Controlul asupra termenilor de executare a documentelor este menținut de serviciul de suport pentru gestionarea documentelor, iar într-o mică firmă - de către secretar. Prevederile Sistemului de Stat al Documentației de Management prevăd că "Controlul performanței include setarea pentru monitorizare, verificarea livrării la timp a documentului către executor, verificarea preliminară și reglementarea progresului execuției, înregistrarea și rezumarea rezultatelor controlului asupra executării documentelor, informarea managerului. Organizarea monitorizării performanței ar trebui să asigure executarea în timp util și de înaltă calitate a documentelor. " [8]
Tehnologia de monitorizare a termenelor de executare a documentelor poate fi împărțită în următoarele proceduri:
- fixarea tuturor documentelor, instrucțiunilor, instrucțiunilor, instrucțiunilor conducerii puse sub control (se efectuează la înregistrare);
- verificarea livrării la timp a documentului interpretului;
- corectarea datelor privind documentele controlate la schimbarea termenilor de execuție, transferarea documentului de la executant la executor, de la unitate la subdiviziune (completarea secțiunii "Progresul executării");
- Reamintirea executorilor și șefilor departamentelor cu privire la existența documentelor și instrucțiunilor neangajate;
- informarea managerilor (departamentelor și organizațiilor) cu privire la stadiul și progresul executării documentelor;
- introducerea datelor privind executarea documentelor;
- o analiză a stării de lucruri și a nivelului disciplinei executive asupra întregii organizații, a subdiviziunilor structurale, a specialiștilor, a tipurilor de documente și a altor aspecte.
Având în vedere că disciplina executivă din țara noastră nu este încă la nivelul adecvat, toate documentele care necesită o decizie de gestiune acceptată sau care efectuează orice acțiune, elaborarea unui răspuns sau a altui document ar trebui să fie controlate. Pentru documentele de reglementare, de exemplu, ordinele, subiectul controlului sunt deciziile conținute în acestea. În consecință, fiecare element, fiecare sarcină sau instrucțiune conținută în documentul administrativ este pusă sub control.
Termenii pentru executarea documentelor pot fi determinați prin legislație, de exemplu, pentru executarea cererilor cetățenilor.
În documentele primite de la organizații superioare și care conțin orice sarcină, de obicei este specificat termenul limită. În documentele administrative și deciziile organismelor colegiale, termenul limită este indicat pentru fiecare element. Pe documentele examinate de către șef, termenul de executare este cuprins în rezoluție. Pentru soluționarea întrebărilor periodice recurente în cadrul instituției, termenii standard de executare a acestor documente ar trebui stabiliți și reflectați în instrucțiuni.
În anexa la "Sistemul de stat de susținere a gestionării documentelor", este prezentată o listă de termene tipice pentru executarea documentelor, care trebuie folosită pentru pregătirea instrucțiunilor pentru activitatea de birou a unei anumite instituții.
Pentru documentele care conțin o sarcină complexă, pot fi stabilite termene de execuție lungi (câteva luni, șase luni, un an). În acest caz, este necesar să împărțiți cesiunea în etape și să monitorizați executarea sarcinii în etape.
În termenul de control, puteți identifica controlul curent, controlul preventiv și final.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: