Cum să evitați problemele cu externatorul

Nu amestecați outsourcing cu outstaffing

Uneori, companiile care doresc să încheie un contract de outsourcing, prescriu în ea condiții care sunt tipice pentru angajați. Și acestea sunt lucruri diferite.

În primul caz, comandați performanța anumitor funcții, în al doilea - de fapt, luați angajații altor persoane în leasing.

Cum să evitați erorile: Contractul trebuie să precizeze în mod clar obiectul său - de exemplu, puteți specifica faptul că firma de outsourcing se angajează să furnizeze servicii de asistență juridică, financiară și contabilă serviciilor de asistență pentru clienți. În acest caz, organele de control nu vor avea un motiv să te bănuiască de ceva.

Codul Muncii prevede o serie de excepții. Outstaffing disponibile pentru servicii personale și asistență menaj (Angajăm asistente medicale, bucătari, șoferi), înlocuirea unui membru al personalului temporar absente, care a fost ținută deschisă (de exemplu, în cazul lucrărilor de întreținere a personalului propriu în concediu de maternitate), precum și temporare (nu mai mult de nouă luni) legate de extinderea producției.

În conformitate cu articolul 341 alineatul (2) din Codul muncii, este încă posibilă atragerea studenților externi, a studenților cu normă întreagă, a copiilor unici și a copiilor mari care alăptează copiilor minori, precum și a persoanelor eliberate din instituțiile corecționale.

În cadrul externalizării, contractul reglementează procedura de furnizare a anumitor servicii societății externe. De obicei, astfel de contracte nu specifică angajații specifici care vor lucra. Aceasta este o problemă secundară pentru externalizare. În cazul în care există un nivel ridicat de personal, dimpotrivă, o indicație a unui angajat este o condiție importantă pentru un acord.

Preciza în mod clar obiectul contractului și volumul serviciilor furnizate

În cazul în care obiectul contractului și volumul serviciilor furnizate sunt incomplete sau neclare, clientul riscă: contractul poate fi recunoscut ca fiind neterminat sau exercițiul extern poate să nu îndeplinească obligațiile care par a fi luate în considerare. De exemplu, în cazul în care contractul de externalizare pentru furnizarea de servicii juridice indică faptul că clientul are dreptul de a primi consultări cu contractantul în domeniul dreptului civil și al muncii, atunci contractantul nu va fi obligat să consilieze în sfera penală.

Definirea neclară a obiectului contractului poate duce la probleme fiscale pentru client. Unul dintre riscurile asociate încheierii unui contract de externalizare este nerecunoașterea cheltuielilor pentru aceste servicii în scopuri fiscale. În conformitate cu articolul 252 din Codul fiscal, cheltuielile sunt recunoscute drept cheltuieli justificate și documentate suportate de contribuabil.

Cum puteți evita greșelile: Cum puteți desemna mai mult și mai specific subiectul contractului de externalizare și descrieți mai exact serviciile prestate atât în contract, cât și în certificatul de acceptare a serviciilor prestate. Cu cât o faci mai bine, cu atât este mai probabil ca Biroul fiscal să recunoască costurile dvs. de externalizare sunt justificate.

Asigurați confidențialitatea informațiilor transmise

În ciuda faptului că informațiile care constituie un secret comercial sunt protejate prin lege, condițiile de confidențialitate din contract trebuie specificate în detaliu. La urma urmei, în cazul scurgerilor de informații (în special indicatorii financiari ai companiei, informații despre un produs nou sau o nouă tehnologie), afacerea clientului intră sub atac.

Cum să evitați greșelile: Contractul trebuie să specifice lista informațiilor care constituie secretul comercial, procedura de tratare a acestora, monitorizarea respectării acestei proceduri și procedura de înregistrare a persoanelor care au acces la acestea. De asemenea, trebuie să prevedeți sancțiuni (compensații pentru pierderile suferite, plata penalităților) pentru cazurile de divulgare a informațiilor confidențiale. Responsabilitatea pentru divulgare ar trebui menținută după efectuarea serviciilor.

În practică, sa dovedit a fi eficient să se includă în contract o dispoziție privind sancțiunile ca principală formă de răspundere pentru încălcarea confidențialității. Avantajul unei sancțiuni este că este ușor de recuperat dacă există un fapt de divulgare a informațiilor confidențiale. Astfel, nu este necesar să se demonstreze dimensiunea reală a daunelor cauzate (spre deosebire de pierderile).

Precizați termenele limită pentru depunerea lucrărilor și ordinea de raportare a externalizatorului

Outsourcing-ul durează de obicei o lungă perioadă de timp, iar funcția transferată presupune adesea întregul complex de lucrări necesare pentru a obține rezultatul. Unii contractori lipsiți de scrupule încearcă, în toate privințele, să evite raportarea pe etape intermediare, tragând sau chiar sabotând furnizarea de informații.

Cum să evităm greșelile: "predarea mâinii" infinită poate fi minimizată prin includerea în condițiile contractului a momentului livrării etapelor individuale de muncă, precum și a ordinii de responsabilizare a clientului de către externalizator. În plus, părțile la contract ar trebui să efectueze periodic o reconciliere reciprocă cu privire la serviciile furnizate.

Dacă externalizatorul ți-a provocat daune, ar trebui să-l compenseze

Cui clientul nu și-a transferat funcțiile, el este responsabil față de contractori și de stat însuși. Acest lucru este valabil mai ales când externalizați funcțiile contabile. De exemplu, dacă o companie nu a depus o declarație fiscală la timp sau nu a evaluat incorect valoarea impozitului, contribuabilul va fi responsabil.

Cum să evitați eroarea: Scrieți în contract faptul că toate pierderile cauzate de vina agentului extern trebuie să fie compensate de el. Este logic să se prescrie mărimea sancțiunii din contract (dimensiunea sa trebuie să fie rezonabilă, ținând seama de posibilele riscuri asociate activităților personalului implicat). În cazul în care suma prejudiciului real depășește cuantumul pedepsei, clientul va putea să recupereze daunele într-o sumă mai mare.

Coperta fotografiei: Nguyen Huy Kham / Reuters

Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare