Procesul de schimb de documente contabile în formă electronică este destul de ușor de înțeles, însă este însoțit de o multitudine de întrebări suplimentare. Una dintre cele mai importante: cum să stocați documente primare digitale?
Sisteme de stocare
Din fericire, există o serie de soluții care vă vor ajuta să scapați de aceste preocupări. De exemplu, arhive electronice specializate pot deveni o "baghetă magică". în care modelul SaaS [acordarea accesului la software prin Internet-prim. Ed. ] vă puteți organiza stocarea documentelor.
Cea mai bună opțiune ar putea fi să lucrați cu o soluție specializată care să asigure stocarea centralizată, gestionarea și securitatea contabilității primare. Sistemul ar trebui să sprijine colaborarea cu mai mulți operatori de gestionare a documentelor electronice. să fie integrată cu software-ul contabil al companiei și aprobată de sistemul de certificare a mijloacelor de protecție a informațiilor FSTEC RF. Există deja astfel de tehnologii în Rusia, recomand să studiez experiența implementării lor.
Semnătura digitală
Permiteți ca majoritatea documentelor primare să fie stocate într-un timp relativ scurt - până la 5 ani, dar există cerințe pentru stocarea "primară", care depășește termenii obișnuiți. Acest lucru se întâmplă direct în actele normative și uneori rezultă din practica concretă. Nu uitați că diversitatea documentelor electronice este în continuă creștere, iar toate acestea au cerințe diferite pentru termenul de valabilitate.
Poate, cea mai importantă problemă a arhivării pe termen lung a valorilor mobiliare electronice: cum să le asigurăm semnificația juridică? În mod tradițional, această problemă este propusă a fi rezolvată cu ajutorul unei semnături electronice.
Dar, din păcate, există anumite limitări în utilizarea fiecărui tip de autografe circulare, asigurând în același timp semnificația juridică. Captura este că valabilitatea certificatului de validare și durata de stocare cheie semnătură electronică de hârtie nu sunt aceleași: certificatul este de obicei eliberat timp de un an, și documentul contabil în condițiile legii sunt păstrate timp de cel puțin cinci ani. Prin urmare, se pune întrebarea: cum să dovedească valabilitatea unui document semnat de un certificat EDS, valabilitatea căruia a ieșit?
Această problemă este rezolvată prin utilizarea o semnătură electronică avansată (SEC), care include în instrumentele sale de format pentru dovada de autenticitate -. De exemplu, ștampila de timp, datele de revocare a certificatelor, etc. Datorită SEC, putem stabili în mod clar momentul semnării și valabilitatea certificatului în momentul asigurărilor .
Purtători de informații electronice
Cu confirmarea semnificației juridice a documentului electronic, nu există probleme. O altă problemă este că, dacă perioada de depozitare este lungă, transportatorii devin caduci. Să ne amintim ceea ce am transferat fișierele în urmă cu cel puțin 10 ani: floppy disk-uri nu mai sunt folosite, stocul de CD sau puterea DVD care să nu depășească zece ani, iar serviciul de memorii flash pe termen depinde în mod direct de numărul de proces suprascrierea informații.
Sistemul ar trebui să sprijine lucrul cu mai mulți operatori de gestionare a documentelor electronice, să fie integrat în software-ul contabil al companiei și să fie aprobat de sistemul de certificare FSTEC RF pentru securitatea informațiilor.
Se pare că vom fi nevoiți să transferăm cu regularitate informații la mai multe dispozitive de stocare moderne la un moment dat. Totuși, trebuie să monitorizăm mijloacele de "reproducere" a documentelor: aceleași formate. Xls și .doc dispar rapid în trecut, sistemele de operare se schimbă. Nu uita de asta.
Astăzi avem totul pentru a organiza depozitarea arhivă a UZED (Managementul Documentatic semnificativ din punct de vedere juridic). UEP garantează documente de importanță juridică. Organizarea unui loc de muncă pentru reproducerea și verificarea autenticității PE nu cauzează, de asemenea, dificultăți serioase. Lucrul cu depozitarea în afara amplasamentului va deveni o practică obișnuită de mai mulți ani.
Dar există una și, probabil, cea mai acută problemă - legislația care reglementează arhivele electronice. Sperăm că activitățile comerciale active din abandonarea de hârtie va da parlamentarilor un semnal de la adoptarea noii legi rus „Cu privire la arhive electronice“, în care în cele din urmă practica de a lucra cu documente digitale vor fi reflectate.
Toate documentele primare cu eșantioane și exemple de completare a unei publicații.
Aflați mai multe >>
Citiți și pe această temă:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: