Una dintre cele mai importante funcții ale subsistemului de contabilitate a mărfurilor din supermarket (back-office) este inventarul. Asta face posibilă determinarea gradului de fiabilitate a utilizării care efectuează evaluarea cantitativă a tehnologiei, în consecință, eficacitatea deciziilor privind achizițiile de bunuri, corectitudinea plăților către furnizori, etc. În plus, comportamentul său trebuie minimizat în timp pentru a reduce costurile datorate întreruperii procesului de tranzacționare. Experiența noastră a demonstrat că prin procese adecvate, pentru a re-înregistra în supermarket-uri cu o gamă de produse de mai mult de 10 mii. Elementele pot fi realizate peste noapte. De îndată voi face o rezervă, că nu există rețete omogene de efectuare corectă a inventarului datorită multor factori. Un rol special aici, bineînțeles, este jucat de disponibilitatea terminalelor de colectare a datelor de calitate, a căror utilizare crește semnificativ viteza de inventariere. Se remarcă faptul că colectarea inventarului, cu ajutorul terminalelor de colectare a datelor, durează de 2 ori mai puțin timp. Nu putem exclude factori precum disciplina și organizarea personalului, marcarea mărfurilor, păstrarea evidenței mărfurilor pentru livrare, marcarea bunurilor și multe altele.
Să trăim pe scurt pe principalele etape ale inventarului.
Data este preselectată - timpul pentru efectuarea inventarului și componența comisiilor pentru comportamentul său este determinată. Bineînțeles, la începutul procesului de reevaluare, procesul de tranzacționare se oprește. Administratorul bazei de date trebuie să se asigure că toate documentele pentru mișcarea bunurilor sunt introduse în sistem. Apoi, terminalele de colectare a datelor încarcă informații despre mărfuri, grupate prin coduri de bare sau livrări. Este clar că atunci când se fac inventarieri de coduri de bare, conversia mărfurilor se va face mai repede. A doua opțiune este utilizată pentru bunuri care necesită o legare rigidă la o anumită livrare, ceea ce încetinește calculul acestora. În practică, deseori ambele opțiuni sunt utilizate simultan. Este important ca terminalul de colectare a datelor, în plus față de performanța tehnică bună, are o interfață de utilizator convenabil, în ceea ce privește căutarea de mărfuri, nu numai în codul de bare, dar, de asemenea, dupa pret sau nume, precum și informat cu privire la absența unui cod de bare în baza de date.
Înainte de re-inventar, supermarketul este divizat teritorial în zone, transferul de bunuri între ele este interzis pentru perioada de reînregistrare. În special, aceasta rezolvă problema numărării mărfurilor dispersate de supermarket. Re-înregistrarea este efectuată de mai multe comisii independente pentru fiecare zonă separat prin scanarea codului de bare al produsului (sau introducerea manuală a codului) și introducerea cantității sale în terminalul de colectare a datelor. După terminarea supermarketului, rezultatele inventarului rezultate din terminalele de colectare a datelor sunt încărcate în sistemul Back-Office. Mai mult, rezultatele recalculației zonei de către fiecare comisie sunt înregistrate în calculator în reviste separate de re-înregistrare pentru zonă și comisie.
Mai mult, procesul de prelucrare a rezultatelor inventarului poate fi împărțit în 3 etape:
1. Prelucrarea rezultatelor conversiei zonelor prin comisioane.
În acest stadiu, este foarte important să se coordoneze datele încărcate în sistemul contabil operațional cu comisiile care au efectuat inventarul pentru a exclude alte neînțelegeri.
2. Consolidați datele pe zone.
Date suplimentare din revistele rescontări pe zona și Comisia sunt transferate în rediscount jurnalul general de zone în scopul de a compara și de a identifica diferențele dintre diferitele comisii de reducere a datelor. Protocolul de discrepanță este imprimat, iar mărfurile sunt re-numărate de o comisie independentă. Datele privind numărul de controale sunt introduse în calculator și comparate cu rezultatele calculului efectuate de alte comisii. Dacă datele privind numărul de control coincid cu datele de numărare ale uneia dintre comisioane, se ia o decizie cu privire la fiabilitatea datelor primite. În caz contrar, recalcularea acestor bunuri se repetă. Procedura se repetă pentru toate zonele (secțiunile) ale obiectului. Este important ca, după finalizarea celei de a doua faze a inventarului deja exploatat au un sistem de automatizare (Back-Office) a permis supermarket să reia procesul de comerț.
3. Ajustarea soldurilor contabile în conformitate cu rezultatele recalculației (soldurile reale).
Din totalul rediscount jurnal de date din zona considerată de încredere, a trecut în jurnalul de inventar finală pentru a verifica acreditările și rămășițe ale deciziei de a anula detașarea penurii sau excedente pentru a aduce soldurile conturilor la real. Echilibrarea soldurilor în conformitate cu rezultatele inventarului poate fi efectuată fie manual pentru un singur produs, fie automat pentru un grup. În modul manual, dacă există mai multe livrări pe un singur cod de bare, utilizatorul decide cum să distribuie rezultatele inventarului pentru livrări. În modul automat, utilizatorul are, de asemenea, opțiunea de a alege modul de închidere a balanțelor actuale. Unul dintre ele este inventarul bilanturilor de inventar pentru ultima livrare, o alta distributie a rezultatelor inventarului pentru mai multe livrari. În acest caz, se face o verificare - dacă datele privind inventarul nu depășesc sosirea livrării corespunzătoare. Dacă nu se găsesc resurse adecvate în balanțele contabile, balanța de inventar se înregistrează la ultima livrare adecvată.
Trimiteți-le prietenilor: