Proprietățile documentului
Documentul are un număr de proprietăți care sunt unice pentru acesta, distingându-l de alte obiecte de informare. Întrucât în documentele de gestionare a documentelor se identifică documentul și informațiile documentate, proprietățile documentului sunt dezvăluite prin proprietățile inerente informațiilor documentate.
Prima proprietate a informațiilor documentate este fixitatea sa. Această proprietate vă permite să stocați informații în forma lor primară neschimbată, să le acumulați, să transmiteți în timp și spațiu și să le reutilizați.
A doua proprietate a informațiilor documentate este primatul. Este documentul și numai documentul care conține informațiile primare, informațiile "de la prima gură" și "prima mana" despre fapte, evenimente, fenomene din viața reală. Supremația informațiilor documentate asigură disponibilitatea celorlalte proprietăți de obiectivitate și fiabilitate.
A treia proprietate a informațiilor documentate este subiectivitatea sa. În ciuda faptului că informația documentată este primară, prima dovadă a evenimentelor care au avut loc, faptele care au avut loc, fenomenele observate, reflectă interpretarea lor subiectivă de către persoana care este creatorul documentului.
Proprietatea principală a documentului este forța juridică. Aceasta este o proprietate distinctă a documentului, care o deosebește, împreună cu primatul informațiilor înregistrate de alte obiecte de informare.
Forța juridică a unui document este o proprietate a unui document oficial comunicat de acesta prin legislația în vigoare, competența organismului care a emis-o și procedura stabilită pentru înregistrare. Această proprietate vă permite să utilizați documentul pentru scopurile pentru care a fost creat.
Forța juridică a documentului este legată de celelalte proprietăți, cum ar fi autenticitatea, duplicitatea, duplicitatea.
Document duplicat - oa doua copie a documentului original care are forță juridică.
O copie a documentului este un document care reproduce pe deplin informațiile din documentul original și toate elementele sale externe sau o parte din ele care nu are forță juridică. O copie certificată a documentului este o copie a documentului care, în conformitate cu procedura stabilită, prezintă condițiile necesare, dându-i efect legal. Extras - o copie a unei părți a documentului, emisă în conformitate cu procedura stabilită.
O proprietate importantă a informațiilor documentate este completitudinea acesteia, adică cantitatea necesară de informații care face posibilă luarea unei decizii eficiente cu privire la o anumită problemă, pentru a face concluziile așteptate. Completitudinea informațiilor este determinată ca corelație optimă a informațiilor necesare și obținute. Completitudinea informațiilor exclude redundanța, ceea ce duce la o creștere a volumului de informații din cauza datelor inutile sau dublate.
O altă proprietate importantă a informațiilor documentate este disponibilitatea acestora. Pe de o parte, disponibilitatea informațiilor documentate este în concordanță cu principiile unei societăți democratice, în care fiecare cetățean are dreptul de a primi informații. Pe de altă parte, unele documente din societate conțin informații, a căror divulgare poate dăuna statului, organizației sau persoanei private, creează o amenințare la adresa bunăstării și securității lor. Astfel de documente au o altă proprietate opusă - confidențialitatea.
Confidențialitatea implică limitarea accesului la informațiile despre documente de către o gamă restrânsă de indivizi eligibili. Printre aceste documente se numără documente care conțin secrete de stat, date secrete și secrete, informații pentru uz oficial, date cu caracter personal etc.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: