Planificarea zilnică și săptămânală a angajaților

cărora: proprietari, directori de top, manageri

Marja de eficiență a companiei dvs., sau "Secretul Polishinel"

Fiecare dintre noi, lideri, ne gândește: cât de mult puteți crește productivitatea muncii? Datele obținute empiric în compania mea au arătat că, după implementarea planificării zilnice și a rapoartelor, eficiența echipei a crescut

Nu este un secret faptul că, în medie, compania rusă angajată își petrece munca la cel mai bun timp de 3-4 ore pe zi din 8. Cu toate acestea, toți pretind că ar trebui să fie așa. Managerul este mulțumit de performanțele sub formă de activitate violentă, de îndată ce aperează în biroul cuiva.

Concluzia este banală și, în același timp, terifiant în simplitatea ei: de a crește eficiența de afaceri cu 40%, suficient pentru a se asigura că angajații au lucrat cel puțin 6,5 - 7 ore pe zi (da, opt - aceasta este acrobatie!).

Planul zilnic și raportul - test continuu pentru adecvarea profesională a angajaților

Dar cum să înțelegeți: cine dintre angajați discută în rețelele sociale și cine produce rezultatul în mod continuu? Stând în picioare în spatele tău? Imposibil! Aici, planurile zilnice de lucru și rapoartele privind munca depusă sunt obligatorii pentru fiecare angajat.

În cazul în care, foarte pe scurt sensul planurilor de rapoarte zilnice și este după cum urmează: Un angajat al unui plan de lucru pentru fiecare zi în funcție de ziua de 8 ore și rapoarte la sfârșitul zilei de lucru pentru fiecare execuție sarcini (timpul scurs, rezultat, etc.).

Orice tehnologie bună are avantaje pentru ambele părți. Să vorbim despre asta.

Avantajele planului zilnic pentru companie

• Sarcinile sunt rezolvate de către angajați în funcție de priorități (luând în considerare cerințele de afaceri ale companiei) și nu conform principiului "dorință", "mai ușor" și "mai interesant".
• Probabilitatea "timpului inactiv" al angajatului tinde să fie zero. Întotdeauna există probleme în rezervă. În cazul în care "simplu" și va apărea, este vizibil în avans.
• După ce ați analizat planurile, puteți să eliminați imediat sarcina "îndepărtată de la deget" și să o înlocuiți cu informații utile, relevante și relevante.
• Atunci când o persoană planifică o afacere pe baza a 8 ore de lucru și știe că în acest timp va exista cerere, probabilitatea "pierderii goale a timpului" scade considerabil.

Avantajele unui plan zilnic pentru un angajat

Actualizarea personală și profesională serioasă: abilitățile de planificare sunt extrem de importante în toate domeniile, iar viața în afara muncii nu face excepție.

Agenda zilei

În viitor, vom vorbi doar despre principiile planificării zilnice și săptămânale și cerințele pentru planuri. Unele articole sunt dedicate:

Eficiența personală a managerului

De asemenea, folosesc tehnologia de planificare zilnică și rapoarte în munca mea. Mă refer la mine - luați-o în arme dacă nu trebuie să raportați nimănui. Datorită acestui fapt, eficacitatea personală a crescut de 2 ori (o glumă!). Includând pe seama îndeplinirii mai multor sarcini prioritare, pentru că m-am ocupat de cei care au venit în minte.

Și înțelegere foarte utilă. Când începeți să planificați, este mult mai ușor să gândiți la planul planului: este aceasta sarcina dvs., nu este mai bine să o delegați? Când sarcina a început deja și la jumătatea implementării sale a fost realizată: ar fi bine să le delegăm - "lăsarea" ei este deja mult mai dificilă.

Implementarea tehnologiei și implementarea planurilor zilnice

Aș dori să vă atrag atenția asupra faptului că este necesar să se monitorizeze punerea în aplicare a planului, termenii sarcinilor implementate și calitatea rezultatelor.

Mulți manageri "și-au rupt dinții" atunci când încearcă să pună în aplicare planuri zilnice și rapoarte, și de aceea:

Recomandări pentru organizarea planificării zilnice: o reglementare pregătită pentru implementare

Organizarea procesului de procesare a fluxului de sarcini de la angajat

Sarcina, care durează mai mult de 3 ore (cu excepția participării la evenimente și întâlniri), este împărțită în mai mici, care sunt date ca fiind cele inițiale.

Bonus: un exemplu de tabel cu priorități pentru angajați

Pentru a obține un exemplu de tabel prioritar, prin care angajații își gestionează propria planificare, efectuați 2 pași simpli.

Cerințe privind formatul de introducere a sarcinilor în plan

• Fiecare angajat adaugă planului o listă orientativă a sarcinilor sale (descrierea succintă a sarcinii + timpul planificat pentru implementare). Planul include următoarele sarcini:
  
  
  
  
  
  
  • Planificate în cadrul proiectelor;
  • Primit mai devreme sub formă de sarcini individuale (verbal, prin poștă, skype, etc.). Dacă sarcina se află în sistemul extern de setare a sarcinilor, atunci trebuie să adăugați o legătură URL la această sarcină; atunci când primești o sarcină (verbal, prin poștă, Skype), trebuie să te înscrii în planul tău de lucru. În acest caz, toate cerințele pentru formatul sarcinilor sunt aplicabile.
  • Planificate de către angajat să se pună în aplicare din proprie inițiativă.
• La fiecare sarcină este necesar să se precizeze:
  • Numele sarcinii. Ar trebui să reflecte ce acțiuni și cu ce obiect este necesar să le îndepliniți. Este recomandabil să se folosească cazul nominativ și starea imperativă a verbului pentru substantive. Acest lucru facilitează foarte mult căutarea ulterioară între toate sarcinile. Exemplu: Elaborarea reglementărilor: planificare ("dezvoltă" - dispoziție imperativă, "regulament: planificare" - caz nominativ).
  • Timp planificat pentru executare. Exemplu: Faceți o cotație: 2 ore 30 minute
  • Termenul limită (termenul limită pentru finalizarea sarcinii). Dacă nu puteți determina sarcinile de termen limită, - contactați-vă imediat supraveghetorul.
  • Un scurt plan pentru implementarea acestei sarcini. Adăugați referințe la algoritmii prin care intenționați să acționați și / sau un plan de acțiune scurt. Lipsa unui corp scurt plan de sarcină generează o mulțime de întrebări atunci când se discută planul de lucru și riscul ca problema se va face mod ineficient / non-optime, sau făcut nu este de 100% și / sau necesită reprelucrare.
  • Prioritatea. Antreprenorul o determină independent prin reguli formalizate separat. Dacă nu se poate determina, este necesar să contactați supraveghetorul imediat.
• Dacă angajatul vede "insuficiența" resurselor sale pentru sarcina în mână, trebuie să informeze imediat directorul de sarcină și supraveghetorul său imediat despre acest lucru.

Planul zilnic de lucru

• Planul ar trebui să fie creat pe baza planului săptămânal și a sarcinilor operaționale viitoare (înainte de punerea în aplicare a planificării săptămânale: pe baza sarcinilor cunoscute pentru această zi).
• Planul pentru a doua zi este întocmit înainte de sfârșitul zilei de lucru.
• Timpul planificat pentru activitățile zilnice este calculat:
  • pentru angajații de birouri, bazat pe 8 ore minus timpul normal pentru rezolvarea problemelor de forță majoră și de forță majoră (pentru managerii de proiect: 7 ore - planificate, 1 oră - pentru rezolvarea sarcinilor primite). Timpul planificat pentru sarcină poate varia în funcție de ziua săptămânii și de alte condiții.
  • pentru liber profesioniști - o limită de timp zilnică, stipulată în discutarea termenilor de cooperare.
• Planul pentru o nouă zi este plasat în partea superioară a planului pentru ziua precedentă (dacă pentru planuri folosim documente text).
• În cazul în care o zi merge mai mult de 4 ore în neprogramată (în raport cu proiectul de plan) obiective, sau devine evident că sarcina actuală nu poate fi realizat planuri de proiect, imediat făcut cunoscut de management (cel târziu în ziua următoare).

Un exemplu de plan zilnic (o captură de ecran de la Bitrix24)

Exemplul arată planul pe care angajatul îl creează în sistemul Bitrix24. Imaginea de ecran afișează numai primele șase sarcini, restul - nu se potriveau pe ecran. Coloane dedicate: 1 - numele sarcinii; 2 - termenul de finalizare; 3 - timpul de execuție planificat.

Trecerea la planificarea săptămânală

După ce stăpânesc planurile zilnice, angajații sunt transferați la planificarea săptămânală. În acest caz, planificarea zilnică este menținută, dar este mult mai simplă, pentru că În planul săptămânal, sarcinile sunt împărțite pe zi. Dacă nu sunteți angajat în planificarea zilnică cu subordonații, probabil vă planificați săptămâna ca în imaginea de mai jos.

Principalele avantaje ale planificării săptămânale:

• orizont de planificare mai mare comparativ cu o zi
• economisind timpul angajatului și economisind timp pentru manager

Plan de lucru săptămânal

• Cum de a face un plan?
  • Treceți prin toate planurile lunare pentru proiecte, luați o listă de sarcini cu termenul limită înainte de sfârșitul săptămânii + 5 zile.
  • Deschideți planul de lucru lunar și scrieți o parte din lucrarea de acolo.
  • Pentru a introduce în planul săptămânal sarcinile operaționale (cunoscute sau stabilite de către manager).
• Planul pentru noua săptămână ar trebui să se facă în ultima zi lucrătoare din săptămâna anterioară (de obicei vineri).
  • Sarcinile trebuie planificate pentru întreaga săptămână de lucru, ținând cont de rezerva de timp pentru deschidere (determinată individual pentru fiecare post).
• Planul de elaborare a săptămânii trebuie clarificat (pe baza informațiilor primite în weekend și în dimineața primei zile lucrătoare) în prima zi lucrătoare a săptămânii, până la ora 12:00 (de obicei luni)
• Pentru specialiștii care au un nivel scăzut de muncă "neprevăzută" (lucrări de întreținere a locației, managementul promovării proiectelor) o săptămână ar trebui să fie planificată fără a lua în considerare munca neprevăzută.
  • pentru că atunci sarcinile și "neprevăzute" - pot sau nu să fie.
  • în cazul în care planul nu este executat din cauza faptului că următoarele primit „noi“ provocări pe care o parte din sarcinile planului pot fi transferate săptămâna viitoare.

Automatizarea planurilor zilnice și săptămânale

Cea mai populară întrebare este: "În ce formă ar trebui planificați subordonații?" În mod ideal, planurile ar trebui făcute sub formă de sarcini în sistem, unde în viitor vor fi urmărite până la momentul executării și vor fi generate rapoarte. În opinia mea, pentru astăzi, sistemul Bitrix24 este cel mai potrivit pentru acest lucru.

Răspunsuri la întrebările frecvente privind planurile zilnice

Cum de a stabili sarcini, dacă directorul executiv nu este direct subordonat conducătorului?

Fie obțineți autoritatea de a stabili astfel de sarcini în cadrul unei subordonări a proiectului, fie de a accepta adăugarea sarcinii la directorul executiv imediat.

Este important să vă amintiți: timpul nu este cauciuc. Când vine o nouă sarcină, aceasta "împinge" din plan altă sarcină. Prioritățile în alinierea sarcinilor sunt o chestiune de competență a supraveghetorului imediat.

Se pare că acest sistem introduce "control total" asupra muncii unui subordonat? Acest lucru trebuie făcut de supraveghetorul său. Și acest conducător ar trebui supravegheat de către capul său?

Șeful supraveghează întocmirea planurilor subordonaților săi imediate (de exemplu: șeful departamentului analizează planurile angajaților departamentului), dar nu neapărat în fiecare zi. Pentru angajații loiali (în termen de 1 an de la începerea introducerii administrării regulate a altor persoane din compania dvs. nu va rămâne), frecvența verificării poate fi de 1 dată pe 3 zile, 1 dată pe săptămână.

Depinde foarte mult de poziția și experiența unui anumit angajat. De asemenea, de la tipul de planificare care se utilizează în plus față de planurile zilnice și săptămânale: planificarea lunară pentru proiecte, planuri strategice pentru proiecte. Dacă pentru unii dintre angajați aveți nevoie de un "control total" constant, întrebați-vă întrebarea: "Aveți nevoie de un astfel de angajat?"

Unii manageri nu doresc să se monitorizeze zilnic, pentru că este nevoie de timp și atenție

Este important să evaluați dacă există o "înclinare" în compania dvs. pentru ca managerii să lucreze la "producerea rezultatului". În primul rând, managerul trebuie să aloce timp pentru gestionarea subordonaților. producerea acelorași rezultate - în al doilea rând și în conformitate cu principiul rezidual al timpului. Dacă acordați managerului suficient timp pentru management și în același timp încă încearcă să producă rezultate cu propriile sale mâini, în timp ce subordonații săi sunt cool - acesta este un specialist bun, dar un lider rău.

Servicii recomandate ale "Open Studio"

Articole similare

• Detectorul de minciună pentru verificarea angajaților - articole utile pentru solicitant

• Magazin - afaceri pentru afaceri - cum se stabilește valoarea salariilor pentru un angajat

Trimiteți-le prietenilor: