Organizația fond documentar poate depune documentele de valoare deosebită, pentru a fixa importante evenimente istorice, fapte despre persoane proeminente figuri proeminente de autografe de partid, guvern, cultura: documente, este un punct de reper în dezvoltarea industriei, etc.
Înainte de a începe să lucrați la identificarea documentelor deosebit de valoroase, trebuie să citiți cu atenție istoricul organizației, să determinați în ce perioade de timp ar putea fi create astfel de documente. Este recomandabil să se discute planul și modalitățile de identificare a documentelor deosebit de valoroase în CE cu participarea celor mai vechi angajați.
În acord cu arhiva statului de stat și sub conducerea sa, arhiva departamentală ...
determină documente deosebit de valoroase. Pentru a identifica cazurile care conțin documente deosebit de valoroase, în primul rând, ei iau inventarul acelor diviziuni structurale care reflectă activitatea principală a administratorului fondurilor.
Dacă cazul conține documente cu valoare deosebită (TOC), acesta este inclus în listă. Lista include: numerele fondurilor, inventarele, cazurile, titlul dosarului și, în aceeași coloană - un rezumat pentru documente deosebit de valoroase; c. "note" este folosit pentru explicații și mărci necesare (starea fizică a cazului, volumul TTPM, legătura cu alte cazuri etc.).
Lista este examinată pe CE (CEC) și este coordonată cu EPC a instituției de arhivă. După aprobarea listei, toate cazurile cele mai valoroase sunt supuse contabilității. Pe coperta cazurilor care implică astfel de documente, indicele OC este plasat în colțul din dreapta sus. Documentul contabil principal al cazurilor deosebit de valoroase este inventarul formularului stabilit (apendicele 1).
Inventarul este întocmit pentru fiecare fond separat în patru exemplare, aprobat de CE al organizației și coordonat cu EPC al instituției de arhivă. Inventarul are o înregistrare finală, care se modifică pe măsură ce inventarul este actualizat la un număr de patru cifre. Cazurile din inventar se fac în ordinea numerelor de inventar și a cazurilor. S-au menținut inventarele contabile în foile de fonduri, numărul de astfel de inventar este adăugat la indicele OC.
La sfârșitul înregistrării secțiunii finale a inventarelor anuale și semi-finite care conțin lucruri deosebit de valoroase, o intrare se face sub forma: „Inclusiv tot numărul OTSD (suma în cifre și litere) afacerilor“. În gr. "nota" în fața fiecărui titlu al carcasei este marcat cu OC.
În lista fondului, cazurile deosebit de valoroase se efectuează în conformitate cu descrierile care conțin aceste cazuri. În acest scop, gr. 5, 6, 8, 11, 15 este indicat prin fracțiunea (în numitor), numărul acestora, care se reflectă în intrarea finală în inventar, cu adăugarea la cifrele OC. Numărarea numărului acestor cazuri se efectuează separat, iar valoarea totală a acestui inventar (indicată în numărător) nu afectează, deoarece au fost deja luate în considerare cazuri deosebit de valoroase în volumul total de cazuri.
Cazurile deosebit de valoroase sunt stocate separat, în cele mai bune condiții posibile, în locuri convenabile pentru evacuare (și în condiții de urgență sunt supuse în primul rând).
Una dintre cele mai importante măsuri pentru a asigura siguranța și securitatea documentelor deosebit de valoroase și unice ale AF AF este crearea unui fond de asigurare pentru copiile lor.
Setul de copii de asigurare constituie un fond de asigurare. Acesta este creat pentru a păstra informații documentare valoroase în caz de pierdere sau deteriorare a documentelor originale. Simultan cu fondul de asigurare, se creează un fond de utilizare, care are sarcina de a înlocui originalele cu copii atunci când lucrează la utilizarea documentelor.
copie Asigurare a unui document deosebit de valoros pe bază de hârtie - este un microfilm negativ al primei generații pe film (fondul de asigurare microfilm), precum și utilizarea fondului - acesta este un microfilm pozitiv (în dublu exemplar) din a doua generație, și anume, realizate din microfilm negativ din prima generație, concepute pentru a lucra cu privire la utilizarea în departamentale, și apoi în Arhivele Statului. Dacă organizația însăși nu poate produce microfilme, ar trebui să contacteze arhivele sau alte instituții care dispun de echipament special.
Inventarul fondului de asigurări se face în patru exemplare, trei dintre acestea fiind transferate împreună cu copii ale fondului de asigurare și fondul de utilizare pentru depozitarea de stat. Inventarul poate fi compilat pentru microfilme ale unuia sau mai multor fonduri. Stocurile sunt numerotate în ordinul brut. Redenumirea copiilor de asigurare este interzisă. Datele contabile sunt înscrise în inventar din cartea de primire și de eliminare.
Navigare după înregistrări
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: