Brad Egland
Aspectul financiar al managementului de proiect este, fără îndoială, complex. Zilele trecute am citit despre un guvern proiect de 107 milioane în comun și IBM pentru statul Pennsylvania, care a fost închis din cauza depășirii bugetului cu 57%. Suna groaznic, dar situația este destul de reală, dacă nu acordați suficientă atenție bugetului. Și acest lucru este fără a lua în considerare sute de alți factori care pot afecta semnificativ "sănătatea" financiară a proiectului.
În primul rând, să vorbim despre criteriile pentru succesul proiectului și despre ce este acceptabil în ceea ce privește excesul de buget. Există un prag de cost pentru organizația dvs.? Pentru mine și companiile cu care am cooperat, depășirea bugetului cu 10% la sfârșitul lucrării a fost considerată normală. În unele cazuri se întâmplă și mai sus, dar personal încerc să nu scadă bara atât de mică. Să începem de la 10% - dvs. și departamentul dvs. de management de proiect intimidează o astfel de valoare?
Urmăriți cu atenție bugetul și nu depășiți costurile cu mai mult de 10%
Cred că proiectul este destul de nedureros să supraviețuiască depășind estimarea cu 10%. Din această situație poate necesita o echipa de efort și de management, eventual, chiar și client - dar, în general, este întotdeauna rezolvată. Și, dacă gestionați un buget proiect ca acesta ar trebui să fie - prezicerea și rafinați predicții în fiecare săptămână, pentru a primi cele mai recente date din situațiile financiare - doar suficient pentru a înțelege la ce nivel ești, și asigurați-vă că nu depășesc 10% ( cu excepția cazurilor de forță majoră).
Să presupunem că totul merge bine și că puteți adera la un exces acceptabil de 10% în orice condiții. Pe baza datelor curente, faceți o previziune și vă pare că acest indicator nu se va schimba până la finalizarea lucrării. Pot face ceva pentru a reduce acest procentaj?
În final, trebuie să ne străduim pentru acest lucru - nu se poate prezice ce alte circumstanțe neprevăzute pot interveni în starea financiară a proiectului, cauzând probleme serioase. Trebuie să fii pregătit pentru faptul că aceste circumstanțe apar la sfârșitul unui proiect atunci când nu aveți timp pentru acțiuni corective. Încearcă să protejezi proiectul acum. În opinia mea, există trei metode cheie care vă vor ajuta să readuceți proiectul la masă în conformitate cu planul inițial.
1. Luați în considerare modificările posibile ale lucrării inițiale
Acest lucru nu este ușor, deoarece clienții nu le place să-și schimbe planurile inițiale. Cu toate acestea, dacă vedeți opțiuni posibile, imaginați-le într-o lumină favorabilă în ceea ce privește profitul financiar mai mare din proiect. Dacă evaluările dvs. asupra situației, ce vor deveni după astfel de modificări, vor fi corecte, vor crește veniturile și profiturile și vă vor permite să aduceți bugetul în conformitate cu planul. Nici nu vă puteți imagina cât de mult aceste schimbări pot afecta starea financiară a proiectului.
2. Eliberați resurse
Dacă o parte din echipa dvs. este subîncărcată, eliberați-i de la lucrul la proiect. Săptămânal, ele aduc proiectului câteva ore suplimentare, ceea ce poate duce la depășirea bugetului.
3. Ia mai puțin timp pentru a gestiona proiectul
Și, în sfârșit, am găsit o altă modalitate eficientă de a reduce costurile: păstrați distanța. Timpul meu este plătit la una dintre ratele maxime, astfel încât să cheltuiți nu mai mult de 4-5 ore pe săptămână gestionarea proiectului, pot reduce în mod semnificativ costurile. Dacă puteți gestiona proiectul de la distanță, fără a pierde eficiența și controlul asupra situației, utilizați această metodă.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: