În cazul în care documentele de card de înregistrare formularul de înregistrare și de control cardurile create la documente, care sunt formate într-un fișier de card, în funcție de sarcinile în conformitate cu clasificările utilizate.
Utilizarea cardurilor pentru înregistrare crește semnificativ eficiența căutării documentelor și, în același timp, reduce complexitatea procesului de înregistrare în comparație cu formularul de jurnal.
De regulă, următorii indici de carduri sunt rămași cu:
· Fișiere de carduri privind propunerile, cererile și plângerile cetățenilor;
· Fișiere de carduri tematice (de codificare) la ordine, decizii etc. 1
Fișierele de control și de referință sunt împărțite în două părți: pentru documente nefinalizate și executate. Prima parte a fișierului de cartelă servește la fixarea și recuperarea informațiilor despre documente în timpul executării acestora și poate efectua o funcție de monitorizare. Cardurile din acesta pot fi sistematizate în funcție de interpreți, subdiviziuni structurale, corespondenți, termeni de execuție a documentelor. Deoarece executarea de cărți documente aplicate pe ele marcajele necesare sunt mutate din prima parte a depozitului în secțiunile și rubricile din partea a doua corespunzătoare. A doua parte a fișierului cardului servește la căutarea documentelor deja executate. Cardurile din această parte a indexului cardului pot fi sistematizate pe întrebări, corespondenți, nomenclatorul cazurilor etc. 2
Pentru o mai bună dezvăluire a conținutului documentelor, se creează fișiere tematice (codificare). în care:
· Constituie o card separat pentru fiecare întrebare, subiectul conținută în document, astfel încât un singur document bazat pe conținut, poate fi pictat pe mai multe carduri;
· Informațiile sunt sistematizate în conformitate cu rubricile clasificării sistemului intern al activităților organizației.
Fișierele tematice sunt utilizate numai pentru scopuri de referință, nu sunt utilizate ca carduri de referință. 3
Forma cardului de înregistrare și de control și localizarea rechizitelor din acesta pot fi determinate în organizație și înregistrate în instrucțiunile de evidență. Puteți sugera următoarea formă de carte de înregistrare pe formatul A5 (148x210 mm) sau A6 (105x148 mm): 4
Fig. 1. Formularul fișei de înregistrare a fișierului de carduri termen
Articole similare
-
Clasificarea formelor și a ramurilor activității de asigurare - stadopedie
-
Admiterea documentelor necesare admiterii - Educația elevilor
Trimiteți-le prietenilor: