Pentru a asigura păstrarea documentelor, a căror durată de păstrare nu a expirat, o instituție de învățământ trebuie să creeze o arhivă.
Ce documente ar trebui să pun pe depozitul de arhive?
În primul rând, aceste documente sunt o organizație de învățământ, care se face în conformitate cu, și în al doilea rând, aceste documente nu sunt necesare pentru activitățile de zi cu zi, și în al treilea rând, aceste documente pot fi necesare în viitor (de exemplu, acestea pot solicita autorităților de reglementare).
Ce ar trebui să fac dacă aș decide să creez o arhivă?
În primul rând, trebuie să luați un act local, în care să determinați ordinea transferului documentelor în arhiva organizației educaționale și regulile de stocare a documentelor. În al doilea rând, trebuie să pregătească camera în care riscul de deteriorare accidentală a documentelor ar fi minime (fără ferestre, nu la ultimul etaj, distanța maximă de la sistemele de canalizare și alimentare cu apă, temperatura scăzută și umiditatea, prezența de stingătoare de incendiu, usa de incendiu).
Atunci când alegeți o cameră, să fie conștienți de faptul că unele dintre documentele vor fi stocate timp de mai multe decenii (de exemplu, documente de personal), astfel încât acestea trebuie să fie protejate împotriva ciuperci (mucegai), adică Necesită ventilație forțată (aer condiționat) și curățare sistematică.
Ce ar trebui să precizez în Regulamentul privind păstrarea documentelor în arhivă?
1) procedura de examinare a documentelor (valoare și relevanță, criterii de evaluare, responsabilitate, frecvență, calendarul stocării);
2) procedura de acceptare a documentelor de păstrare;
3) procedura de distrugere a documentelor, a căror perioadă de depozitare sa încheiat.
În actul local este de dorit să se precizeze datele pentru efectuarea tranzacțiilor cu documente (de exemplu, examinarea documentelor - ultima săptămână a trimestrului).
În plus, regulamentul trebuie să țină seama de faptul că unele dintre documentele pot fi create în format electronic - pentru astfel de documente trebuie să furnizeze propriile regulamente de depozitare și eliminare.
Cum se clasifică documentele stocate în arhiva unei instituții de învățământ? Opțiune optimă - de la termenul de valabilitate:
- documente cu termen de valabilitate de 10 ani sau mai puțin;
- documente cu o durată de depozitare mai mare de 10 ani și cu un termen de valabilitate permanent.
Documente separate sunt necesare pentru a nu distruge accidental un document cu un termen de valabilitate permanent.
De exemplu, cele mai multe contracte (contractele de stat (municipale)) trebuie să fie păstrate cel puțin cinci ani după expirarea (de exemplu, un contract de furnizare de bunuri, datorii financiare, de leasing auto și servicii de transport, un acord privind asistența medicală (în special, să dețină examinarea medicală a lucrătorilor) și alt contract de servicii cu plată). Cu toate acestea, unele contracte au o viață permanentă raft - este practic acorduri care vizează eliminarea de proprietate (de exemplu, bugetul instituției de învățământ cu permisiunea fondatorului vinde autobuze).
Unde se stochează documentele?
Cea mai bună opțiune - rafturi metalice cu ușile (este de dorit ca ușile să fie blocate cu o cheie). Dacă există o mare nevoie de sistematizare a documentelor, dulapurile cu sertare pot fi utilizate pentru depozitare.
Alte articole după subiect
Navigare după înregistrări
Bună ziua Alexandru! Cel mai recent, mesajul nostru de e-mail a început să primească scrisorile, dar acestea sunt foarte utile în lucrare. O mulțime de noi și utile. Mulțumesc foarte mult.
Alexander! Alo
Vă mulțumim mult pentru asistența acordată atât grădinițelor, cât și școlilor.
În viitor, vom coopera.
Vă mulțumim din nou.
Trimiteți-le prietenilor: