Ca regulă generală, documentele primare prelucrate care aparțin unui anumit registru contabil (de exemplu, înregistrări de numerar, documente bancare) sunt îndoite în foldere separate în ordine cronologică.
Pentru a păstra documentele care sosesc în serviciul contabil, create și acumulate în acesta, având un scop diferit, este necesar, în conformitate cu prevederile art. 29 din Legea nr. 402-FZ.
- documente contabile primare, registre contabile, situațiile financiare (), rapoartele de audit se păstrează entității sale economice în termenele stabilite în conformitate cu normele arhivele companiei de stat, dar nu mai puțin de cinci ani după anul de referință.
- Documentele contabile politicile, standardele entității economice și a altor documente legate de organizarea și întreținerea înregistrărilor contabile, inclusiv mijloacele de reproducere a documentelor electronice și autentificarea semnăturilor electronice trebuie să fie păstrate de către subiect economic timp de cel puțin cinci ani după anul în care au au fost utilizate pentru a compila ultima dată declarațiile contabile (financiare).
- Entitatea economică trebuie să asigure condiții de păstrare sigure pentru documentele contabile și protecția acestora împotriva schimbărilor.
- La schimbarea șefului unei firme, ar trebui să se asigure transferul documentelor contabile. Ordinea de transfer a documentelor contabile este determinată de societate independent.
documente primare, registre contabile, rapoarte contabile și bilanțuri, înainte de transferul lor la arhivele trebuie să fie depozitate în conturi în camere speciale sau dulapuri închise sub responsabilitatea persoanelor autorizate de către contabilul-șef.
Formele de responsabilitate strictă trebuie să fie păstrate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a le asigura siguranța.
Ordinele de numerar, rapoartele anticipate, extrasele bancare cu documentele aferente trebuie să fie selectate în ordine cronologică și interconectate.
Tipurile separate de documente (comenzile de lucru, rapoartele privind schimbările) pot fi păstrate neînsoțite, dar depuse în foldere pentru a evita pierderea sau abuzul acestora.
Păstrarea documentelor primare, a registrelor contabile, a rapoartelor contabile și a soldurilor, înregistrarea și transferul acestora în arhivă este asigurată de contabilul-șef al firmei.
În funcție de perioada de stocare a documentelor, se disting următoarele tipuri de stocare:
Depozitarea actuală (temporară) înseamnă că documentele sunt executate, dar, în anumite circumstanțe, ele pot fi din nou necesare pentru studiu, clarificare sau reexaminare. Stocarea documentelor preluate din contul curent este denumită arhivă.
Transferul documentelor în arhivă
Arhiva firmei este completată cu cazuri de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani).
Documentele electronice ale firmei sunt arhivate numai după ce nu mai sunt utilizate în activitatea operațională. Pentru a selecta documente pe suport electronic, creați o comisie de experți. Atunci când selectați documentele electronice transmise
pentru depozitarea în arhivă, comisia de experți se orientează după următoarele criterii:
- importanța, completitudinea (completitudinea) documentelor;
- autenticitatea (completitudinea și fiabilitatea) documentelor;
- absența duplicării informațiilor din documente.
Trimiteți documentele electronice pentru arhivarea textului firmei trebuie să fie în format PDF / A. De asemenea, cel puțin o dată la cinci ani, trebuie să verificați statutul transportatorilor de documente electronice și dacă documentele însele pot fi reproduse.
Documentele pot fi transferate și în baza contractului pentru depozitare în arhiva statală sau municipală.
Ordinele privind sancțiunile disciplinare, concediile anuale plătite, concediul de studii, on-line și călătoriile de scurtă durată au fost păstrate timp de cel puțin cinci ani.
Documentele care confirmă calcularea și plata primelor de asigurare în fondurile extrabugetare, asigurătorul trebuie păstrat timp de șase ani.
După expirarea termenului limită pentru păstrarea documentelor, acestea trebuie distruse.
Distrugerea documentelor
Selectează documente pentru a distruge comisia de experți. Comisia de experți poate include angajații companiei (secretar, contabil, grefier, etc.).
Puteți distruge documentele în următoarele moduri:
- Transfer pentru reciclare (eliminare). Transferul documentelor pentru procesare (eliminare), emite un conosament, indicând în el data transferului, greutatea și numărul de valori mobiliare;
- documente autodistructive - arde, tăietor etc.
Metoda de distrugere aleasă este specificată în act.
Contabilitate profesionala de presa
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: