"Descrierea proceselor de afaceri - la înălțimile de îndemânare"
Kovalev Serghei Mihailovici,
Kovalev Valery Mikhailovici
Partea 3.
"Descrierea proceselor de afaceri de nivel superior"
O abordare clasică în descrierea proceselor de afaceri
După descrierea mediului procesului de afaceri, este timpul să descriem structura sa internă. În descrierea verticală, s-au arătat lucruri, din care face parte procesul de afaceri. În etapa descrierii orizontale, sunt descrise interacțiunile dintre lucrare, inclusiv fluxurile de materiale și informații.
În prezent, există zeci de abordări sau a proceselor de afaceri standardelor de descriere. - ARIS, IDEF0, etc. În acest caz, persoanele care doresc să învețe descrierea și optimizarea proceselor de afaceri, abilități devine adesea sarcina dificilă de a înțelege toate această diversitate și să ia o decizie finală cu privire la care standardul în această situație, utilizați.
Complexitatea aparent dificilă de descriere a proceselor de afaceri este umflată. Tehnologia clasică pentru descrierea proceselor de afaceri, dezvoltată la începutul tehnologiilor de control al procesului, este suficient de simplă și constă doar din două standarde pentru descrierea proceselor de afaceri - DFD și WFD. Cele mai multe alte standarde moderne, în ciuda altor denumiri, reprezintă varietăți mici și adăugiri la cele două abordări clasice ale DFD și WFD.
Conform abordării clasice, standardul DFD, care reprezintă Diagrama fluxurilor de date, este o diagramă a fluxurilor de date care este utilizată pentru a descrie procesele de afaceri de nivel superior. La rândul său, standardul WFD reprezintă Diagrama fluxului de lucru și este o diagramă a fluxului de lucru care se utilizează pentru a descrie procesele de afaceri la nivel inferior. Diagrama fluxului are un alt nume - o diagramă a algoritmilor. Să analizăm aceste două standarde care compun metodologia clasică de descriere a proceselor de afaceri.
Desenarea diagramelor fluxurilor de date - DFD
Standardul de definire a proceselor de afaceri DFD - Diagrama fluxurilor de date este tradusă ca o diagramă a fluxului de date și este utilizată pentru a descrie procesele de nivel superior.
Diagrama fluxurilor de date prezintă activitatea care face parte din procesul de afaceri descris, precum și intrările și ieșirile fiecărei lucrări. Aceste intrări și ieșiri sunt informații sau fluxuri materiale. În acest caz, rezultatele unui singur loc de muncă pot fi elemente de intrare pentru alții.
Intrările și ieșirile care au fost prezentate când descrieți mediul procesului de afaceri sunt externe. Intrările externe din schema DFD provin din afara furnizorului de proces, iar ieșirile externe merg către clientul procesului. Atunci când construiți o schemă DFD pentru un proces de afaceri, acestea trebuie să fie transferate din schema mediului de proces într-o diagramă DFD. Pentru descrierea finală a procesului de afaceri, rămâne să descriem numai informațiile interne și fluxurile materiale. Fiecare dintre ele este rezultatul uneia dintre lucrări și, în același timp, este intrarea celeilalte (Figura 4).
Fig. 4. Diagrame de flux - DFD
Atunci când construiți schema DFD a unui proces de afaceri, trebuie să vă amintiți că această diagramă arată fluxurile de fluxuri materiale și de informații și în nici un caz nu vorbește despre secvența de timp a muncii. În cele mai multe cazuri, secvența de timp a lucrului coincide cu direcția fluxului în procesul de afaceri. În general, acest lucru nu este adevărat, deoarece pot exista cazuri similare cu exemplul din Fig. 5.
Fig. 5. Exemplu de nepotrivire a secvenței de timp
lucrări și direcții de mișcare a documentelor
În acest exemplu, a doua lucrare efectuată înainte de începerea primei operațiuni, dar documentul se deplasează de la prima la a doua operație. Acesta este motivul pentru care standardul DFD este util pentru descrierea proceselor de afaceri strat sau macroprocesses superior, a căror descriere nu este posibilă, în general pentru a specifica secvența de timp de lucru, deoarece toate lucrările sunt efectuate simultan sau există mai multe opțiuni de secvențe diferite, care, de asemenea pot depinde de diferite puncte vizualizare. Să examinăm un exemplu al procesului de afaceri prezentat în Fig. 6.
Fig. 6. Un exemplu de proces de afaceri de nivel superior
În cazul în care compania utilizează schema de "depozit", atunci întrebarea cu privire la ceea ce se întâmplă înainte de cumpărarea produselor sau vânzarea lor poate primi două răspunsuri diferite, în funcție de două situații diferite. Dacă un anumit produs este disponibil în depozit, atunci achiziționarea acestuia în timp este primară decât vânzarea. Dacă, atunci când clientul produsului nu se află în depozit și clientul este gata să aștepte în timp ce se face cumpărarea, procesul de vânzare începe la timp mai devreme de cumpărare și se încheie mai târziu. Prin urmare, atunci când descriem acest proces de afaceri și procese similare, este recomandabil să folosim standardul DFD, care nu accentuează secvența de timp a muncii.
Atunci când se construiește schema DFD a procesului de afaceri, este, de asemenea, necesar să se arate departamentele și posturile implicate și responsabil pentru efectuarea lucrării care face parte din proces. Se recomandă ca fiecărui loc de muncă să i se atribuie un număr sau un identificator, iar două reguli ar trebui utilizate atunci când se formulează numele lucrării.
Norma 1. Titlul lucrării trebuie formulat conform următoarei formule.
Titlul lucrării = Acțiune + Obiect
pe care se desfășoară acțiunea
De exemplu, dacă această activitate se referă la vânzarea de produse, atunci ar trebui să fie numită "Vânzarea produselor", și chiar mai specific ce fel de produse este. În acest caz, "achiziția" este o acțiune, iar "producția" este un obiect peste care se realizează acțiunea de vânzare.
Norma 2. Atunci când formulează titlul lucrării, trebuie să încercăm să folosim o formulare concisă și concisă, care va crește eficiența lucrărilor viitoare de optimizare a procesului de afaceri. Opțiunea ideală este cazul când numele lucrării este formulat cu ajutorul a 2-3 cuvinte. În cazuri extreme, ar trebui să încercați să nu utilizați mai mult de 50 de caractere în nume. În cazuri complexe, se recomandă, de asemenea, pentru fiecare titlu scurt al lucrării să descrie detaliat, care este plasat în glosar.
Atunci când se formulează denumirile fluxurilor materiale și informaționale, ar trebui utilizate și reguli similare. În acest caz, a doua regulă este utilizată fără modificări, iar prima regulă este formulată prin următoarea formulă:
Numele fluxului =
Obiectul reprezentând starea fluxului + Obiect
De exemplu, în cazul produselor expediate clientului, acest flux ar trebui formulat după cum urmează: "Produsele expediate" sau "Produsele expediate clientului". În acest caz, "Produsele" reprezintă un obiect care reprezintă fluxul și "livrat către client" este starea obiectului.
Construirea unei rețele de procese de afaceri
O altă reprezentare vizuală a proceselor de afaceri ale companiei este rețeaua de procese, care reprezintă o schemă DFD construită pe baza proceselor de afaceri care alcătuiesc arborele.
Atunci când se construiește mediul procesului de afaceri, au fost descrise intrările și ieșirile. Intrările și ieșirile fiecărui proces de afaceri, respectiv, reprezintă ieșirea și intrarea pentru un alt proces de afaceri sau entitate externă cu care interacționează organizația. Interacțiunile dintre procesele de afaceri care alcătuiesc copacul sunt afișate utilizând o rețea de procese (Figura 7).
Fig. 7. Dezvoltarea unei rețele de procese de afaceri
Conexiunile ierarhice și clasificarea proceselor de afaceri în rețeaua de proces nu sunt afișate pentru a nu dezordine modelul. Spre deosebire de arborele proceselor de afaceri, rețeaua de procese oferă o viziune sistemică mai completă a activităților organizației, deoarece permite afișarea nu numai a elementelor organizației, ci și a interacțiunilor dintre ele. În plus, rețeaua de procese asigură verificarea modelului dezvoltat al activităților organizației pentru integritate, corectitudinea evidențierii proceselor de afaceri și descrierea mediului înconjurător. Dacă ieșirea unuia dintre procesele de afaceri, de exemplu, documentul, nu este utilizată în altă parte, adică nu este o contribuție pentru un alt proces de afaceri sau o entitate externă, înseamnă următoarele. În primul rând, producția descrisă a procesului de afaceri este fie eronată, fie inutilă. În caz contrar, trebuie să găsiți un proces de afaceri pentru care această ieșire reprezintă intrarea și finalizarea schemei de mediu a acestui proces de afaceri.
În practică, o rețea de procese este numită adesea o rețea sau o schemă de interacțiune a procesului de afaceri. Diferența dintre rețeaua de procese și schema DFD clasică este aceea că entitățile externe trebuie să fie afișate în rețea, prin care interacționează procesele de afaceri ale companiei - clienți, furnizori, bănci etc. 8 prezintă un exemplu de rețea de procese de afaceri pentru o companie de producție.
Fig. 8. Exemplu de rețea de procese de afaceri
Versiune imprimabilă
Trimiteți-le prietenilor: