Corespondență de afaceri. Scrisori de afaceri
Caracteristicile generale ale corespondenței oficiale
1. Caracteristicile generale ale corespondenței oficiale
Pentru implementarea schimbului de informații în activitățile de management, cele mai frecvente sunt scrisorile oficiale sau de afaceri trimise prin poștă sau prin fax.
La întocmirea și prelucrarea scrisorilor de afaceri, trebuie îndeplinite următoarele cerințe:
- o scrisoare emisă de scrisori cu antet A4 sau A5 și semnată de conducătorul organizației sau de adjunctul acestuia, în conformitate cu competența acordată acestora; Scrisoarea trebuie compilată corect, cu precizie, fără blocaje și corecții grosiere;
- indiferent de conținutul scrisorii ar trebui să fie menționat în stil oficial, păstrează informații obiective despre evenimentele care au un argument rezonabil, în cazul în care este necesar - clarificarea și materiale suplimentare.
Pentru corespondență, sunt folosite foi de antet ale organizațiilor, unităților structurale și ale funcționarilor. Scrisoarea de formă a unității structurale este utilizată în cazul în care șeful unității structurale are dreptul să semneze scrisori.
Forme de scrisori pot fi în două formate - A4 (210x297) sau A5 (148h210 mm), în funcție de dimensiunea textului scrisorii.
În funcție de tipul literei și de conținutul ei, textul poate fi simplu sau complex. Literele simple constau în una sau două părți: intrarea și încheierea. Literele complexe din planul de compoziție conțin: o introducere, partea principală (dovada). În cele din urmă.
Concluzia formulează scopul principal al scrisorii (cerere, propunere, memento, cerere, opinie etc.).
Forma scrisorii conține cerințele:
- Emblema de stat a Federației Ruse (emblema subiectului Federației Ruse sau a orașului);
- emblema organizației (în prezența emblemei nu este pusă);
- codul organizației (întreprinderii) de către OKPO;
- numele organizației-mamă (dacă există);
- numele organizației (întreprinderii);
Nu ______ de la ___________
În practica comercială se folosesc tot mai mult formele de șefi de întreprinderi, organizații, departamente - formele de funcționari. Într-o astfel de formă, în loc de numele companiei, este indicat un post, de exemplu, "Director al Serviciului Federal de Frontieră al Federației Ruse".
Formele funcționarilor sunt elaborate în cazul în care șefii departamentelor și funcționarii au dreptul de a semna documente.
Standardul recomandă două variante ale dispunerii de rechizite pe foile de antet - longitudinale și unghiulare.
Formularul longitudinala implică detaliile privind localizarea porțiunii de antet a unui document de-a lungul partea de sus a colii, cu centrarea lor, adică la distanță egală de la fiecare linie de marginile din stânga și din dreapta.
Aranjamentul longitudinal al rechizitelor este folosit mai frecvent atunci când se formează forme comune, și unghiular - pentru foile cu antet.
Toate formele, cum ar fi documentele, ar trebui să conțină cel puțin următoarele câmpuri:
- stânga - nu mai puțin de 20 mm;
Textul scrisorii trebuie să fie concis, consistent, convingător și corect. Textul scrisorii, de regulă, nu depășește o pagină.
Textul scrisorii constă, cel mai adesea, dintr-o parte introductivă și din cea principală.
Literele utilizează următoarele forme de prezentare:
- de la prima persoană plurală ("direcționăm pentru coordonare", "cerem să luăm în considerare");
- de la prima persoană singulară ("Vă cer lista", "Consider că este necesar");
- de la a treia persoană singulară ("banca nu poate fi de acord", "obiectele companiei").
Dacă scrisoarea este făcută pe antetul oficial, textul este declarat de la persoana 1 a singularului: întreb. Eu direct. Consider că este necesar.
Forma adresa prima persoană la plural, în cele mai multe cazuri formă preferabilă de persoana întâi singular, ca o scrisoare, de obicei, exprimă opinia subiectului colectiv - organizații, instituții, companii, în ciuda faptului că este semnat de către o singură persoană - cap. Cu toate acestea, există varietăți de scrisori și situații în care prima formă singulară poate fi utilizată, de exemplu, în scrisori de invitație, scrisori de recomandare.
Stimate Domnule Președinte!
Dragă Dmitriev!
Dragă Pavel Nikolaevich!
În acest caz, la sfârșitul scrisorii, sub text, se folosește formula finală de politețe. "Cu stimă", după care o semnătură a funcționarului este întocmită pe o linie separată.
nu este recomandată într-o scrisoare pentru a simplifica operațiunile de prelucrare de scrisori și de a accelera punerea în aplicare a acestora să ia în considerare două sau mai multe întrebări diferite, scrisoarea trebuie să fie un obiectiv în conținut, adică. e. într-o scrisoare care urmează să fie luate în considerare doar o singură întrebare sau mai multe întrebări, dar strâns legate între ele.
Volumul literei nu trebuie să depășească două pagini de text tipărite; în cazuri excepționale, sunt permise scrisori de până la cinci pagini de text tipărite.
O scrisoare scrisă pe o foaie de antet A4 trebuie să aibă un titlu pentru text:
Despre încălcarea obligațiilor contractuale
Cu privire la furnizarea de asistență științifică și tehnică
Titlul literei nu poate fi compilat dacă textul literei este mic. În scrisorile cu conținut complex, titlul textului este obligatoriu.
Dacă litera este un răspuns, atunci antetul indică numărul și data literei la care este dat răspunsul
Pe № ________ de la ______
Scrisori semnate de șeful organizației, adjuncții săi în competența dată acestora, precum și șefii unităților structurale independente, în cazul în care se acordă acest drept,
Scrisoarea trebuie să aibă o notă despre interpret, care este ștampilată în partea de jos a foii, sub semnătura capului sau pe spatele foii.
Nu sunt permise corecții sau adăugiri la literele semnate. Data scrisorii este data semnării ei.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: