Există două direcții de activitate de control:
- controlul executării documentelor asupra esenței întrebărilor pe care le ridică este o evaluare a modului în care problema corectă a fost rezolvată pe deplin;
- controlul asupra termenelor de execuție.
Controlul asupra întrebărilor de fond pe care le pune este exercitat de către conducătorul întreprinderii, unitatea structurală sau specialistul care se ocupă de aceste probleme. Șefii unităților structurale și specialiștii (executorii) sunt responsabili pentru corectitudinea și actualitatea rezolvării problemelor.
Controlul asupra intervalului de timp pentru executarea unei ordonanțe este cea mai importantă funcție a serviciului DOS, așa cum este consacrat în instrucțiunea DOW. Controlul asupra executării documentelor altor sisteme de documentare (planificare, logistică etc.) se efectuează în numele managerilor din unitățile structurale relevante.
5.3. Sarcini de lucru în birouri
la momentul controlului executării
Centralizarea sau descentralizarea operațiunilor de control depinde de mărimea instituției, de organizarea întreprinderii, de organizarea serviciului DOW și de volumul fluxului de lucru. În cadrul organizațiilor mari, controlul asupra executării documentelor este efectuat de unități structurale speciale sau grupuri care fac parte din serviciul DOW (inspecție de control, birou de control) sau personal special desemnat al serviciului (inspector de control). În plus, controlul ar trebui să fie efectuat în unități structurale de către secretari sau persoane responsabile cu munca în birouri.
În organizațiile mici, controlul asupra executării documentelor este responsabilitatea secretariatului sau a secretarului de conducere.
Controlul execuției include:
- declarația documentului de control (introducerea datelor în document, executorul și termenii de execuție în formulare contabile);
- verificarea livrării la timp a documentului către interpret;
- reglementarea executării documentelor;
- stabilirea unor termene de verificare intermediare pentru a le reaminti executorilor;
- notificarea executorilor cu privire la momentul și primirea informațiilor privind evoluția executării;
- stabilirea rezultatelor performantelor intermediare;
- informarea conducătorului asupra rezultatelor controlului;
- retragerea documentului de la control, conform instrucțiunilor conducătorului;
- contabilizarea și generalizarea rezultatelor controlului (pregătirea rapoartelor, rapoartele privind disciplina de performanță).
Condiții de executare a documentelor
Condițiile de executare a documentelor sunt împărțite în:
- tipic. stabilită prin lege (termenul limită pentru executarea apelurilor cetățenilor), acte normative ale organelor superioare ale puterii și administrației de stat, organelor municipale, organizațiilor superioare sau organelor colegiului (termenul este de obicei indicat în documente); termenii tipici pentru punerea în aplicare a scrisorilor de întreprindere, certificatele de acceptare, telegramele sunt prezentate în anexa la GOSNOU;
- individuale - sunt stabilite prin rezoluția capului, textul documentului (în ordine), instruirea internă a organizației (în tratarea întrebărilor periodice recurente).
Listele documentelor cu termene limită întocmite la întreprindere pot fi atașate instrucțiunilor privind DOW sau unui document independent semnat de șeful serviciului Dow și aprobate de conducătorul întreprinderii. Capul are dreptul de a schimba termenul standard pentru executarea documentului, dacă este necesar printr-o operațiune specifică de gestionare.
Dacă este imposibil să se stabilească un timp de execuție exactă, se stabilește o perioadă condiționată, care este apoi corectată în timpul executării documentului. Dacă un document (care conține o sarcină complexă) are un termen lung de execuție (câteva luni, un an), controlați executarea etapelor intermediare. Timpul de execuție al fiecărei etape este fixat în formularul de control.
Termenii de execuție sunt calculați în zile calendaristice:
- pentru documentele primite de la alte organizații, din momentul primirii;
- pentru documentele trimise (ieșire) și interne - de la data semnării sau aprobării acestora.
Schimbarea în ceea ce privește execuția se face: termeni standard - introducerea unui nou act normativ, termeni individuali - de către managerul care le-a instalat.
Controlul se efectuează din momentul în care documentul se află pe comanda.
Pentru prelungirea termenului de executare a documentului, este necesar, în formă scrisă sau orală, cu cel puțin 2-3 zile înainte de expirarea termenului de executare a documentului, dacă devine clar că este imposibil să se respecte termenul de executare. Când se prelungește termenul limită în sistemul de înregistrare, faceți o notă. Nu este permisă amânarea datei de expirare.
Documentul este scos din control doar după executarea completă a documentului, adică după implementarea rezoluției managerului, pregătirea documentului de răspuns, primirea unui răspuns la documentul de ieșire sau alte confirmări documentare a executării. Rezultatul executării (de exemplu, un set de documente este trimis, un contract este semnat, o scrisoare este trimis) este înregistrată în cardul de înregistrare.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: