Locul de muncă al secretarului

Biroul de recepție este centrul muncii firmei, inima ei. Cel mai talentat și inteligent lider nu va fi capabil să facă față activității dacă recepția este prost organizată. Persoana principală din sala de așteptare este secretarul. Din ce în ce mai mult, funcția de secretar este chiar îmbinată cu managerul de birou.







Calitatea muncii recepției este direct legată de organizarea competentă a spațiului intern al companiei în general și, în special, de spațiul de recepție. De unde se află salonul de recepție, modul în care este echipat, ce design depinde de interiorul său și viteza de rezolvare a problemelor și impresia generală a firmei față de clienți, clienți, parteneri de afaceri.

Biroul modern ar trebui să îndeplinească cerințele economiei, ceea ce este deosebit de important datorită prețurilor ridicate pentru spații de birouri, echipament tehnic ridicat, design organic și securitate atât în ​​ceea ce privește securitatea informațiilor, cât și siguranța personală a angajaților companiei. De aceea, organizarea spațiului de birouri îngrijorează acum toți directorii de gândire.

O "sală de așteptare" strânsă, întunecată și întunecată, în fața șefului biroului, va prezenta imediat compania într-o lumină dezavantajoasă în fața unor clienți potențiali valoroși.

O mare importanță este organizarea rațională a locului de muncă al secretarului. Pentru a face acest lucru, trebuie mai întâi să clarificați și să identificați principalele funcții ale secretarului, conexiunile de informare, rutina zilei de lucru, o listă de materiale pe care trebuie să le aibă. Apoi alegeți mobilierul, inventarul, hardware-ul, echipamentul de birou și papetărie.

Varianta sa rațională presupune plasarea ITU și a obiectelor de muncă în zonele cele mai convenabile pentru realizarea proceselor de muncă. Se numesc zone de lucru.

Zona de lucru - spațiul de pe o stație de lucru staționară în planurile orizontale sau verticale în care angajatul, fără mișcare, poate face munca. Distingeți între normal și maxim (apendicele 1).

Zona de lucru normal în planul orizontal este restricționat arc imaginar delimitând capetele degetelor de la dreapta și stânga, brațele îndoite de la cot coborât liber umăr. O astfel de zonă

ocupă aproximativ 1000 mm de-a lungul frontului și 300 mm în adâncime. Aici sunt cele mai frecvent utilizate mijloace și obiecte ale muncii și se desfășoară activitatea principală.

Suprafața maximă de lucru din planul orizontal este limitată la un arc imaginar, delimitat de capetele degetelor brațului complet al bărbatului. În această zonă (muncitorul lucrează cu brațe întinse), se află instrumentele de muncă folosite mai puțin frecvent. Zona de intersecție (pentru două mâini) este de aproximativ 1500 mm de-a lungul frontului și de 500 mm în adâncime. De obicei, dimensiunile mesei sunt luate oarecum mai mari decât zona maximă de acoperire.







În planul vertical există cinci zone: zona inferioară neconfortabilă (până la 750 mm de podea); partea inferioară este mai puțin convenabilă (de la 751 până la 925 mm); Confortabil (de la 925 la 1675 mm); top într-un confortabil (de la 1675 la 1925 mm); superior inconfortabil (de la 1925 mm și mai sus).

Cerința principală pentru planificarea rațională a locului de muncă este de a economisi timp în găsirea mijloacelor și obiectelor de muncă și de a reduce efortul fizic al angajatului. Pentru aceasta, trebuie respectate următoarele reguli:

· Nu trebuie să existe nimic inutil pe suprafața de lucru a mesei;

· Fiecare obiect și mijloace de muncă trebuie să aibă locul lor, deoarece aranjamentul lor neregulat determină mișcări și timp inutile. În practica străină se folosește legea "mesei libere": pe masă poate exista doar o singură lucrare cu documentele și mijloacele de muncă necesare pentru aceasta, tot ce trebuie să fie în interiorul mesei;

· Papetărie (creioane, pixuri, cleme etc.) trebuie depozitate într-un sertar cu separatoare speciale;

· Documentele cu care secretarul lucrează în zona care le oferă revizuirea; pentru documentele procesate este recomandabil să se găsească tăvi sau compartimente speciale în cutie;

· Documentele și mijloacele de muncă sunt aranjate astfel încât să asigure cea mai bună secvență de performanță a muncii;

· Mișcările muncitorilor trebuie să fie optime, adică mai scurte și mai economice în ceea ce privește timpul și efortul.

Organizarea de spatiu de lucru secretar pentru a îndeplini cerințele organizației științifice în planificarea și întreținerea acestuia, precum și cerințele și oportunitățile de utilizare a echipamentelor de birou moderne, a echipamentelor și a echipamentului este o condiție prealabilă pentru obținerea unor performanțe ridicate, eficiența și calitatea muncii, să mențină eficiența în întreaga lucru zi, oferind servicii de secretariat cu adevărat utile.

Locul de muncă al secretarului este o unitate importantă în organizarea procesului de lucru în instituție. Din moment ce secretarul este "persoana instituției", atunci locul său de muncă ar trebui să fie un model corect

organizație, un indicator al unei culturi a muncii înalte. La urma urmei, modul în care arată locul de muncă al secretarului este adesea judecat de activitatea întregii instituții.

Planificarea locului de muncă al secretarului ar trebui să asigure un confort maxim în îndeplinirea îndatoririlor care îi sunt atribuite și, în același timp, să îndeplinească cerințele pentru economisirea spațiului:

· Stația de lucru a secretarului din sala de primire se află, de obicei, lângă biroul capului, în centrul camerei, în apropierea ușilor la birou și pentru a vedea cu ușurință pe toți cei care intră;

· Sala de primire trebuie să conțină numai articolele solicitate de secretar și de alți angajați direct în procesul de lucru;

· Mobilier pentru vizitatori ar trebui să fie în zonă, bine văzut de către secretar, convenabil pentru plasarea sa.

Cea mai mare parte a timpului de lucru, secretarul lucrează așezat, și anvelopele, astfel încât el ar trebui să-și poată întinde picioarele confortabil, să se ridice liber, să schimbe poza pentru scris, să lucreze la o mașină de scris, să citească.

Locurile de muncă ale secretarului sunt, mai presus de toate, un birou confortabil și destul de spațios. Experții recomandă utilizarea unei mese universale, în spatele căreia puteți lucra cu documente și puteți purta o conversație cu vizitatorii. În aceste scopuri, tabelul care este chiar în fața persoanei așezate este mai bun decât la celelalte. Acest design vă permite să aveți suficient spațiu pe masă pentru a plasa documente în lucru și, în același timp, pentru a purta o conversație cu vizitatorii.







Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare

Trimiteți-le prietenilor: