Descendenții lui Figaro sau cum să găsești un bun secretar
Dacă vă amintiți celebrul Figaro (Beaumarchais personaj de comedie S. „Ziua excentrică sau Nunta lui Figaro“, același care „aici și acolo.“ - prim.avt), a fost un asistent personal la cutie Almaviva și a efectuat o mulțime de o largă varietate de taxe - de la scriind scrisori și activități organizaționale active înainte de a lua anumite decizii în numele șefului său. În timp ce Figaro a avut educația noastră contemporană superior, nu a trecut de formare profesională și seminarii pentru secretari, așa cum este obișnuit astăzi în multe companii, cu toate acestea, cu greu acțiunea graficului au afectat în mod direct onoarea lui hispanic-frizer nu a putut pur și simplu loial, dar chiar reia șeful, respectând în mod fiabil interesele personale. Ei bine, Earl însuși a fost de vină - a subestimat capacitatea lui excesiv de asistentul inteligent!
Actualul director secretar personal al unei firme mari și nu atât - nu este doar mâna dreaptă, și de multe ori un prieten și tovarăș, confident de încredere și de neînlocuit „ambulanță“, și chiar de multe ori - și alter ego. Deși un alt angajator nu este mai degrabă un secretar, ci un baiat banal, un anumit slujitor care exudă servilitatea. Unii caută un secretar pur decorativ, astfel încât clienții și partenerii să invidieze: aici, spun ei, ce fel de model foto face cafeaua mea? În ceea ce privește gusturile, după cum se spune, nu argumentați - fiecare companie are propriul stil de conducere, propriile standarde corporatiste. Dar rămâne încă întrebarea principală: este secretarul personal al capului într-adevăr capabil să devină "confidentul" său în sensul complet? La urma urmei, este tradus ca și cuvântul „secretar“ - nu ca „robot“, „chelner“ sau „câine de pază pentru oaspeții neașteptate.“
Căutând un secretar, fiți vigilenți. Dacă vi se arată activitate excesivă, loialitate excesivă și doar o dorință arzătoare de a obține cu siguranță locul dorit - aveți grijă! Un adevărat maestru de meseria lui, așa cum se spune, „adevărat asistent“, știe întotdeauna în valoare lui și nu va fi atât de deschis impune-te angajatorului. El, cel mai probabil, vă va completa cu întrebări pentru a înțelege în mod clar de la început, unde a ajuns și poate fi pe deplin realizat în termeni profesioniști.
Atunci când un solicitant arată loialitatea excesivă și deja la interviu insistă cu fervoare că dorește să lucreze în compania dumneavoastră, atunci este cel mai probabil, doar o dovada a frivolitate sale personale, o anumita imaturitate sau doar lingușirea banală. Desigur că o astfel de candidat nici măcar nu intenționează să rămână în compania dumneavoastră suficient de mult timp, doar de gând să „sta“ un propria criză profesională. Se grăbește, ca o regulă, cât mai curând posibil să înceapă munca. Se poate ca ea atrage salariul care este foarte în timp util pentru a accelera în concediu de maternitate sau de a începe un tratament pe termen lung a unei boli grave. Deci, dacă sunteți deja în etapa interviului solicitantului cu umilință te priveste in ochi cu un catelus pentru un nou devotament, solicitați mai întâi să-l susțină în mod specific dorința atât de lăudabilă de a lucra în compania dumneavoastră cât mai multe detalii posibil. Exclusiv ca un test.
Sau, să spunem, un candidat pentru secretari demonstrează deja o independență excesivă la interviu? Aceasta este o calitate alarmantă - soarta revoluționarilor "a la Che Guevara", dar nici un secretar serios de lovituri revoluționare nu așteaptă. Este important pentru companie ca asistentul să poată nu numai să patrona liderul, ci și să-și îndeplinească în mod clar toate instrucțiunile. Prin definiție, această persoană este gata să fie constant în dependență personală. Secretarul real este întotdeauna flexibil, cunoaște bine toate subtilitățile personajului șefului favorit și, prin urmare, se poate adapta cu ușurință la ele.
Un potențial concurent pentru postul de secretar de la prag spune că se așteaptă o creștere rapidă a carierei? Este clar că soldatul care nu visează să devină general este rău. Într-adevăr, din cauza asistentului administrativ ambițios, muncitor și aderență a ieșit o mulțime de directori administrative de înaltă calitate și alte „top“. Dar numai pentru moment. Secretarul nu trebuie să fie prea încrezător în sine și să se bazeze doar pe ceea ce se va produce în acest moment directori. stima de sine ridicat la biroul de secretariat și dăunătoare, că acești lucrători, uneori, își asume responsabilitatea mai personal decât ar trebui să rang, sau în urmărirea unor scopuri pur personale uita de interesele companiei sale. Aproape o astfel de persoană persistă în compania dvs. pentru mult timp.
Și o natură emoțională inutilă, cu o "organizație nervoasă delicată" excepțională - secretarii sunt chiar mai inutili. Acestea sunt supuse unor stresuri și tulburări regulate, astfel încât dezechilibrul lor va împiedica numai dvs. și angajații dvs. să se concentreze și să lucreze productiv. De ce faci fete musulmane de la institutul fetelor nobile, cu ochii veșnic sfâșiați de lacrimi și nasuri înfundate? În primul rând, încercați solicitantul pentru rezistența la stres. Alegeți numai unul care nu este pierdut în circumstanțe dificile, știe cum să se comporte în mâini și are o minte rece. Un asistent manager profesionist se concentrează nu pe probleme, ci pe găsirea soluțiilor.
Criteriul cheie în alegerea unui secretar este personalitatea liderului însuși. Fiecare șef are propriile sale cerințe personale pentru secretar și o viziune a sarcinilor sale de serviciu, și, observați, nu există cerințe pentru "drept" sau "greșit". Doar pentru unul este mai important ca asistentul său să devină confidentul său. Apoi, pe primul loc vin calități precum restrângerea și tratarea corectă a oricărei informații confidențiale. Cealaltă este necesară în persoana primului asistent pentru a obține un adevărat partener de lucru, un înlocuitor fiabil și calitativ pentru anumite probleme. În acest caz, competența profesională este deja crucială. Cel de-al treilea cap dorește ca secretarul său să fie bun pentru a face cafea bună exact așa cum îi place.
Secretariatele primare ale firmelor sunt împărțite în mod convențional în trei tipuri: "secretar tradițional", "secretar avansat" și "asistent de conducere". Tradiționalul este obligat să îndeplinească un set limitat de funcții care necesită, în principiu, doar performanțe, organizarea finală și cunoașterea simplă a regulilor și a descrierilor postului. Cel mai avansat ar trebui să fie deja suficient de competent pentru a lua decizii independente cu privire la o serie de probleme. Asistentul de conducere este un asistent care poate nu numai să ajute în viața cotidiană de rutină, ci și să preia o parte din munca șefului său.
În mod ideal, șeful de rang înalt ar trebui să aibă doi asistenți: Clerk, care efectuează documente de rutină, apelurile telefonice și alte lucruri care necesită o ședere permanentă în birou și un asistent personal-referent tehnic. Acest asistent organizeaza pe deplin ziua lucratoare a sefului, planuieste intalnirile sale, intalnirile de productie si calatoriile de afaceri. Puteți să vă bazați întotdeauna pe el și, dacă întârziați, iar o programare este programată la birou, el va găsi ce trebuie să facă cu oaspeții. După cum a spus faimosul Jane Fonda, "Biroul poate lucra fără un șef, dar nu fără un secretar".
"Din plictiseală - toate mâinile ..."
Un asistent profesionist extrem este un "soldat universal", care poate face mult în management și administrare. Activitatea managerului implică luarea deciziilor. Lucrările pregătitoare pentru aceasta, precum și implementarea calitativă a acestor decizii, sunt efectuate de asistent. 70% din munca șefului este o rutină. Asistent-profesionist poate rezolva destul de repetat, probleme regulate pentru cap. La urma urmei, lucrand in tandem cu seful, invata logica si principiile luarii deciziilor optime.
Capul petrece mult timp pe comunicarea orală cu subordonații săi: întâlniri, întâlniri, întâlniri de planificare, furtuni de creier. Asistentul trebuie să le asiste, să ia decizii, să le monitorizeze punerea în aplicare, să le reamintească instrucțiunile. În absența unui superior sau atunci când este foarte ocupat, un asistent personal îl poate reprezenta la o întâlnire - și poate furniza o informație importantă echipei în numele șefului. Apropo, unii manageri au încredere în asistenții lor pentru a supraveghea proiectele individuale - desigur, toți participanții lor ar trebui să fie informați despre acest lucru.
Piatra de poticnire: comisioane personale
Asistentul trebuie să îți îndeplinească sarcinile personale? În descrierea postului, un astfel de articol este o raritate, dacă este deloc. Dar orice manager dorește ca asistentul său să creeze condiții de muncă confortabile pentru el și, uneori, el oferă și "ajutor informal". Pregătiți-vă asistentul pentru acest lucru de la început. El trebuie să știe că, dacă vrei să faci ceva pentru scopuri de afaceri - de exemplu, pentru a găti o cafea sau du-te pentru tine la farmacie pentru tablete dureri de cap, astfel încât să puteți lucra în mod normal, atunci ar trebui să fie făcut în mod sumar. Instalarea pentru secretar este următoarea: toate comenzile legate de muncă trebuie să fie executate.
Și ce se întâmplă cu misiunile personale care nu sunt direct legate de lucrare? Timpul este principala resursă a liderului, pentru el împărțirea timpului în afaceri personale și de afaceri este mai degrabă condiționată. Prin urmare, este foarte posibil, dacă este necesar, să solicite secretarului-cumpăra bilete în vacanță, pregăti unele documente în acest scop, să se întâlnească la stația rudelor sale, și așa mai departe. Personal Assistant - nu doar un coleg de la locul de muncă, dar de multe ori un prieten, dar într-o anumită măsură, chiar și un membru al familiei, la cererea capului, el poate merge cu soția sa la magazine, pentru a găsi o guvernantă pentru copii să scrie seful la coafor, pentru a transporta pantofii în repararea și așa mai departe. Și totuși ... Cu cât secretarul știe mai puțin despre viața personală a șefului, cu atât mai bine!
Secretarul merge mereu pe marginea aparatului. Va face mai mult decât ar trebui, să-și asume responsabilitatea pentru el însuși - apoi, luați o decizie în loc de cap. Va face mai puțin decât este necesar, atunci va schimba o parte din lucrarea sa pe umerii șefului. Trebuie să puteți menține echilibrul!
Deci, ridica un asistent pentru caracterul și stilul de conducere. În plus, secretarul servește întotdeauna ca un "amortizor de șoc" între manager și angajați, ceea ce înseamnă că este foarte important cât de succes este acest "dirijor" al informațiilor și comunicațiilor.
În unele cazuri, un bun ajutor poate deveni cu adevărat dvs. "al doilea sine", "înlocuire echivalentă", "copie de rezervă și promptă". Un secretar rău, pe de altă parte, vă va adăuga probleme, o durere de cap și va agrava problemele de timp.
Așadar, căutați o persoană "substanțială" și nu una formală. Și apoi viața dvs. de birou va înceta complet să înlocuiască viața personală.
mai ales pentru "În timp: ру"
Această funcție este disponibilă numai pentru utilizatorii înregistrați.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: