James Harrington este CEO al Harrington Institute Inc. fost presedinte al Societatii Americane de Calitate si Academiei Internationale de Calitate
Conducerea companiei numește proprietarul procesului pentru a asigura fluxul eficient și eficient al tuturor proceselor din complex.
Acesta este un postulat cheie care trebuie învățat înainte de implementarea oricărei strategii de îmbunătățire a proceselor.
Un sistem tradițional de gestionare funcțională, în care conducătorii sunt responsabili pentru activitatea diferitor departamente sau funcții, funcționează bine de mulți ani, dar are deficiențe. Concurența în cadrul companiei, deși uneori poate fi benefică, este un drum esențial, deoarece toate diviziunile, activitățile și funcțiile concurează pentru realizarea unor resurse limitate. Deseori, zonele care demonstrează rezultate mai bune primesc mai multe resurse, deși, în realitate, este posibil ca acestea să nu aibă o nevoie mare pentru ele. În alte cazuri, resursele necesare pot fi alocate doar executării unui proces important la un moment dat, dar procesele asociate cu acesta pot fi lipsite de reîncărcare, în ciuda nevoii urgente.
O companie care dorește să reușească trebuie să înceteze să perceapă afacerea doar ca o multitudine de funcții și activități diferite și să o privească ca un set de procese de afaceri integrate. Această abordare permite organizației să aleagă un proces care necesită îmbunătățiri imediate și așteaptă o rentabilitate maximă a investiției sale. Procesul este un element cheie al sistemului, iar proprietarul acestuia joacă un rol important în asigurarea interacțiunii integrate a proceselor. Proprietarul procesului are un instrument cu care să atingă obiectivele funcționale, dar nu pierde din vedere obiectivele globale de afaceri.
Proprietarul procesului trebuie să poată anticipa eventualele modificări și impactul acestora asupra procesului. El ar trebui să simtă în ce direcție se va dezvolta orice inițiativă și cum va afecta acest proces. Este puțin probabil ca procesul de afaceri să se dezvolte spre bine, dacă nu există cineva care o înțelege și o controlează cu adevărat. Prin urmare, prima condiție necesară pentru îmbunătățirea procesului este prezența proprietarului. O modalitate de a determina cine posedă (sau ar trebui să dețină) un anumit proces este de a găsi răspunsuri la unele întrebări. Deci, cine are cele mai multe caracteristici ale următoarelor caracteristici:
Influența asupra resurselor (de exemplu, umane)
Abilitatea de a ajusta orele de lucru
Răspuns adecvat la revizuirile critice, reclamațiile, situațiile de urgență
De încredere reală sau potențială
Abilitatea de a beneficia dacă totul funcționează bine
Abilitatea de a implementa schimbări
Răspunsurile la aceste întrebări vor contribui la realizarea unei evaluări imparțiale și la determinarea care dintre angajați sunt cei mai interesați și implicați într-un anumit proces. Uneori, utilizatorul final poate deveni cel mai bun proprietar al procesului, deoarece va primi cele mai mari beneficii din îmbunătățirea procesului. De ce aveți nevoie de un proprietar de proces? Procesele cheie pot avea loc la diferite niveluri ale companiei, majoritatea funcțiilor fiind influențate de o mulțime de oameni și este imposibil să se numească o persoană specifică, responsabilă pentru aceasta. Prin urmare, echipa de management trebuie să numească proprietarul procesului și să îi dea autoritatea și responsabilitatea corespunzătoare pentru proces ca un întreg, care include multe funcții separate.
Proprietarul procesului de afaceri trebuie să-l administreze la un nivel suficient pentru următoarele:
Determinarea impactului posibil al noilor linii de afaceri asupra procesului
Impactul asupra schimbărilor în politicile și procedurile companiei, care ar putea avea un impact negativ asupra procesului
Planificarea și implementarea modificărilor
Monitorizarea eficienței și eficacității procesului
Un alt criteriu pentru alegerea proprietarului procesului se referă la calitățile candidatului ca lider de echipă. Un astfel de expert ar trebui să fie descris ca persoană:
Foarte demn de încredere
Abilitatea de a organiza activitatea grupului în cadrul programului stabilit
Gata să vă ajute și să sprijiniți activitatea echipei pentru îmbunătățirea procesului
Având abilitatea de negociere pricepută
Gata de schimbare și inițiere
Abilitatea de a negocia cu managerii de top
Capabil să depășească dificultățile
Acționând în conformitate cu obligațiile acceptate
Având un caracter rezistent la stres, nu descurajat de dificultăți
Ultimul criteriu: persoana responsabilă de proces trebuie să o înțeleagă. Doar în acest caz, munca lui și a subordonaților săi va fi eficientă. Cu toate acestea, caracteristicile date sunt doar dorințe, nu îndrumări de acțiune. Pe măsură ce procesul este formalizat sub forma unei scheme, fiecare membru al echipei de îmbunătățire a procesului va primi o idee despre activitatea acestui proces în ansamblu. Ca o excepție, utilizatorul procesului, care probabil înțelege mai bine munca internă a procesului într-o măsură mai mică, dar care joacă un rol important în succesul său, poate fi ales proprietar al procesului.
"Într-o companie atât de mare și complexă ca a noastră", a declarat John Akers, fostul șef al IBM, "nevoia de a deține un proces este vitală pentru managerii". Acest lucru este, indiscutabil. Dar, în egală măsură, această afirmație este valabilă și pentru companiile - reprezentanți ai întreprinderilor mici și mijlocii. Ei au, de asemenea, nevoie de manageri și angajați care simt că dețin un proces în care lucrarea este implicată.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: