Formulare de înregistrare a documentelor

Forma jurnalului de documente primite obișnuit este simplă și poate avea astfel de coloane:

Sistemul jurnal este, de asemenea, convenabil în cazul în care organizația primește un număr foarte mic de documente.







Pentru organizațiile care au un flux de lucru semnificativ, forma de înregistrare a jurnalului nu este în prezent aplicată (depășită), deoarece are o serie de deficiențe semnificative:

• Deoarece înregistrarea în jurnal se află în ordinea primirii documentelor, se poate înregistra o singură persoană. Prin urmare, cu un număr mare de documente poștale, procesul de înregistrare durează mult timp, ceea ce conduce în mod firesc la o întârziere în continuarea lucrului cu documentul;

• Sistemul de exploatare duce în mod inevitabil la duplicarea acestei operațiuni, deoarece datele documentului sunt necesare nu numai în birou, ci și în subdiviziunile structurale unde acesta este transferat spre executare, iar documentul este înregistrat în mod repetat în toate departamentele prin care trece. Ca rezultat, mai devreme în instituții mari, documentul a fost înregistrat de trei până la cinci ori în diverse forme de reviste;

• Sistemul de înregistrare pe bază de jurnal nu face aproape nicio referință pentru documente, deoarece atunci când înregistrați documente în scopuri cronologice, trebuie să știți cel puțin aproximativ data primirii documentului;

• Cu sistemul de înregistrare al jurnalului, este imposibil să păstrați controlul timpului asupra executării documentelor, deoarece documentele au termeni diferiți de execuție și pentru identificarea documentelor a căror dată scadentă expiră la o anumită dată, trebuie să consultați toate intrările din jurnal. În acest sens, pentru documentele care necesită control, în organizații, de obicei, se completează carduri de control suplimentare, adică operațiunea de înregistrare a fost dublată.

Aceste deficiențe ale sistemului de înregistrare a jurnalului vă permit să depășiți sistemul de înregistrare a cardurilor. Apare la începutul secolului XX. și este larg răspândită în țările Europei. În țara noastră, încercările de a introduce un sistem de înregistrare a cardurilor au fost făcute în anii 1920, dar, din păcate, această formă progresivă de înregistrare nu a putut fi păstrată în instituțiile sovietice. În mod activ, sistemul de carduri a început să fie introdus în lucrare cu dezvoltarea YGSD.







Avantajul unui sistem de înregistrare a cardurilor este următorul:

• mai mulți angajați pot fi înregistrați în același timp;

• cardurile pot fi făcute în numărul necesar de exemplare și, prin urmare, nu este nevoie de oa doua înregistrare a documentelor în unități structurale;

• cardurile sunt "mobile", pot fi sistematizate în funcție de diferite caracteristici și pot crea dulapuri de fișiere. Astfel, sistemul de înregistrare a cardurilor furnizează informații și lucrări de referință;

• sistemul de înregistrare a cardului vă permite să transferați imediat o copie a cardului pe fișierul cardului de timp pentru a monitoriza executarea documentelor.

Avantajele unui sistem de înregistrare a cardurilor permit creșterea semnificativă a nivelului de organizare a întreținerii de birouri în instituție.

Forma cardului (RKK - card de înregistrare și de control) și locația rechizitelor din acesta pot fi stabilite în instituție și înregistrate în instrucțiunile de păstrare a evidenței.

Puteți sugera următoarea formă de card de înregistrare pe formatul A5 (148 × 210) sau A6 (105 × 148):

Desenând pe formatul A5 sau A6 această formă de carte, se înmulțește pe un copiator prin selectarea unei hârtii destul de groase. Pentru diferite grupuri înregistrate de documente, puteți utiliza cărți de diferite culori, bare de culoare de-a lungul marginea superioară sau în diagonală.

Pentru a menține un sistem de înregistrare a cardurilor în modul manual, este necesar să aveți o circulație a cardurilor timp de un an și cel puțin două casete de carduri pentru stocarea cardurilor: în fișierul cu cartea de control al timpului și fișierul cartelei de referință.

Numărul de copii ale cardului de înregistrare este stabilit de instituție. Ca o regulă, astfel de cărți sunt ocupate, cel puțin două. Umpleți cardul, unul dintre ele este plasat în indexul cardului, celălalt - în directorul de informații și documentul este transferat executorului pentru a lucra cu el. Dar mai des se fac trei copii ale cărții. Două dintre ele sunt plasate în dulapuri de fișiere (referință și control), iar a treia copie este trimisă documentului către interpret. Dacă fișierele de referință sunt construite pe diverse motive, de exemplu, prin corespondenți, regiuni sau întrebări, atunci, respectiv, creșteți numărul cărților, astfel încât copiile să fie suficiente pentru fiecare dulap de fișiere. În acest caz, numărul de copii ale cardului în instituții mari va crește la cinci sau șase. Este firesc ca crearea și întreținerea fișierelor mari să reprezinte un loc de muncă intensiv și a fost plasată numai în instituții separate, care au un serviciu de evidență bine organizat. Pentru a scăpa de fișierele greșite ale cardurilor și pentru a organiza informația intensivă a forței de muncă și activitatea de referință în aproape orice instituție a permis introducerea tehnologiei informatice.

PRODUCEREA CULTURILOR CU CIRCUMSTANȚELE SCRISE ȘI ORALE A CETĂȚENILOR

Lucrul cu apelurile cetățenilor se desfășoară pe baza prevederilor modelului privind desfășurarea activității de birou privind propunerile, cererile și plângerile cetățenilor.
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm







Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare

Trimiteți-le prietenilor: