Pot fi pregătite toate documentele îndelung și în detaliu?
Este periculos să procesați toate documentele primite și să le aduceți la artiștii finali numai în ziua următoare?
Cu procesarea documentelor primite, ar trebui să vă grăbiți?
Ce documente de ieșire trebuie pregătite prompt?
În unele organizații, din cauza activităților specifice (de exemplu, în sectorul bancar), există o serie de reglementări locale care reglementează procedura și condițiile de lucru cu diferite tipuri de documente. Îndepărtând împărțirea convențională a documentelor pe organizatorice, informaționale, de referință, afaceri, resurse, administrative umane (personal ale organizației), împărțim toate documentele care sunt prelucrate în cursul normal al organizațiilor de afaceri (inclusiv apelurile primite din exterior), pe:
- supus fluxului normal de lucru;
- supus fluxului de lucru accelerat.
Fără a stabili clasificarea documentelor în conformitate cu „Lista de gestionare standard a documentelor de arhivă generate în cursul activităților organelor de stat, autorități locale și organizații, cu indicarea perioadei de depozitare“ [1] și nu afectează formarea nomenclaturii de cazuri [2]. definesc tipurile de documente (atât la intrare și la ieșire), care din cauza diverși factori trebuie să fie procesate mai repede decât altele.
DOCUMENTE PRIVIND CEREREA ORGANELOR DE CONTROL ȘI SUPRAVEGHERE
Astfel, organizația a primit o cerere din partea autorității de supraveghere. Conform regulilor de procesare a tuturor documentelor primite, această solicitare:
- înregistrat prima dată;
- Apoi, se acordă managerului cunoștința și definiția executantului;
- (cel mai adesea) - pentru examinarea legitimității cererii către departamentul juridic;
- se întoarce la secretar pentru transmiterea către interpret;
- este transferat executantului pentru pregătirea răspunsului, copia documentelor și efectuarea altor acțiuni în funcție de cerințele specificate în cerere.
Etapele specificate de transmitere a cererii autorității de supraveghere, de regulă, nu depășesc două zile lucrătoare. În acest caz, multe se datorează începutului fluxului de timp, în funcție de momentul primirii documentului. Dacă documentul, de exemplu, a fost adus prin curier la ora 17:50 unei organizații care lucrează înainte de ora 18:00, atunci, de regulă, în aceeași zi, acest document va fi înregistrat doar ca document de intrare. Restul etapelor procesării vor începe a doua zi. Între timp, cererile autorităților de supraveghere pot conține cereri de furnizare a documentelor, copii, informații, inclusiv informații de referință, în anumite termene. Și aceste documente trebuie încă găsite și pregătite.
1. Nu toate documentele sunt supuse transmiterii necondiționate solicitantului.
2. Nu fiecare solicitant al cererii trebuie să primească documente.
(3) În fiecare caz specific este necesar să se stabilească:
legitimitatea cerințelor inițiatorului cererii;
scopul autorității inițiatorului cererii;
starea informațiilor solicitate (acces deschis sau limitat).
Timpul pentru pregătirea și depunerea unui document poate depinde de ce agenție de stat, ce și ce documente solicită organizația. În majoritatea cazurilor, perioada de două zile lucrătoare este destul de acceptabilă și rezonabilă, permițând calitativ pregătirea și transmiterea documentelor către organismul de control pentru verificare. Pe exemplul unor organisme de control, autorizate să solicite documente sau informații de la organizații, cu referire la actele normative, vom afla ce termeni prevăd legea pentru pregătirea răspunsurilor la cererile lor (a se vedea tabelul).
Termene pentru pregătirea răspunsurilor la cererile autorităților de reglementare
DOCUMENTE PENTRU CONTABILITATEA PERSONALĂ (LA COMPOZIȚIA PERSONALĂ); LEGATE DE RELAȚIILE DE MUNCĂ
Termenul de pregătire a acestor sau a altor documente depinde de mulți factori:
De la autorul documentului.
Dacă documentul legat de raportul de muncă este pregătit la cererea angajatului care lucrează în această organizație sau este deja un fost angajat, termenul de producție nu trebuie să depășească trei zile lucrătoare de la data depunerii cererii.
În cazul în care documentul este solicitat de organele de drept în conformitate cu autoritatea lor, documentul trebuie depus în momentul specificat în cerere.
În cazul în care documentul este solicitat de un pensionar și reprezintă deja date de arhivă (de exemplu, pentru salarii pentru anumiți ani), atunci răspunsul este întocmit în termenul stabilit de organizație pentru pregătirea certificatelor de arhivă și a extraselor.
De la eveniment, care implică emiterea de copii și originale ale documentelor referitoare la relațiile de muncă.
Dacă pregătirea documentului are legătură cu demiterea salariatului, toate documentele trebuie să fie gata până la data concedierii și să fie eliberate salariatului în aceeași zi. În cazul în care nu este posibilă emiterea acestora în anumite situații, procedura prevăzută la art. 84,1 din RF RF.
Desigur, cel mai adesea emiterea de documente la concediere este efectuată de serviciul de personal (sau, în absența acestuia, de secretar).
Dacă un angajat care este în concediu nu a mers la muncă (sau este un lucrător îndepărtat etc.), atunci toate documentele legate de încetarea relațiilor de muncă îi sunt trimise prin poștă. În majoritatea cazurilor, secretarul este responsabil pentru trimiterea documentelor.
Pentru a determina în mod corect perioada în care este necesară trimiterea documentelor asupra personalului (documente de evidență a personalului) la cerere, puteți:
1) să stabilească și să clasifice termeni în gestionarea înregistrărilor (sau alt act local) (Exemplul 5). Este posibil să nu se stabilească calificarea termenilor, în funcție de autoritatea care a trimis cererea, ci să se stabilească un singur termen limită accelerat pentru executarea cererilor din partea autorităților de supraveghere și supraveghere (exemplul 6).
2) de fiecare dată să depună aceste cereri la circulația accelerată a documentelor pentru a le transmite executantului în cel mai scurt timp posibil. În același timp, responsabilitatea pentru stabilirea corectă a termenului de pregătire a răspunsului la o cerere este atribuită interpretului (exemplul 7).
Trebuie remarcat faptul că elaborarea termenilor și fixarea metodică a acestora într-un act local reprezintă cea mai eficientă modalitate de a accelera fluxul de lucru.
Artistul poate uita despre termenul limită nu va ști complexitatea termenelor actuale pentru pregătirea unor documente, etc. Factorul uman, din păcate, nimeni nu a fost anulat. Între timp, nedepunerea documentului în timp ar putea confrunta cu o organizație fine, inspecții neprogramate ale organelor de control, procese ale angajaților (trecut și prezent), și chiar aducerea la răspundere administrativă pentru încălcarea legislației muncii și a altor acte normative (Art. 5.27 din Codul administrativ). Executorul, de regulă, poate fi atras (și nu întotdeauna) doar de responsabilitatea disciplinară.
DOCUMENTE INTERNATIONALE ORGANIZAȚIONALE ȘI DISPOZITIVE ALE ORGANIZAȚIEI
Organizația pregătește o mulțime de documente interne, inclusiv cele oficiale pentru terți:
- documente constitutive, documente privind desemnarea organelor executive (cartă, acord constitutiv, procese-verbale ale adunărilor generale ale participanților etc.);
- documente de desfășurare a evenimentelor interne (ședința consiliului de administrație, consiliul de administrație etc.);
- organizatorice și administrative, acte normative locale ale organizației (reguli ale reglementărilor interne ale muncii, regulamente privind plata, lista personalului, descrierea postului, ordinele, ordinele);
- documentele de utilizare auxiliară internă, inclusiv caracterul de referință și informație (acte, note, protocoale de investigație oficială, scrisori, faxuri etc.).
Pregătirea acestor documente este determinată de termenele stabilite de organizație. Prin lege, acești termeni nu sunt soluționați. O excepție sunt doar unele documente legate de chestiuni procedurale de gestionare a evidenței personalului.
De exemplu, trebuie să se emită (și, în consecință, se pregătește) un ordin de executare a măsurilor de reducere a personalului cu cel mult două luni înainte de data efectivă a concedierii angajaților. Având în vedere timpul prevăzut de lege pentru notificarea angajaților cu privire la viitoarea concediere, termenul de pregătire a unei astfel de ordonanțe este în avans și mai devreme cu două luni înainte de data efectivă a concedierii salariaților. De obicei, actele sunt întocmite imediat pentru a stabili un anumit fapt (de exemplu, un act privind lipsa investiției într-o scrisoare recomandată este întocmit imediat după deschiderea plicului și acest fapt este stabilit).
LITERE EXTERNE
Mesajele trimise includ:
Toate aceste scrisori sunt pregătite în mod obișnuit la momentul stabilit printr-un ordin executiv separat, inclusiv instrucțiuni orale, de exemplu, la un briefing de dimineață.
SCRISORI ȘI DOCUMENTE ÎN VEDERE
- foi de execuție;
- hotărârile judecătorului-executor;
- organe de aplicare a legii;
- cererile organismelor de aplicare a legii și de control.
REFERINȚE DIN ARHIVĂ
Transferul cererilor de participare în alte organizații sau arhive, precum și informarea solicitantului în legătură cu acesta, trebuie să se facă în termen de 5 zile de la data cererii.
PE FORME DE DOCUMENTE PREVĂZUTE PRIVIND TERMENUL DE PREGĂTIRE
Desigur, în majoritatea cazurilor, este vorba despre furnizarea de copii și extrase din documente și, în cazuri rare, despre originale. În acest din urmă caz, de exemplu, documentul original (carnetul de lucru) este eliberat angajatului în mâinile sale atunci când pleacă. Originalele se eliberează, de asemenea, autorităților de anchetă în vederea producerii unei confiscări (cu scoaterea și părăsirea copiilor în cadrul organizației). Trebuie remarcat faptul că procedura de furnizare a originalelor este minimă.
METODE DE ACCELERARE A TURNEULUI DE DOCUMENT
Următoarele metode sunt adesea utilizate:
1. În instrucțiunile de păstrare a înregistrărilor (sau alte acte locale care reglementează problemele de circulație a documentelor pentru toate sau unele documente din organizație), sunt prescrise tipurile de documente care necesită un flux de lucru accelerat, precum și condițiile de procesare / pregătire a acestora.
Când înregistrați un document și puneți copia lui scanată în baza de date a programului, procedura de procesare a documentului și de pregătire a unui răspuns la cerere începe automat. Termenele limită sunt setate automat (presetate de program). Încălcarea termenului pentru executarea acțiunilor prescrise unui anumit interpret îl amenință cu răspundere disciplinară pentru neîndeplinirea atribuțiilor sale oficiale.
3. În actualele acte locale existente în organizație (de exemplu, în instrucțiunile de păstrare a evidenței) se introduc eșantioane de răspunsuri la diferite tipuri de cereri din diferite organisme. Multe organizații preferă să introducă un album separat de eșantioane de scrisori de afaceri.
Trebuie remarcat faptul că a doua cale datorită costului programului în sine și implementării ulterioare a acestuia este mai aplicabilă într-o mare organizație cu numeroase sucursale și diviziuni, inclusiv cele situate departe unul de celălalt teritorial.
1. De regulă, la verificarea organizației de către documentele organismului de control, trimiterile trebuie prezentate de organizație în termenul stabilit în cererea în sine. O perioadă mai scurtă este cea mai adesea acordată pentru depunerea documentelor în cazul unui audit neprogramat.
2. În unele cazuri, înregistrările de personal (înregistrările de personal) sunt trimise angajatului într-o anumită zi (uneori cu o perioadă de pregătire extrem de scurtă). Aceste documente, precum și cererile acestora, sunt supuse circulației accelerate a documentelor (cu excepția pregătirii certificatelor de arhivă și a extraselor).
3. Documentele organizatorice și administrative sunt pregătite în termenele obișnuite stabilite pentru pregătirea acestora, în conformitate cu cerințele instrucțiunilor de management al documentelor (sau ale altor acte normative locale) ale organizației. Pentru anumite tipuri de documente se stabilește cel mai scurt timp posibil (de exemplu, anumite tipuri de acte trebuie să fie formalizate imediat).
5. Referințele și extrasele, precum și informațiile din arhiva organizației, sunt pregătite în mod obișnuit, dar excepțiile de la reguli sunt posibile la discreția organizației.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: