Elevii, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și activitatea lor vor fi foarte recunoscători.
1.1 Normele de înregistrare a documentelor
1.2 Clasificarea documentelor
1.3 Reguli de bază pentru textul documentelor
2. Desemnarea practică
Lista literaturii utilizate
1.1 Normele de înregistrare a documentelor
Actualizarea standardului GOST R 6.30-97, conform căruia șase mii de ani a lucrat mii de specialiști, inclusiv secretari, este întotdeauna un eveniment important. Noul standard va fi dedicat sesiunilor de instruire, instruiri, seminarii. Standardul va deveni parte integrantă a cursului de conducere și management al biroului în diferite instituții de învățământ. Standardul introdus stabilește cerințe și reguli uniforme pentru executarea documentelor de management, indiferent de:
· Întreprindere de stat sau non-statală;
· Ce fel de activitate se ocupă de întreprindere?
· Modul de gestionare a înregistrărilor (în mod tradițional sau pe baza tehnologiei informației moderne).
Numărul de detalii ale documentelor a devenit mai mare: 30 în loc de 29. Standardul a introdus două noi detalii: OGRN (numărul de înregistrare principal al persoanei juridice) și TIN / CAT (Codul de identificare a contribuabilului / codul de înregistrare al contribuabilului). Excluse este ștampila restricționării accesului la document, care este reglementată de alte acte normative, care sunt obligatorii pentru executare.
Modul de plasare a celor mai utilizate obiecte pe câmpul documentului poate fi văzut acum pe eșantionul dat (Figura 1).
Marcajul de selectare, situat anterior în marginea din stânga a documentului, este acum plasat pe marginea superioară. Acest lucru este mai convenabil, deoarece, odată cu depunerea documentelor în foldere groase, această recuzită nu a fost vizibilă. În plus, multe organizații i-au pus o ștampilă "Control", a cărei plasare pe câmpul stâng era imposibilă.
Dimensiunile câmpurilor de documente sunt acum ușor de reținut: câmpul drept face nu mai puțin de 10 mm, restul - nu mai puțin de 20 mm.
În titlul autorului, titlul documentului de aprobare este dat acum în cazul instrumental (aprobat prin ordin), care este cu siguranță mai logic decât înainte (caz nominativ - aprobat prin ordin).
Modificările cosmetice au fost supuse recuzelor "marchează despre interpret". Acum se pun doar inițialele și prenumele interpretului. Dar, în lucrul cu documentele, mai ales cu un număr mare de corespondență, este mai convenabil, la urma urmei, să se indice complet numele și patronimul, deoarece acest lucru facilitează foarte mult comunicarea cu interpretul, pe care nu îl cunoașteți, în cazul oricăror întrebări legate de document.
Locația notei la primirea documentului în organizație sa modificat. În noul GOST este plasat în colțul din dreapta jos.
Toate celelalte rechizite nu s-au schimbat semnificativ.
Pentru meritele noului standard, deoarece este paradoxal, se poate atribui un număr mic de modificări. Există o anumită continuitate și stabilitate. Ca o comparație, se poate menționa experiența internațională. Regulile de elaborare a documentelor în managementul înregistrărilor occidentale au fost formate în principal în 1930 și, cu modificări minore, au supraviețuit până în prezent.
Punerea în aplicare a normelor unice de executare a documentelor va asigura: forța juridică a documentelor; compilarea și executarea în timp util a documentelor; organizarea unei căutări operaționale a documentelor și, prin urmare, va contribui la succesul întreprinderii dvs.
La pregătirea documentelor se utilizează următoarele rechizite:
01 - emblema națională a Federației Ruse;
02 - stema subiectului Federației Ruse;
03 - o emblemă a organizației sau o marcă (marcă de serviciu);
04 - codul organizației;
05 - numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice;
06 - numărul de identificare al contribuabilului / codul motiv al înregistrării (TIN / CAT);
07 - codul formularului de document;
08 - numele organizației;
09 - date de referință privind organizația;
10 - denumirea tipului de document;
11 - data documentului;
12 - numărul de înregistrare al documentului;
14 - locul de pregătire sau publicare a documentului;
16 - ștampila aprobării documentului;
18 - rubrica textului;
19 - marca de control;
20 - textul documentului;
21 - o notă privind disponibilitatea cererii;
23 - clasificarea documentului;
24 - vize de aprobare a documentelor;
25 - amprenta sigiliului;
26 - o notă privind verificarea unei copii;
27 - o notă despre interpret;
28 - o notă privind executarea documentului și transmiterea acestuia în dosar;
29 - o notă privind primirea documentului în organizație;
30 - ID-ul copiei electronice a documentului.
1.2 Clasificarea documentelor
1) Documentele referitoare la chestiuni generale și administrative, adică probleme de gestiune generală a întreprinderii (organizație) și activitățile sale de producție. Aceste documente pot fi făcute de angajații tuturor diviziilor întreprinderii.
2) Documente privind funcțiile de gestionare. Aceste documente sunt angajați ai organelor financiare, departamentelor de contabilitate, planificare, furnizare și marketing, alte unități funcționale.
Documentele sunt clasificate prin denumirea: scrisori de serviciu. ordine, protocoale, acte, memorandumuri, contracte etc. Proiectarea tuturor acestor documente este unificată, dar poate fi complet diferită:
- la locul întocmirii - interne (documente întocmite de angajații întreprinderii) și externe (documente provenind de la alte întreprinderi, organizații și persoane fizice);
- în conținut - simplu (dedicat unei probleme) și complex (care acoperă mai multe aspecte);
- prin termenele de executare - urgentă, care necesită executarea la un moment dat și ne-urgentă, pentru care data scadenței nu a fost stabilită;
- de origine - oficial, care afectează interesele întreprinderilor, organizațiilor și personalului, referitoare la o anumită persoană și care sunt înregistrate;
- pe tipuri de înregistrare - autentice, copii, extrase, duplicate;
- prin fixare - documente scrise, grafice, de film, etc.
Originalul este o copie semnată și executată în mod corespunzător a documentului întocmit pentru prima dată. O copie este o reproducere repetată, absolut exactă a originalului (cu o notă "copie"), atestat în timp util de către oficialul relevant. Pe copii ale documentelor oficiale care necesită o certificare specială, semnătura capului și sigiliul sunt obligatorii.
Uneori, pentru muncă nu este necesară o copie din documentul original, ci un extras din această secțiune sau din acea secțiune. La întocmirea unei instrucțiuni, trebuie să specificați de la care document a fost făcut. Corectitudinea întocmirii unui extras este confirmată de semnăturile funcționarilor și de un sigiliu. Întreprinderile și organizațiile au dreptul să emită duplicatul corespunzător (cu semnul "duplicat"), având același efect juridic ca originalul, dacă proprietarul documentului original este pierdut.
1.3 Reguli de bază pentru textul documentelor
Documentul constă din elemente de informație separate, care se numesc rechizite (semnătura, ștampila, numele tipului de document, textul documentului etc.). Setul de rechizite ale documentului aflat în ordinea stabilită formează formularul de document.
În total, standardul de stat stabilește 30 de rechizite. Cea de a nouăsprezecea cerință este textul documentului.
Textul este principala cerință a documentului, care trebuie să conțină informații fiabile și obiective, precizate clar, cu precizie, într-un ton neutru și, dacă este posibil, pe scurt. Textul documentului ar trebui să fie impecabil din punct de vedere juridic și să nu permită o interpretare dublă.
Documentele sunt compilate în limba rusă sau în limba națională, în conformitate cu legislația Federației Ruse privind limbile de stat.
Textul documentului poate fi prezentat sub forma unui tabel, a unui chestionar, a unui text coerent.
Textele documentelor cu un volum mare sunt împărțite în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe care sunt numerotate cu cifre arabe:
Dacă documentul este compilat pe un computer, atunci tastarea textului pe baza cerințelor ergonomice ar trebui să utilizeze fonturi care sunt aproape de dimensiunea fontului mașinii de scris. Se recomandă utilizarea fonturilor Times New Roman în dimensiunile 13, 14, 15 sau dimensiunile Arial 12, 13, 14. Titlurile tabelului pot fi tipărite cu fonturi mai mici.
Textul documentului este tipărit prin distanțe de 1,2 sau 1,5 linii. Distanța dintre detaliile individuale este de 1,5 - 3 linii. Dacă o recuzită ocupă mai multe linii, atunci textul său este imprimat într-un singur interval. Dacă textul documentului durează mai mult de o pagină, începând cu cel de-al doilea, paginile sunt numerotate cu cifre arabe fără puncte, liniuțe și alte pictograme suplimentare. Numărul paginii este plasat în mijlocul câmpului de sus.
Dimensiunea hârtiei A4 și A5; permis - A3 și A6. Dimensiunile minime ale câmpului pe document (în mm): stânga -20; dreapta - 10; vârful - 15; partea inferioară - 20.
2. Desemnarea practică
Faceți o comandă utilizând detaliile organizației dvs.
Ordinul șefului unității militare 3475 VV MVD RF
Adjunct al unității militare 3475 VV MVD RF pentru spate
29.9.08 Zelenogorsk
Cu privire la transferul personalului militar la îmbrăcămintea de iarnă
În legătură cu apariția unor condiții meteorologice severe, comand:
Șef al unității militare 3475 Petrov
Lista literaturii utilizate
Reguli de înregistrare a documentelor. Sistemul de documentare organizatorică și administrativă. Cerințe pentru formularele de documente. Obligațiile și scopul lor. Cerințe uniforme și reguli de execuție a documentelor de gestionare. Actualizarea standardului GOST R 6.30-97.
Reguli pentru înregistrarea detaliilor antetului, părții principale și a componentelor de proiectare. Tipuri de documente, cerințe pentru compilarea lor. Lucrul cu tabele, figuri, diagrame. Caracteristicile caracteristicilor de a scrie și de a folosi formule matematice.
Reguli de înregistrare a rechizitelor din text. Reguli pentru scrierea numerelor ordonate în documente. Reguli pentru întocmirea documentelor organizatorice și administrative. Formularea înregistrării în cartea de lucru. Principalele documente incluse în dosarul personal.
Organizarea managementului, compoziția documentelor și regulile de compilare a acestora. Organizarea circulației documentelor și ordinea examinării lor. Caracteristicile detaliilor de înregistrare. Înregistrarea și controlul execuției. Sistematizarea documentelor și organizarea stocării acestora.
Înregistrarea rechizitărilor documentelor, completarea formularelor, coordonarea documentelor oficiale. Tipuri de documente și înregistrarea diferitelor tipuri de documente; exemple de documente: ordin, instruire, protocol, act, memorandum, memo.
Documentarea activităților de management. Forme de documente, înregistrarea rechizitelor lor. Pregătirea și executarea principalelor tipuri de documente. Executarea documentelor care conțin secrete comerciale. Caracteristicile lucrului cu documente în format electronic.
Descrierea grupului de documente de referință și informații (definiție, tipuri de documente, reguli de înregistrare). Diferențe în proiectarea formei comune și a antetului. Cerințe privind textele documentelor organizatorice și administrative, procedura de executare a acestora.
Elementele structurale ale unui document de afaceri. Cerințele GOST pentru înregistrarea documentelor. Regulile pentru înregistrarea documentelor prin introducerea unui index și apoi prin înregistrarea informațiilor despre document în formularele de înregistrare. Schema de circulație a documentelor la întreprindere.
Articole similare
-
Noile reguli au permis locuitorilor gadget-urilor de utilizare Syso
-
Know-how, prelegere, proiectarea unui document folosind stiluri
Trimiteți-le prietenilor: