Cum să facem față fluxului de mesaje primite

Dacă primiți mai mult de 50 de scrisori pe zi, este dificil să le citiți cu atenție. Unele mesaje rămân fără răspuns, unele dispar în coșul închis. Dacă curățați poșta fără sistem, există întotdeauna o șansă de a pierde ceva cu adevărat important. "Secret" a învățat cum antreprenorii și managerii de top se descurcă cu masele de scrisori primite și a formulat regulile de bază pentru lucrul cu poșta.

Alegeți ora și prioritizați

Alexey GorbunovGeneral director al firmei de consultanță SQ-Team

Ruslan FazlyevFacilitator al platformei e-commerce Ecwid

Cel mai simplu lucru pe care îl poți face cu o corespondență nu este să-i răspunzi. Nu totul în lume necesită o reacție. Dar dacă încă răspund la poștă, atunci încerc să o fac la un anumit moment al zilei, fără a mai fi distras de nimic. Eu folosesc acest truc: atunci când aveți nevoie pentru a curăța cutia poștală de la câteva sute de email-uri pe zi, acesta este mai întâi filtrată prin contactele tipice și răspunde la toate scrisorile într-un rând pe o singură contrapartidă. Deci, creierul nu schimbă contextul și puteți răspunde la tot mai repede.

Creați șabloane

Inna AlekseevaDirector general al PR-agenției PR

Am câteva tehnici care ajută la economisirea timpului pentru citire și răspunsuri. Dacă văd colegii de colegi, parteneri, contractori prin poștă, atunci citesc doar ultima scrisoare, restul nu-l deschid. Pentru răspunsuri la litere standard - Rezumatul recomandărilor, anchetele primare client, cererile de formare program, întrebări despre achiziționarea de cărți - Formate utilizate pe scară largă de scrisori în limba rusă și engleză, le-am avea aproximativ 20 de bucăți. De asemenea, folosesc trei șabloane diferite de semnături în limbile rusă, engleză și germană.

Utilizați aplicații

Alexey ZhebelevConsultatorul magazinului Onlinetours.ru online de călătorie

Conectați e-mailul la jurnalul electronic sau CRM

Alexey Bessarabsky Șeful departamentului de marketing al companiei de telecomunicații Mango Telecom

Mikhail LyubachevGuidirector al companiei pentru dezvoltarea și producția de produse din piele Liubachev Manufacturing Co

Folosesc constant e-mail pentru a lucra cu partenerii, furnizorii, avocații și contabilul meu. Principalul dezavantaj al e-mail - o căutare pentru e-mailuri și atașamente la acestea, pentru a găsi o literă cu contractul sau contul, pentru a petrece o mulțime de timp: de exemplu, astfel de mesaje sunt adesea trimise fără antet. Deci, acum câteva luni am tradus toată lucrarea cu un contabil în Staply. Aceasta este o aplicație web care organizează automat informații și vă permite să selectați fișiere sau linkuri în fluxul de mesaje. Testarea se desfășoară de câteva luni, iar până acum totul este așa. Acum este mai ușor să găsiți un document - mergeți doar la grup și activați filtrul după fișiere. Există planuri de a traduce mai mulți parteneri din e-mail la Staply, dar există dificultăți - destul de dificil pentru a convinge oamenii să treacă la noul sistem. Toată lumea este folosită pentru a trimite prin e-mail, în plus, interfața Staply este făcută în limba engleză și, prin urmare, unii parteneri nu se grăbesc să se înregistreze.

Cum să nu te transformi într-un sclav e-mail

Nikolay DodonovExpert despre eficiența personală și gestionarea timpului

În primul rând: nu începeți ziua cu e-mail. Acordați-vă cel puțin o oră de lucru cu sarcinile și numai apoi studiați scrisorile.

În al doilea rând: lucrați cu poșta la oră și obișnuiți-vă să o faceți nu mai mult de două ore pe zi. Imaginați-vă că ați intrat în birou timp de două ore, pentru că trebuie să mergeți la aeroport și în vacanță. Ce se va face? Cel mai important lucru! Îi informez pe toți cei care îmi scriu despre acest lucru cu un astfel de răspuns: "Bună ziua! Dacă ați primit această scrisoare, fiți siguri că ați primit 100%. Verific poșta la ora 14:00 și la ora 16:00. Dacă mi-ați trimis o factură sau vă grăbesc să raportez ceva urgent, vă rugăm să sunați la telefon. Mulțumesc! "

Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare