Alexander Orlov, Managing Partner, Școala de Manageri Stratoplan
Continuăm seria celor cinci clase de masterat de 5 minute. Astăzi - despre organizarea de întâlniri.
Cum să organizați întâlniri. Reguli de bază: descoperire, întreținere etc.
Depinde foarte mult de rolul pe care l-ați avut în cadrul întâlnirii - ați fost invitați ca participanți sau vă asamblați singuri această întâlnire? Dar, în general, pentru întâlnire sunt importante patru "P": agenda, pregătirea, punerea în aplicare, protocol.
P1 - Ordinea de zi. În mod ideal, înainte de întâlnire ar fi frumos să ai pe mâini agenda (în Agenda terminologiei engleză), scrisă aproximativ în acest format:
Punctele de discuție ar fi bine sortate de la cele mai importante la cele mai puțin importante. Chiar dacă nu puteți discuta totul, decideți cel mai important lucru.
O poveste importantă este metoda de luare a deciziilor. Metodele pot fi diferite:
- Consens (toți trebuie să fie de acord cu decizia);
- Votarea (după cum decide majoritatea, așa vom face);
- Consultanță (liderul ședinței va asculta și va lua o decizie);
- ...
Dar această metodă trebuie prescrisă / vorbită în avans - înainte de începerea discuției. În caz contrar, jumătate din oameni vor aștepta un consens și vor fi foarte supărați când vor vedea că ați luat o decizie singură. Sporii, resentimente, apeluri de a doua rundă vor începe - tot ce ne place.
Și al doilea lucru important: rezultatul așteptat. Am discutat cu toții pentru a obține ce? Soluția? Plan de acțiune? Listă de idei? Ce anume? Și mai târziu, ca de obicei. Se pare că discutăm lucruri diferite.
P2 - Pregătirea. Având o chemare la îndemână, ar fi bine să vă pregătiți, răspunzând la câteva întrebări:
Ce vrei de la întâlnire? Scrie-l și ține-l la îndemână. În caz contrar, în căldură de discuție și de luptă, uitați de ce ați venit.
La ce te poți întreba personal? Ce date poți folosi? Pregătiți-le în avans și păstrați-vă în apropiere. Nimic nu produce o astfel de impresie excelentă, precum și întrebări preconcepute și răspunsuri pregătite.
P3 - Efectuarea. În procesul de discuție, de obicei ar trebui să se efectueze patru roluri (nu știu cum să le traduc corect în limba rusă - sunt obișnuit cu ei în limba engleză):
- Facilitatorul este cel care încurajează discuția și include toți participanții la discuție, dacă este necesar.
- Time Keeper - cel care se uită la timp și spune periodic: "Colegii, am rămas 3 minute. Hai să hotărâm ceva deja.
- Recorderul este cel care înregistrează discuția, deciziile luate și acțiunile atribuite.
- Poarta Keeper - cel care să-l vede că discuția nu a mers departe în lateral, și din când în când, a declarat: „Prieteni, importanța meciului Ligii Campionilor de ieri este dincolo de întrebare, dar hai încă ne întoarcem la subiectul nostru.“
O persoană poate combina toate cele patru roluri. Dar în acest caz întâlnirea va fi mai lentă. Toată lumea va aștepta până când va scrie ceea ce au discutat pentru a trece la următoarea întrebare. Este mai bine să împărțiți rolul. De exemplu, o persoană poate fi un facilitator + poștă, iar celălalt poate fi un înregistrator + temporar.
Chiar dacă nu sunteți cel care adună întâlnirea, puteți oricând să vă asumați orice rol. De exemplu, la sfârșitul unei discuții fierbinte spunând: „Colegii, discuție bună, eu doar nu înțeleg pe deplin, cine, ce și când să o facă.“ Aceasta adaugă imediat 5 dumneavoastră persoană constructivă karma.
Este clar că acest lucru nu este un panaceu sau un glonț de argint. Este, de asemenea, de înțeles că nu trebuie să se ducă la absurditate și să se prefacă fiecare întâlnire scurtă cu o agendă puternică și un protocol detaliat. Bunul simț ajută pretutindeni. Dar dacă acum nu prea ai de-a face cu întâlnirile, uite unde se prăbușește. Care dintre cele patru "P" poate îmbunătăți situația.
Trimiteți-le prietenilor: