Deoarece tabelele conțin adesea date duplicate sau similare, Excel oferă instrumente pentru automatizarea intrărilor. Printre instrumentele furnizate sunt: completarea automată, numerele de completare automată și formulele de completare automată.
Pentru a automatiza intrarea datelor text, se folosește metoda de completare automată. Se utilizează atunci când introduceți în celulele unei coloane a liniilor de text din foaia de lucru, printre care se repetă
În timpul introducerii textului în celula următoare, programul verifică potrivirea caracterelor introduse cu liniile disponibile în această coloană de mai sus. Dacă se găsește o potrivire neechivocată, textul introdus este adăugat automat. Apăsând tasta ENTER confirma operația de completare automată, altfel intrarea poate fi continuată fără a acorda atenție opțiunii propuse.
Puteți întrerupe instrumentul de completare automată lăsând o celulă goală în coloană. Dimpotrivă, pentru a utiliza capabilitățile instrumentului de completare automată, celulele umplute trebuie să meargă într-un rând, fără niciun decalaj între ele.
Umplerea cu progresie. Pentru a specifica condițiile pentru umplerea celulelor, trebuie să dați comanda Edit-Fill-Progress. În caseta de dialog Progresiune, selectați Aranjamentul (după rânduri, pe coloane), Tip (aritmetică, geometrică, dată, autocompletă). Unități (numai dacă tipul de dată este ziua, ziua de lucru, luna, anul), valorile limită și pasul sunt setate (este posibilă detectarea automată a pasului). După ce faceți clic pe butonul OK, programul Excel populaționează automat celulele în conformitate cu regulile.
Această operație este aceeași ca și automarea completă a numerelor. Caracteristica sa este necesitatea de a copia link-uri către alte celule. În cursul autocompletului, se ține seama de natura legăturilor din formula: modificarea relativă a referințelor în conformitate cu aranjamentul relativ al exemplarului și original și referințele absolute rămân neschimbate.
Tabelul 1 afișează regulile pentru actualizarea legăturilor atunci când se completează automat de-a lungul unui rând sau de-a lungul unei coloane.
Tabelul 1. Reguli pentru reîmprospătarea legăturilor la completarea automată.
Exemplu de creare a unei diagrame
Să ne uităm la exemplul 1 - Masa kilometrajului mașinii. Conversia tabelului adăugând încă o linie la ea:
Faceți clic pe butonul Următor - se deschide a doua fereastră: sursa de date a graficului. În această fereastră putem adăuga sau șterge datele.
Faceți clic din nou pe butonul Următorul - se deschide fereastra: Parametrii graficului. Alegeți numele diagramei - Kilometrajul vehiculului - și semnătura pe axa Y. Să adăugăm tabelul de date. Eliminăm legenda (Auto 1, Auto 2), deoarece legenda este duplicată în tabelul de date. Lăsați cheia legendei - culoarea diagramelor pentru prima și cea de-a doua mașină. Faceți clic pe butonul Următorul.
În ultima fereastră - Plasarea unei diagrame - selectați destinația de plasare din foaia curentă. După ce faceți clic pe butonul Finalizare, apare diagrama creată.
În diagrama construită este posibilă formarea părților separate: titluri. tabelul de date. zona de construcție - diagrama reală și zona diagramei - zona exterioară care cuprinde atât tabelul, cât și diagrama. Pentru formatare, selectați zona corespunzătoare și faceți clic pe butonul Format. În timpul procesului de formatare, puteți selecta fontul și dimensiunea literelor, grosimea și culoarea liniilor (sau absența lor), culoarea de umplere etc. Ca rezultat, obținem diagrama prezentată.
Pași pentru a crea o diagramă
Să luăm acum în considerare etapele de creare a unei diagrame în detaliu.
Creați o diagramă în patru etape.
Primul pas. Prima fereastră a expertului grafic. numit Tipul diagramei. faceți clic pe butonul din bara de instrumente. Fereastra este formată din două file.
Excel vă permite să conectați tipurile de diagramă create anterior. Pentru aceasta, în fila Personalizat, în zona de afișare, selectați opțiunea Opțional.
După selectarea tipului de diagramă, faceți clic pe butonul Următor.
Al doilea pas. Se deschide următoarea casetă de dialog - Sursa de date diagramă - cu două file. Pe aceste file, puteți rafina zona celulelor cu date pentru a crea o diagramă sau pentru a specifica o altă arie de celule.
Pentru o tabelă care conține cel puțin două rânduri, puteți specifica în ce ordine celulele vor fi căutate în construcția diagramei. Dacă este selectată opțiunea rând rânduri. atunci căutarea internă este efectuată de rânduri, iar cea externă de coloane; și anume Mai întâi, toate rândurile pentru prima coloană sunt sortate, apoi toate liniile pentru a doua coloană și așa mai departe. Numele de coloane sunt folosite ca semnături pentru axa X. În exemplul de mai sus, opțiunea Rânduri este setată în rânduri. prin urmare, o căutare se face prima dată luni pentru prima și a doua mașină, apoi marți, etc. Numele zilelor din săptămână sunt folosite ca semnături.
Dacă opțiunea Rânduri este specificată în coloane. atunci căutarea internă se face pe coloane și pe linii externe; și anume în primul rând, toate coloanele pentru primul rând sunt sortate, apoi toate coloanele pentru al doilea rând și așa mai departe. Ca etichete pe axa X, se folosesc numele liniilor. Dacă această opțiune este setată în exemplu, atunci în diagramă toate runurile primei mașini și apoi a doua vor fi prezentate mai întâi.
Al treilea pas. În următoarea casetă de dialog - Opțiuni diagramă - sunt definite detaliile graficului. În tabele diferite, în special, se stabilește dacă pe diagramă apare o legendă, un tabel de valori și un titlu de diagramă.
În fila Titlu, puteți introduce numele graficului și axele coordonatelor.
În fila Axă, puteți specifica dacă axa este afișată în diagramă sau nu și puteți determina și natura etichetelor pentru etichetele axei X.
Fila Line Grid vă permite să comandați un afișaj de rețea care simplifică foarte mult comparația valorilor afișate în diagramă. Pentru fiecare axă, puteți seta modul pentru afișarea numai a liniilor principale sau principale și auxiliare pe ecran.
Fila Legendă este utilizată când trebuie să explicați diagrama. În zona de plasare, puteți selecta poziția legendei. De asemenea, puteți muta legenda cu mouse-ul.
Fila de scriere a datelor vă permite să plasați etichetele pe grafic însuși, de exemplu, în apropierea barelor de pe bara de diagramă sau în apropierea punctelor de pe diagrama barei. În zona Signature Value, sunt afișate variantele de semnătură, în funcție de tipul de diagramă selectat. Dacă doriți să introduceți etichete de date, puteți afișa, de asemenea, cheia de legendă de lângă acestea.
Folosind fila Date, puteți introduce un tabel de date sub grafic. În acest tabel, sunt afișate datele inițiale ale diagramei. Tabelul este plasat în așa fel încât datele să apară în conformitate cu rubricile axelor X de sub coloanele sau punctele din diagrama asociată acestora. De asemenea, puteți introduce o cheie legendă în anteturile rândului de tabelă.
Cel de-al patrulea pas este plasarea diagramei. În cea de-a patra fereastră a Expertului grafice, puteți alege să plasați graficul pe foaia curentă a tabelului sau pe o foaie separată.
O diagramă complexă și saturată este cea mai bună plasată pe o foaie separată. În acest caz, pe de o parte, este mai ușor să ajustați mărimea acesteia la o foaie standard de hârtie și, pe de altă parte, nu veți avea probleme atunci când o importați în programul PowerPoint.
După ce toate setările necesare au fost finalizate, faceți clic pe butonul Terminat.
Pentru a schimba diagrama, în primul rând ar trebui să fie evidențiată cu un click de mouse. După aceea, în bara de meniu apare un element nou: Graficul. Acest meniu conține comenzi pentru a apela casetele de dialog Wizard Chart. Apelați fereastra dorită, puteți modifica setările graficului.
Formatarea elementelor diagramă
În schema construită, puteți schimba elementele sale individuale: axele de coordonate, rubricile, zona de construcție a tabelului, masa încorporată, liniile de rețea și zona înconjurătoare - zona grafică.
Pentru a formata elementul dorit, trebuie să îl selectați și apoi să deschideți meniul Format și să afișați caseta de dialog. Caseta de dialog pentru formatarea elementului selectat poate fi apelată și prin apăsarea simultană a tastelor
Redimensionarea unei diagrame
Redimensionați și mutați părți ale graficului cu mouse-ul. Trebuie remarcat faptul că granița exterioară limitează câmpul diagramei. Prin urmare, la început este recomandabil să extindeți cadrul exterior și după finalizarea formatării, reduceți-l la dimensiunea dorită.
Trimiteți-le prietenilor: