Metode de unificare a textelor documentelor. standardizare - procesul de stabilire și aplicare a standardelor, prin care se înțelege un eșantion, un standard. Unificarea - una dintre metodele de standardizare, - aducerea unui lucru într-un singur sistem, formă, uniformitate. Un document de serviciu modern este în primul rând text scris, fixat prin mijloace grafice, limbajul cuvintelor. Prin metoda de organizare sintactică a vorbirii și design spațiale și grafică a textelor poate lua forma de înregistrare lineară convențională a vorbirii coerente (text integral); Stencil (înregistrare liniară, dar cu spații care sunt umplute cu informații variabile, este un text formal - oferă în avans și situație tipică în care va fi utilizat document oficial, iar forma lingvistică în care este afișată această situație); chestionare (o listă de întrebări pregătite și locul rămas pentru răspuns, textul este situat pe verticală); tabele (o colecție de date prezentate în formă digitală sau verbală și închise în grafice pe verticală și orizontală). Este permisă combinarea diferitelor tipuri de texte într-un singur document. Stencils, chestionare, tabele sunt una dintre principalele modalități de a unifica forma de documente oficiale. Unificarea este justificată în primul rând din punct de vedere economic: compilarea unui text unificat necesită mai puțină muncă și timp. Compilatorul documentului, care lucrează la model, primește ocazia să se concentreze asupra celor mai importante aspecte non-standard ale informațiilor. punct important și psihologic de vedere - in functie de cercetare, un text uniform, văzut de aproape 10 ori mai puternic decât nestandardizat - este posibil să se atragă rapid atenția asupra punctelor cheie. Și din punct de vedere tehnic, unificarea textelor simplifică și reduce costurile de utilizare a echipamentelor electronice și a calculatoarelor. În sfârșit, sistemul GOST stabilește cerințele pentru conținutul documentului - volumul său, structura internă etc. eșantioane ale formei generale de documente - compoziția rechizitelor, amplasarea lor pe câmpul formei etc. cerințele privind limba documentelor.
Clasificarea documentelor. Documentele sunt împărțite în uzhebnye cl (vin în numele instituțiilor, organizații, întreprinderi, sau funcționarii lor reprezentative) și personale (de către cetățeni individuali - curriculum vitae, declarația, procuri, o confirmare de primire, scrisori, propuneri). Documente precum pașaportul, certificatul, documentele educaționale etc. sunt eliberate cetățenilor aflați în mâinile lor. Instrumente sunt împărțite: ORD (documentația organizatorică și administrativă) - organizatorice (prevederi, statute, regulamente, reguli); administrative (decizii, ordine, ordine pe probleme organizaționale); referință și informații (scrisori, telegrame, memorandumuri, certificate, acte, protocoale); pe personal (ordine de personal, fișiere personale, caracteristici etc.); propuneri, cereri și plângeri ale cetățenilor. La locul de pregătire a documentelor pot fi interne (crearea instituției în sine, în cursul activității) și externe (această documentație provine din exterior - de la alte organizații, din partea cetățenilor individuali). Prin complexitatea conținutului - simplu (reflectă o întrebare, un subiect) și complex (dedicat mai multor probleme). în formă - individuală (compilată arbitrar); tipuri (care sunt text eșantion) și ecran (când documentul este imprimat în prealabil - o înregistrare permanentă, iar o parte se potrivește în elaborarea acestuia - informații variabile, adică forme). Conform etapelor de creație - originalele (create pentru prima dată) și copia de (re redare originală absolut corectă atât manual, cât și cu ajutorul mijloacelor tehnice). Astăzi, deja o copie electronică are deja forța juridică a originalului. Tipuri de copii - o declarație (o copie a documentului, care se eliberează pe mâini), concediu (un document complet copie TRIMITE depusă în cazul instituției de origine, certificate de o marcă „corectă“ și semnat de către persoana responsabilă de ținerea evidenței), duplicate (are același efect cu o problemă de script în cazul pierderii documentului original de către proprietar).
O altă clasificare a documentelor:
Prin conținut sau tip de activitate (organizatorică, administrativă, planificare, contabilitate etc.);
Prin numire (ordine, regulamente, protocoale, acte, acte, rapoarte, scrisori, declarații ...);
Pe tipuri (tipice, adică obligatorii pentru utilizare într-o anumită zonă, exemplar, ecran, individ ...);
Cu gradul de complexitate (simplu, adică dedicat unei probleme și rezolvată într-o unitate și complexă - care conține o serie de probleme);
La locul de origine (intrare, ieșire și internă);
După scadență (urgentă și non-urgentă);
În sfera de acțiune (oficial sau de afaceri, și oficial-personal - cu indicarea unei persoane specifice);
În funcție de gradul de publicitate (obișnuit - fără restricții de acces și cu acces restrâns - confidențial, pentru uz oficial, care conține secrete comerciale, confidențial);
forță juridică (originale au legitimitate deplină, dacă este semnată de un funcționar a cărui semnătură să fie legalizată de sigiliul, copii, comunicate - acesta este, în esență, o a doua copie a originalului, semnat de cap și ștampilat, duplicat, fals);
Prin gradul de completare a informațiilor furnizate (complete și extrase, adică exemplare ale unei părți a documentului);
Conform termenilor de stocare, documentele cu aceeași durată de valabilitate trebuie trimise la un dosar (fișier).
Clasificările pot fi diferite.
Nomenclatorul afacerilor organizației pentru anul calendaristic care urmează este compilat în ultimul trimestru al acestui an. Acesta este coordonat cu instituția de arhivă cel puțin o dată la 5 ani. În cazul schimbărilor structurale, se dezvoltă o nouă nomenclatură de cazuri. La elaborarea nomenclatorului afacerilor ar trebui să fie ghidate prin statut sau regulament privind organizarea și diviziile sale structurale (în cazul în care mai mult de un - face o nomenclatură consolidată de cazuri), de personal, nomenclatorul organizației afacerilor pe parcursul anului trecut, stocurile de cazuri de stocare, formulare de înregistrare permanente și temporare (peste 10 ani) , listele departamentale și standard ale documentelor și indicarea termenilor de stocare a acestora, nomenclatoare tipice și exemplificatoare ale cazurilor. Secțiuni, subsecțiuni, și alte diviziuni ale gamei de cazuri sunt numele unor unități (ex: birou, contabilitate, resurse umane, etc.). În coloana 1 din nomenclatura afacerilor sunt puse indexurile fiecare caz incluse într-o serie de cazuri. indicele de afaceri (notate cu cifre arabe: 02-03) constă dintr-un set de digital signage în organizarea unității structurale, numărul titlului cauzei sub nomenclatura afacerilor interne în cadrul unității structurale.
Coloana 3 indică intervalul de cazuri numărul de cazuri (volume, părți) - ar trebui să fie finalizat până la sfârșitul anului calendaristic. Coloana 4 indică perioada de valabilitate a cazului, numerele de articol de pe listă (tipuri, departamentale), iar în lipsa acestuia - în funcție de tipul sau de nomenclatură exemplară a afacerilor. În cazul în care perioada de stocare a documentului este furnizat de standardul sau nomenclatura departamental afacerilor, el a stabilit de experți și a Comisiei de inspecție a instituțiilor de arhivă corespunzătoare. În coloana 5 „Note“ pe durata nomenclaturii afacerilor ștampilate privind instituția de afaceri care trece chestiuni privind atribuirea cauzelor distrugerii, pentru trimiterea la o altă organizație, etc. La finalul lucrărilor de redactare, la sfârșitul intervalului de cazuri umplute cu înregistrarea finală a numărului de afaceri unități (volum) separat de stocare permanentă și temporară. Informațiile conținute în registrul rezumat al nomenclaturii afacerilor organizației, de a comunica în mod necesar instituțiilor de arhive, ca și în nomenclatura afacerilor se marchează cu indicarea persoanei care a făcut un semn, și decripta semnătura.
Indexarea documentelor. Localizarea tuturor afacerilor din nomenclatură este fixată prin indexarea lor, adică denumirea convențională a fiecăruia. Fiecare caz inclus în nomenclatorul cazurilor trebuie să aibă un index (număr și este indicat în coloana 1 a nomenclatorului de cazuri). Acesta este, în esență, un cod de caz. În prima secțiune a nomenclatorului cazurilor se atribuie numărul "1" (dacă organizația este mică) sau "01" (în marile organizații cu subdiviziuni structurale). Apoi, în funcție de nivelul de importanță - "02", "03" etc. În secțiunile sunt rubrici de cazuri care le atribuie indicii corespunzători. Indexarea în munca de birou constă în plasarea numerelor de ordine (înregistrare) și a simbolurilor necesare pe documente în timpul înregistrării, indicând locul de execuție și depozitare. De exemplu: documentul are numărul 02 - 10/125. Aici: 02 - subdiviziune structurală; 10 - numărul cazului în care este plasat documentul; 125 - numărul de înregistrare în serie. Părțile componente ale indexului sunt separate una de alta printr-o cratimă sau o tăietură. Este posibil să puneți numărul de serie în primul rând. Documentele interne, de regulă, nu sunt indexate, ci au un număr de serie simplu. Pe documentul de la sosirea lui pune o ștampilă de înregistrare - în câmpul de jos al primei coli din partea dreaptă. Acesta include numele organizației căreia ia fost primit documentul, data primirii și indicele de înregistrare. Înregistrarea se efectuează pentru contabilitatea, controlul și comoditatea căutării documentelor.
Stadiile de deplasare și procedura de prelucrare a documentelor. Deplasarea documentelor în cadrul instituției (fluxul de lucru) constă în următoarele etape: contabilitate, muncă de referință, control, trimitere și păstrare a documentelor. Principiul principal al organizării corecte a circulației documentelor este trecerea operativă a documentelor de-a lungul celei mai scurte căi, cu un timp minim și forță de muncă pentru prelucrarea lor. Toate intrările (intrarea în instituții), documentele trimise și cele interne sunt înregistrate la instituție. Pentru a înregistra, a controla și a căuta documente, acestea sunt înregistrate: intrate - în ziua primirii, ieșirii și interne - în ziua semnării. În acest scop este utilizată o singură carte de înregistrare. În instituțiile cu un mic flux de lucru, toate documentele sunt înregistrate în jurnal. Pe documentul de la sosirea lui pune o ștampilă de înregistrare - în câmpul de jos al primei coli din partea dreaptă. Acesta include numele organizației căreia ia fost primit documentul, data primirii și indicele de înregistrare. Indexarea în activitatea de birou este înregistrarea numerelor de ordine (înregistrare) și. de exemplu: documentul are numărul 02 - 10/125. Aici simbolurile necesare pe documentele de înregistrare, indicând locul de execuție și depozitare: 02 - unitate structurală; 10 - numărul cazului în care este plasat documentul; 125 - numărul de înregistrare în serie. Înregistrarea se efectuează pentru contabilitatea, controlul și comoditatea căutării documentelor. Sistemul de înregistrare a întregii game de documente ale instituției permite biroului sau secretarului unei companii mici care conduce toate serviciile de afaceri să se intereseze rapid despre starea de lucru cu orice document și locația acestuia. Serviciile de referință de informare, precum și sistemul de înregistrare în sine pot fi efectuate în forma tradițională cu ajutorul fișierelor de referință și într-un mod automatizat care utilizează computere. Un fișier tipic de carte de referință manuală este un sertar pentru cărți sau mai multe casete, dacă volumul de documente este mare, în care cardurile de înregistrare sunt aranjate într-o anumită ordine. Cel mai adesea, secțiunile fișierului cu cartea de referință sunt numele unităților structurale sau liniilor de activitate. Este convenabil să plasați cartelele în ordine alfabetică în interiorul secțiunilor cărții. La înregistrare, se completează numărul cardurilor de înregistrare identice, adică numărul de fișiere de carduri. Perioada totală de păstrare a cardurilor este de 3 ani. În dosarul documentelor legislative, de reglementare și administrative, cardurile sunt plasate înainte ca acestea să fie înlocuite cu altele noi. Cardurile pentru documentele de stocare permanentă și pe termen lung pot fi transferate în arhiva instituției, unde sunt folosite pentru a organiza arhiva științifică și de referință. Introducerea sistemelor automate de înregistrare a documentelor a îmbunătățit posibilitățile de servicii de informare și de referință. Sistemele moderne de gestionare a bazelor de date vă permit să căutați orice combinație de date incluse în cardul de înregistrare al documentului. Certificatul poate fi eliberat atât pe documente completate, cât și pe cei care se află încă la lucru sau pe o bază de date arhivă. De obicei, rezultatele căutării sunt afișate pe ecran și tipărite în formă tabelară. Tehnologiile informatice au permis de multe ori reducerea timpului necesar pentru a căuta informațiile necesare pe documente și documente, precum și pentru a conduce mai eficient controlul automatizat asupra executării documentelor. Cazurile finalizate în managementul cazului sunt pregătite (prelucrate) pentru depozitare - trimise la arhiva instituției sau municipale.
Specificitatea limbii documentelor oficiale. Istoric vorbind genuri vshiesya, vocabularul specific, frazeologia, sintaxa impuls da acest stil conservator - echilibru și închis. Este mai puțin supusă schimbării și dezvoltării decât altele. Are numeroase standarde de vorbire - un cliche. Dacă în alte stiluri prezența modelelor de vorbire este un dezavantaj, atunci aici ele sunt percepute în mod natural. Multe tipuri de documente de afaceri au forme comune de prezentare și dispunere a materialului - aceasta simplifică utilizarea acestora. Deseori folosite forme prefabricate care trebuie doar să fie umplut (șabloane). Formatele tipice de texte - șabloane, chestionare, tabele - reprezintă unul dintre principalele mijloace de unificare a formelor de documente oficiale. Unificarea este justificată în primul rând din punct de vedere economic: pregătirea unui document unificat necesită mai puțină muncă și timp. Compilatorul documentului, care lucrează la model, primește ocazia să se concentreze asupra celor mai importante aspecte non-standard ale informațiilor. Potrivit cercetărilor, textul unificat este perceput de aproape 10 ori mai intens decât textul neunificat. Așadar, unificarea este justificată din punct de vedere psihologic. Și din punct de vedere juridic - forma textului dobândește o formă "legalizată". Unificarea este justificată din punct de vedere tehnic: simplifică și reduce costurile de utilizare a calculatoarelor și a calculatoarelor. Unificarea textelor documentelor oficiale se efectuează pe baza GOST și a altor materiale de îndrumare. Acestea stabilesc cerințele pentru conținutul documentului - domeniul său de aplicare, structura internă etc. eșantioane ale formei generale a documentelor - compoziția rechizitelor, amplasarea acestora pe câmpul formei etc .; cerințele pentru limba în care se află documentul. Stilul oficial și de afaceri este un stil de documente oficiale, precum și documente diplomatice. Genuri: contracte, legi legale, acte de stat, instrucțiuni, rezoluții, corespondență de serviciu, documente de afaceri. Acestea au o serie de trăsături comune: concisitatea, compactitatea prezentării, utilizarea economică a mijloacelor lingvistice; aspectul standard al materialului, de multe ori - forma obligatorie, utilizarea de clichete inerente acestui stil; utilizarea pe scară largă a terminologiei, nume de nomenclatură, prezența stocului special de vocabular și frazeologia de birou, includerea în cuvinte textul slozhnosokraschennyh, abrevieri; utilizarea frecventă a substantive verbale, prepoziții denominative (în conformitate cu, în ordine, în detrimentul), alianțe complexe (datorită faptului că, datorită faptului că), precum și o varietate de fraze set care servesc pentru a conecta părți ale unei propoziții complexe (în cazul ... pe motiv că ...); caracterul narativ al prezentării, disponibilitatea propunerilor nominative cu o enumerare; principiul predominant al construirii unei sentințe este ordinea directă a cuvintelor; absența aproape completă a mijloacelor expresive emoțional; prevalența unor fraze complexe; slaba individualizare a stilului. Tonul neutru al prezentării este norma etichetei de afaceri. Un moment personal, subiectiv, trebuie minimizat. Atitudinea conștientă privind standardizarea limbii, în principal utilizarea de propoziții simple, uneori, cu un transfer uniform. Metode specifice de gestionare, cum ar fi încheierea cu munca în birou, transfer prin proprietate. Cu toate acestea, astfel de transformări nu corespund normelor de utilizare literară generală și ar trebui evitate. Procesul de standardizare a limbajului de vorbire de afaceri acoperă toate nivelurile limbii - vocabular, morfologie, sintaxă. Ca rezultat, există un stereotip de vorbire stabil - un stil funcțional special. Utilizați gata făcute, ferm incluse în utilizarea unor formule de afaceri verbale și structuri care să permită vorbitor și scrierea nu-și petrece timpul în căutarea pentru definiții care descriu situații standard.
Documentația privind personalul. Acestea sunt ordine privind compoziția personală, dosarele personale, caracteristicile, chestionarele etc. Pentru fiecare angajat al întreprinderii există un dosar personal, compoziția acestuia:
Inventar intern al documentelor cauzei;
Cerere personală pentru angajare (și concediere);
Fișă personală privind înregistrarea personalului (chestionar);
Declarații ale angajaților despre mișcări;
Reprezentarea conducerii în cursul transferurilor, nominalizări, transferuri către rezervă;
Adăugarea la fișa personală a personalului contabil (adăugarea chestionarului);
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: