Cu siguranta nu vei mai veni in minte sa-i spui sefului: "Buna ziua, amice! Cum vă simțiți? "Cu excepția cazurilor rare în care atât conducătorul, cât și prietenul se întâlnesc în față, acest lucru este inadecvat. În același timp, în procesul corespondenței oficiale, ne permitem și mai multe greșeli grandioase. Dar, trebuie să fiți de acord, este necesar să cunoașteți eticheta unei scrisori de afaceri pentru a arăta solidă și a avea o bună reputație. Vom rupe toate capacele care ascund adevărul și vă vom spune cum să comunicați competent cu partenerii de afaceri.
Specificitatea relațiilor de afaceri
Dacă doriți să înțelegeți cum să scrieți în mod corespunzător scrisori pentru muncă, trebuie să știți ce comunicare de afaceri este diferită de cea obișnuită. Ca oricare altul, acesta include schimbul de informații, interacțiunea și percepția reciprocă. Dar principala caracteristică a comunicării de afaceri este că în ea nu există practic nici o componentă personală. De exemplu, la locul de muncă sau în orice organizație de stat, practic nu arătăm nici o particularitate de caracter specifică pentru noi: nu glumește, nu striga, nu dansa etc. ... Dimpotrivă, ne-am pus pe masca unui om calm, politicos și de afaceri, pe care nu îl puteți rupe.
În comunicarea de afaceri, emoția nu este locul. Niciunul dintre partenerii, colegii sau clienții dvs. nu vă va potrivi, dacă brusc începeți să plângeți sau să faceți salt pentru bucurie. Nu, desigur, nu sunteți un robot, ci ceva aproape de el. Cel puțin, trebuie să eviți emoțiile luminoase și profunde.
O altă caracteristică a comunicării de afaceri - nu poate fi oprită atunci când doriți. Adică, în viața normală, acest lucru se întâmplă, de exemplu, atunci când vorbiți cu soacra sau cu părinții. Dar în sfera profesională, nu puteți pleca dacă clientul sau partenerul de afaceri vă întreabă ceva. Și, de asemenea, să ignorați scrisorile, mesajele și apelurile sale - există riscul de a-și pierde slujba după acestea. Acesta este motivul pentru care diversele cerințe pentru posturile vacante de linie atât de populare cu privire la nivelul de stres și să lucreze ca o echipă, pentru că în mediul de afaceri trebuie să facă față și să se ocupe cu tot felul de oameni.
Comunicarea de afaceri are întotdeauna un scop. Dacă în bucătărie cu prietenii tăi vei discuta doar (deși are și propriile nevoi), atunci la serviciu te întâlnești cu anumiți oameni cu o idee destul de clară. Aceasta poate fi o discuție despre proiect, planificarea activității organizației pentru următoarele șase luni sau altceva. În consecință, această caracteristică formează natura comunicării de afaceri: matură, "uscată", rapidă, clară și fără abateri lirice. Cel puțin, așa sunt lucrurile în cele mai multe situații.
Eticheta generală a unei scrisori de afaceri
În mod firesc, discursul scris este foarte diferit de cel oral: în el nu aveți ocazia să plasați accente intonaționale. Iar normele de etichetă sunt mult mai mari în acest caz - cel puțin așa se pare în momentul în care decideți să scrieți o scrisoare de afaceri.
Cu toate acestea, poșta obișnuită este folosită din ce în ce mai mult pentru a nu trimite scrisori, ci pentru a trimite contracte și alte documente de afaceri. Comunicarea este la mila corespondenței prin e-mail. Apropo, în cazurile în care trebuie să rezolvați rapid o întrebare și este potrivit, adresele și felicitările din fiecare mesaj repetat pot fi omise. Dar prima literă, într-un fel sau altul, ar trebui să înceapă cu o construcție cum ar fi: "Bună ziua, draga Ivan Ivanovici ...".
În domeniul alfabetizării (în special al afacerilor), alfabetizarea este deosebit de importantă. Când vorbiți doar cu o persoană, este suficient doar pentru a evita erorile de vorbire intenționate și rudimente, stabilind corect stresul. În aceeași scrisoare, toate lacunele în cunoașterea limbii rusești pot deveni evidente. Prin urmare, dacă nu vă simțiți încrezător în cunoștințele personale, înainte de a trimite scrisoarea, este mai bine să verificați din nou erorile gramaticale. Nu uitați să scrieți începutul propoziției cu o majusculă și să aranjați punctuația, deoarece fără ea poate fi foarte greu să înțelegeți semnificația mesajului. Utilizați omisiuni și puncte pentru a structura textul.
Vorbind despre stilul de comunicare, nu uitați că scrisoarea dvs., în primul rând, ar trebui să fie "lizibilă". Adică, se recomandă evitarea structurilor complexe pe mai multe niveluri și cuvinte suplimentare (cu excepția cazului în care sunteți avocat sau este necesar în corespondență). Aducă exemple live, diluează textul cu diagrame și diagrame - acest lucru face ca informațiile să fie mai vizibile și mai ușor de înțeles. Limba corespondenței de afaceri, spre deosebire de cea obișnuită, adesea abundă de jargonul profesionist și de clichete - aceasta este norma etichetei.
Nuanțe de corespondență de afaceri
Mai sus am vorbit despre eticheta generală a corespondenței de afaceri. Cu toate acestea, există nuanțe multiple, a căror descriere nu este valabilă pentru un articol separat, ci pentru o carte întreagă. Am selectat în mod special cele mai populare și reale caracteristici ale unei scrisori de afaceri pentru dvs. Vă sugerăm să vă familiarizați cu ei.
Structura scrisorii de afaceri
Ca oricare alta, scrisoarea de afaceri are propria sa structura clara. Numai dacă în mod obișnuit poate varia foarte mult de la caz la caz și în funcție de dorința dvs., atunci în mesajul de serviciu există reguli destul de stricte pentru scriere. În același timp, nu există un standard unic pe care să fie elaborate majoritatea scrisorilor - de regulă, fiecare companie are norme proprii. Cu toate acestea, vă oferim în atenția dumneavoastră cele mai generale principii de elaborare a unei scrisori electronice de afaceri care va fi relevantă în nouăzeci la sută din cazuri.
- Scrisoarea "Hat", corespunzătoare stilului corporativ
Răspundeți unui mesaj
Formule de vorbire
Așa cum ați observat deja, scrisorile de afaceri sunt aproape complet construite pe tot felul de ștampile de vorbire sau clisee - expresii stabile care demonstrează acest sau acel fenomen. Este foarte util să aveți la îndemână o "bancă de pigmenți" a acestor formule foarte asemănătoare, pe care le puteți conecta unul la celălalt și puteți scrie mesaje lungi în modul semi-automat. Despre salutul obligatoriu, am scris mai sus, așa că trebuie să ne îndreptăm spre gânduri mai puțin obișnuite, dar la fel de relevante.
- Expresia regretului: "Regretam sa va informam ...", "Din pacate, nu avem ocazia sa fim de acord ...", "Din pacate am intampinat ...";
- Laudă: „Vă mulțumesc pentru ...“ „Să-mi exprim recunoștința față de tine ...“, „Având în vedere contribuția dumneavoastră imens la ...“ „Pentru că sunt lider de experți în domeniul lor“, „Vă mulțumesc pentru ...“;
- Invitație, a subliniat emoțiile pozitive: „Ne-ar fi încântați să aud de la tine ...“ „Vă rog să acceptați invitația noastră, și sperăm că ai timp ...“ „Suntem onorati sa va oferim ....“ „Suntem încântați să vă invităm ... „;
- Fraza finală: „Speram ca pentru cooperarea în continuare,“ „Ne așteaptă cu nerăbdare să vă idei noi“, „își exprimă încrederea că problema va fi rezolvată în viitorul apropiat“, „Vă dorim succes“;
Momentul răspunsului la e-mailuri
În general, conform normelor etichetei comunicării de afaceri, răspunsul nu ar trebui amânat mai mult de două zile. Dacă aveți nevoie de mai mult timp, atunci ar trebui să vă informați partenerul prin corespondență. Și, bineînțeles, nu uitați că răspunsul este pentru toate scrisorile (cu excepția spam-ului evident) - aceasta este o garanție a reputației dvs. de afaceri.
Orice normă presupune un fel de acord social care facilitează interacțiunea participanților în comunicare. Dar ignorarea acestor reguli poate aduce o mulțime de probleme partenerilor prin corespondență. Prin urmare, imprimați acest articol și atârnați-l pe monitor - și, foarte curând, toate normele pe care le-am exprimat vor intra în conștiința dvs. de la sine, încetează să vă inconvenieze.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: