Cele mai comune forme de comunicare organizațională includ următoarele forme de transfer de informații:
Forma orală de transfer de informații. După ce a determinat cine trebuie să știe ce, managerul trebuie să aleagă mijloacele cele mai potrivite de transfer de informații. Forma orală de comunicare oferă o alegere excelentă. Printre caracteristici se numără: structura organizatorică, întâlniri, briefing, comunicare unu-la-unu sau prezentare orală într-un grup.
Principiile generale ale comunicării orale de succes:
· Colectați materiale din cât mai multe surse posibil.
· Scoateți materialul. Părăsiți fapte relevante și relevante, asigurați-vă că toate faptele și cifrele sunt fiabile.
3. Organizația. Creați o prezentare selectând întrebările principale cu date suplimentare și ordonați-le într-o secvență logică;
4. Pregătiți ajutoare vizuale. Folosiți-le pentru a vă menține atenția; Pentru a ajuta angajații să absoarbă informații complexe; pentru a-și confirma argumentele. Suporturile vizuale ar trebui să fie bine "vizibile". Nimic nu deranjează mai mult decât ajutoarele vizuale care nu pot fi citite sau conțin prea multe informații.
6. Prezentare. Verificați totul în avans. Se străduiesc pentru claritate, concizie, simplitate. Păstrați contactul vizual cu ascultătorii. Gestionați-vă sentimentele, încurajați feedback-ul.
Mijloace scrise de transfer de informații. Cuvântul scris are câteva avantaje:
· Va ajuta la înțelegerea mai aprofundată a subiectului, deoarece poate transmite mai multe detalii și complexități private;
· Poate fi transmisă persoanelor care au dificultăți în punerea în aplicare a unei alte variante;
· Poate fi flexibil în ceea ce privește volumul și detaliile individuale, astfel încât cantitatea de informații să poată fi determinată în funcție de nevoile diferiților participanți;
· Vă permite să utilizați o înregistrare permanentă;
· Poate provoca mai puține reacții emoționale decât vorbe.
Reguli pentru comunicarea scrisă de succes:
1. Rețineți cu atenție. O atenție deosebită trebuie acordată:
A) - să știți exact ce vor fi necesare rezultatele și să schimbe stilul, tonul și locația materialului.
B) Cititorul - ce fel de relatie are cu scriitorul si, in functie de aceasta, alege cele potrivite:
- lungimea și domeniul de aplicare al documentului;
- comoditate pentru cititor.
3. Limbajul înseamnă că gândurile exprimate în mod clar nu pot fi de neînțeles. Nu veți greși niciodată dacă folosiți cuvinte disponibile și exacte pentru a vă exprima gândurile.
Metode de comunicare scrisă:
1. Scrisori. Acestea sunt de obicei utilizate pentru mesaje personale, pentru a confirma, de exemplu, întâlniri de afaceri, promoții, schimbări salariale;
2. Memoranda. De obicei folosite pentru probleme mai generale, ele sunt distribuite între un număr de persoane, fiecare dintre ele primind o copie a lui;
5. Manuale și cărți de referință. Acestea sunt utilizate pentru a oferi îndrumări privind politicile și sistemele corporative, astfel încât să se aplice proceduri standard în anumite activități din întreaga întreprindere.
6. Raportul anual. Multe organizații își dau seama că au o responsabilitate față de angajații lor, precum și față de acționari, pentru ai informa despre succesele anuale ale companiei și despre distribuirea veniturilor primite.
Oamenii trebuie să știe în ce măsură corespund acestei organizații, ce contribuție aduce munca lor cauzei comune. Vor să știe cum funcționează compania și care este rolul lor în acest domeniu. Ei sunt, de asemenea, interesați de planurile companiei și de influența pe care o pot avea asupra propriei lor activități. În cazul în care angajații se simt membri cu drepturi depline, ei sunt conștienți de tot ceea ce se întâmplă, apoi, după toate probabilitățile, acestea vor fi o mare responsabilitate morală, nu numai pentru munca lor, ci și pentru organizație ca întreg.
În practică, aceasta înseamnă că un angajat individual ar trebui să știe următoarele:
1. Pe propria lor muncă: scopuri, standarde. Misiuni pe termen scurt; succese, pe măsură ce acestea sunt evaluate; formare, oportunități de îmbunătățire; poziția în ordinea sarcinilor de muncă și relația în interiorul și în afara departamentului; condițiile de plată și de muncă, factorii care afectează siguranța și sănătatea;
2. Despre departamentul dvs.: obiective, planuri, succese, legături cu o organizație mai mare, activitatea șefului și a colegilor săi;
3. Despre compania în ansamblul său: obiectivele companiei, principalele sale activități, succese, principalele persoane din companie, structura companiei, planuri viitoare, posibile schimbări în companie.
Comunicarea verticală eficientă este importantă din alte motive. Îi ajută pe managerii șefi să evalueze motivația și atitudinile morale ale oamenilor la nivelurile de bază ale organizației, răspunsul lor probabil la eventualele schimbări.
Comunicații electronice. Explozia de telecomunicații are o influență directă asupra sistemelor computerizate de informații de management. În prezent, rețelele de comunicații devin tot mai computerizate.
Studiile arată că beneficiile telecomunicațiilor pentru angajați sunt absența distragerii, reducând timpul și banii cheltuiți pentru comunicare. Beneficiile pentru organizație sunt creșterea productivității. Reducerea nevoii de spațiu de lucru. În posibilitatea de a atrage oameni talentați care locuiesc în zone îndepărtate. În creșterea nivelului loialității angajaților.
Dat fiind că procesul de informare acoperă toate departamentele și toate aspectele activităților organizației, este natural. Că activitățile sale depind în mare măsură de eficiența procesului de comunicare. În toate domeniile de management, trebuie să verificați modul în care funcționează comunicarea și cât de eficient este sistemul de comunicații.
Eficiența schimbului de informații se realizează numai atunci când o parte transmite informații, iar cealaltă - o percepe în mod corect. Recent, efectul comunicării este înțeles ca schimbări în comportamentul destinatarului, care apar ca urmare a primirii mesajelor.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: