe termen lung. Apoi, oamenii au început să se gândească: "Și cum citim aceste documente în cinci sau zece ani? Va fi acest producător încă pe piață?"
De exemplu, în guvernul de la Moscova în timp util a fost acceptat ca format standard oficial "Lexicon". Iar atunci când produsul nu mai este pe piață a fost, dar decizia a rămas în vigoare, iteshniki un departament fugit în căutare de antichități ale software-ului pentru a trimite documentul la primărie în formatul cerut.
Un rezumat intermediar, se poate spune că adoptarea unui invitat la formatul ODF vă permite să construiască un cadru de reglementare pentru crearea de arhive digitale, pentru a asigura conservarea pe termen lung a documentelor electronice existente privind drepturile originale.
Afacerea are nevoie de o interacțiune mai simplă
Un alt factor care stimulează dezvoltarea și adoptarea unui singur format pentru documentele de birou este dezvoltarea și creșterea scării sistemelor BPM. Procesele de afaceri devin transversale, ele conectează diferite diviziuni și organizații. În plus, fluxul de fuziuni și achiziții nu se oprește, structurile de afaceri sunt reorganizate tot timpul. Și în acest mediu dinamic, nu va fi posibil să solicităm de la toți participanții la procesul de business end-to-end că folosesc aceeași versiune a suitei de birouri care utilizează formatul său.
Procesul de afaceri trebuie să fie suprapus pe infrastructura existentă și să nu necesite modificarea obligatorie a acesteia - permiteți fiecăruia să lucreze cu documente în mediul în care sunt utilizate. Chiar dacă toată lumea lucrează cu Microsoft Office, acest lucru nu înseamnă că aceștia utilizează aceeași versiune. Problema compatibilității formatelor poate apărea aici.
Univoc pentru afacerea în ansamblu, un singur format de documente de birou este un avantaj incontestabil și poate aduce economii semnificative prin reducerea timpului neproductiv al conversiei formatelor. (Bineînțeles, timpul nu este luat de conversația însăși, dar acțiunile eronate ale utilizatorilor, solicită suport tehnic și diferite îmbunătățiri.)
Sunt formatele pentru EDS importante?
Ce înseamnă războiul de formatare pentru SED? La urma urmei, la fel ca grecii antici, care credeau că atomul nu are nici o structură internă, este etern și indivizibil, dezvoltatorii EDS considera fișier document pur și simplu ca o unitate de cont, fără să se uite în interior. Nu le pasă de ce să stocheze - ODF, DOC, XLS, PDF, TIFF, GIF - există un fișier și există o carte de document.
Practic, asta e tot. Este suficient acest lucru pentru utilizatori? Din păcate, nimeni nu întreabă. Multe SED-uri lucrează, în general, cu documente electronice numai în modul "checkout-return", când trebuie să obțineți un document din sistem, să îl salvați local pe disc și apoi să-l deschideți pentru editare. Când salvați - procedura inversă, fișierul editat trebuie să fie descărcat în sistem.
Astfel, se pare că toate lucrările cu documentul, cu partea sa de conținut, au loc în afara sistemului de flux de lucru, pe stația de lucru a utilizatorului folosind un procesor de text. Care este atunci punctul de a vorbi despre siguranța SED, delimitarea accesului și a controlului? Utilizatorul are în acest moment controlul total asupra documentului, iar acțiunile acestuia nu sunt înregistrate de sistem.
Dezvoltatorii SED ar trebui să își reconsidere poziția și începe numărarea editarea documentelor reprezintă o parte integrantă a sistemului de management al documentelor - numai atunci putem vorbi despre securitate și control integrat.
Formatele diferite nu contribuie la implementarea acestei abordări, dezvoltarea unei astfel de integrare strânsă cu fiecare aplicație poate fi o foaie de parcurs. Dar trecerea la un singur format simplifică foarte mult sarcina.
Ce semnăm EDS?
Toate discuțiile despre importanța legală a circulației electronice a documentelor intră invariabil în discuția problemelor semnăturilor digitale - centre de certificare, generare de chei, algoritmi etc. Rareori ridică întrebarea despre ce anume semnează EDS-ul nostru. Este doar un dosar, și nimeni nu este interesat de ceea ce este în interiorul său: se consideră că, odată ce documentul este de acord, poate fi semnat.
Dacă continuați să utilizați formate de proprietate închise, atunci acest risc este complet imposibil de eliminat. Desigur, există instrumente care vă permit să curățați toate informațiile excesive din document în format MS Word, dar aici, din nou, va trebui să vă bazați numai pe declarațiile dezvoltatorilor.
Acest sistem electronic de gestionare a documentelor
Gestionarea completă a documentelor electronice este imposibilă până când nu determinăm ce este un document electronic. Și atunci nu ar trebui să arate către legislatorii cu privire la nivelul lor sa făcut destul (a se vedea. De exemplu, 227-FZ), avem dreptul de a trimite în format electronic o varietate largă de documente. Dar dacă nu coborâți la nivelul de mai jos și nu rezolvăți toate problemele tehnice, atunci problemele nu pot fi evitate. Va fi considerat documentul adoptat în cazul în care nu poate fi citit - de exemplu, cetățenii vor trimite o declarație la ODF, iar organizația are doar MS Word, și nu este configurat convertor?
Advanced sau agenție va trimite un răspuns la noul format docx, în timp ce cetățeanul este doar un vechi Windows XP, și nu este un specialist IT, și nu se poate instala automat toate componentele necesare pentru a citi acest răspuns.
Și orice iterație suplimentară este momentul și se întâmplă adesea ca fiecare zi să fie importantă. Și ce să ia în considerare aici un arbitrar al funcționarilor și care sunt cerințele tehnice rezonabile?
Și ar trebui luată în considerare o teză suplimentară. Conform definiției legii, "documentul este informația înregistrată cu detalii care permit identificarea acesteia". Pentru un document pe hârtie, totul este simplu - toate rechizitele sunt chiar pe el - semnătura, data, tot ceea ce este necesar.
Și cu documente electronice - probleme. Fișierul cu textul separat, detaliile separat. Și unde sunt garanțiile că în procesul de procesare nimic nu este pierdut și confuz?
Deci, de ce nu încapsulați metadatele într-un document prin extinderea descrierii formatului cu un set de etichete care sunt necesare pentru a stoca detaliile documentului? Acest lucru se poate face și pe baza standardului ODF acceptat. Apoi, documentul electronic ar deveni mai complet, nu ar fi nevoie să se transfere separat detaliile acestuia.
notițe
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: