Câte documente sunt stocate?
Rapoartele contabile, registrele contabile și documentele primare trebuie păstrate în perioada stabilită de normele actuale ale activității de arhivare. Această perioadă nu poate fi mai mică de cinci ani. Pentru alte documente, datele separate sunt indicate în lista corespunzătoare (de exemplu, certificatele de lucru executate sunt păstrate timp de 75 de ani, iar alte documente sunt păstrate pe o perioadă nedeterminată). Procesarea arhivei presupune eliminarea în timp util a cazurilor cu perioada de depozitare expirate și distrugerea lor ulterioară. Unul dintre aspectele importante este clarificarea momentului depunerii documentului: începutul termenului limită este de asemenea determinat de legile statului. Perioadele de depozitare permanente se referă de obicei la documentele organizațiilor care sunt materiale pentru achiziționarea de arhive.
Arhivele de procesare implică nu numai distrugerea în timp util a cazurilor, ci și multe alte operațiuni.
Dacă compania dvs. nu transferă documente pentru stocarea unei organizații specializate, ar trebui să vă ocupați de prelucrarea propriilor arhive. Pentru a face acest lucru, trebuie să ia măsuri pentru stocarea documentelor (răzbunați directorul general al organizației), pentru a crea un serviciu de arhivă, descrie atribuțiile angajaților săi, să prevadă pentru comisia de experți - grupul de oameni care fac prelucrare inițială de fișier (în special, examinarea documentelor de valoare). Următoarea etapă de procesare a arhivei - sistematizarea și clasificarea cazurilor, precum și elaborarea unui nomenclator detaliat, în conformitate cu standardele acceptate. După încheierea acestor etape, se pregătește un inventar, aprobat de șeful organizației.
Distrugerea documentelor
Un punct important în prelucrarea arhivelor este de a organiza distrugerea documentelor - regulile impun ca înainte de distrugerea hârtiei sunt stocate în special concepute pentru această cameră, și apoi un obligatoriu sau transmise de către firme specializate, sau sunt distruse de propria lor organizație.
Cine face procesarea documentelor?
Cel mai bun asistent în utilizarea convenabilă și rapidă a documentelor este procesarea profesională arhivă în timp util a documentelor de la arhivari special instruiți.
Prelucrarea arhivelor este o procedură destul de complicată pentru realizarea propriilor eforturi ale unei organizații, necesită o atenție specială și cunoștințe speciale în acest domeniu.
Ce este de obicei tratat în companii?
- Documente de personal;
- Documente contabile;
- Tratat;
- Documente financiare;
- Documentația tehnică;
Procesarea documentelor de arhivare poate avea loc atât în formă electronică, cât și în hârtie.
Specialiștii noștri vor selecta documente în caz de depozitare permanentă și mai mult de zece ani, inclusiv documente privind personalul. Conform regulilor de arhivare, gruparea documentelor în procesarea arhivelor are loc de-a lungul anilor. Aceste cazuri nu trebuie să depășească mai mult de două sute cincizeci de coli, grosimea volumului - până la patru centimetri. În cazul depășirii parametrilor, tot ceea ce este depășit în timpul procesării documentelor este determinat într-un caz separat.
Prelucrarea arhivei este efectuată de către specialiștii noștri numai în cadrul legal al actualei legislații.
Prelucrarea și transferul către o arhivă electronică:
- elaborarea specificațiilor tehnice;
- instalare și configurare de software specializat;
- pregătirea pentru scanare;
- prelucrarea documentelor electronice;
- suport tehnic al arhivei electronice.
Prelucrarea arhivei pe suport de hârtie include:
- Sistematizarea documentelor în arhivă după ani și tipuri;
- examinarea valorilor și prelucrarea științifică și tehnică a cazurilor;
- alocarea pentru distrugerea documentelor cu perioade de depozitare expirate;
- legarea arhivelor de calitate și prelucrarea ulterioară a documentelor;
- întocmirea inventarelor de cazuri;
- sistematizarea documentelor după examinarea valorii, lucrările științifice și tehnice de prelucrare și proiectare în cadrul fondului de ani de zile și părți structurale;
- documente rafturi în arhivă;
- crearea, dacă este necesar, a unui aparat științific și de referință și a unei baze normativo-metodologice pentru organizarea activităților arhivei organizației dumneavoastră.
vezi de asemenea:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: