La ce întrebări răspundeți în acest articol?
- De ce comisiile de licitație și regulamentele de acordare a contractelor nu sunt adesea capabile să rezolve problema provocărilor la licitații
- De ce este o companie medie mai ușoară de a face față cu mită decât compania deținătoare
--Între prețul oficial al companiei care a câștigat licitația, este de obicei mai mare decât prețul real
Pierderile anuale ale companiilor din furt se ridică la o medie de 15,8% din volumul vânzărilor (conform estimărilor sucursalei rusești a Asociației Investigatorilor Atestați pentru furtul ACFE). O parte semnificativă a acestor pierderi se referă la licitațiile pentru achiziționarea de materii prime și materiale și la lucrările contractuale. Cele mai "nefavorabile" zone - proiecte de investiții și construcții de capital.
Ceea ce împiedică eradicarea provocărilor în procedurile de licitație
Eliminarea mitei în companie este adesea o sarcină nerezolvabilă din trei motive. Prima este lipsa de voință managerială a primei persoane (directorul general și / sau proprietarul), care preferă să închidă ochii la această problemă în timp ce există schimbări. Al doilea este procesele imature și nestandardizate la diferite niveluri ale companiei. Al treilea este existența unor grupuri interne, pe care orice inovație în interesul societății se adaptează la interesele grupurilor lor personale.
Nu este suficient doar să instruiască avocați și finanțatorii să elaboreze reglementări, care vor fi precizate calendarul și secvența de transmitere a documentelor sunt date șabloane, etc. Factorul decisiv în lupta pentru puritatea ofertelor. - O masă critică de manageri non-corupte, membrii comisiilor de licitație. Și pentru aceasta este necesar să se creeze în mod consecvent și persistent o politică a tuturor firmelor de achiziții transparente și eficiente, care să afecteze toate procesele de afaceri și toate divizările companiei. Să aruncăm o privire la exemple, de ce încercările de eradicare a abuzului de manageri eșuează.
Exemplul 2. Voința managerială există, dar nu există o tehnologie de gen. Acest caz este mai tipic pentru întreprinderile mijlocii și companiile holding care operează într-un domeniu competitiv dificil. Compania, sub presiunea pieței, este obligată să organizeze achiziții competitive, însă angajații găsesc multe modalități de a eluda procedurile de licitație. Iată un exemplu.
La fabrica N, alegerea competitivă a furnizorului de electrozi pentru cuptorul pentru fabricarea oțelului era strict conformă cu reglementările privind achizițiile. Câștigătorul a fost selectat după ce a comparat toate propunerile comerciale, iar decizia a fost aprobată de directorul general. Apoi, executorii (furnizorul instalației și vânzătorul furnizorului) au făcut schimb de scrisori de garanție pentru o nouă aprobare a mărcii electrodului. Directorul de producție a coordonat schimbarea mărcii, luând în considerare numai propria sa componentă tehnică a problemei. Și CFO, deoarece prețul nu se schimbă, de asemenea nu observă (din neglijență sau ignorarea detaliilor) schimbări în marcarea electrozilor. Ca urmare a manipulării, electrozi ieftini ajung la uzină la prețuri ridicate.
Un alt exemplu tipic îl constituie contractele de construcție. După finalizarea ofertei, inginerul șef al întreprinderii client și directorul companiei câștigătoare "în mod neașteptat" află că este necesar să se schimbe domeniul de activitate și, prin urmare, costul contractului. Și inginerul șef, care este mulțumit de această chestiune, este de acord cu contractul pe termeni noi. Se întâmplă că, până în prezent, o parte din lucrările suplimentare costisitoare ale contractantului au fost deja efectuate și confirmate de acte. "Pacientul pentru cauza", reprezentantul motivează să aștepte ca acordul să fie de acord, a fost lung și construcția nu poate fi oprită! Clientul companiei rămâne obligat să plătească costuri suplimentare.
Cum să faceți proceduri de licitație în compania dvs.
Dacă doriți cu adevărat să opriți provocările din compania dvs., sfaturile de mai jos sunt pentru dvs. Să ne limităm la investigarea cazurilor emergente de abuz și pedeapsă a hoților nu este suficientă. Eforturile sunt necesare pentru a crea măsuri proactive care să creeze o concurență reală între ofertanți și să vă permită ca cumpărător să obțineți întotdeauna cel mai bun preț. Listați condițiile necesare.
Independența membrilor comisiei de licitație
Componența comisiei de licitație ar trebui să fie formată din angajați independenți în luarea deciziilor, atât din punct de vedere profesional, cât și din punct de vedere al dependenței administrative și psihologice față de alți lideri sau grupuri interne. Pentru a crea o procedură transparentă și regulată, este de dorit implicarea unui specialist extern cu experiență în organele de conducere colegială. Asta poate fi. reprezentant al unei alte societăți holding (asociat, mamă, administrator) sau al unui membru al consiliului de administrație sau al unui expert independent.
Cea mai dificilă, responsabilă și decisivă decizie este alegerea șefului (președintelui) comisiei de licitație, care trebuie să ofere o analiză reglementată, profesională și obiectivă a problemelor și luarea celor mai bune decizii. Opțiunea evidentă (ar părea) - de a numi unul dintre managerii funcționali ai companiei (mai des director financiar sau comercial) nu produce întotdeauna rezultatele dorite - conflicte pozitive, interne și legături. O soluție eficientă în fiecare caz va fi individuală, luând în considerare portofoliul de companii și structuri de management, grupuri interne și calitățile personale ale managerilor de vârf, precum și posibilitatea atragerii de experți externi.
În acest sens, eforturile de a simplifica și de a reduce (în detrimentul calității) cost potreyami multiple ca factor de independență și obiectivitate este crucială pentru reputația unei companii, efectuarea de cerințe obiective, ceea ce este favorabil pentru creșterea reducerilor de concurență și prețuri, și economii în achiziții publice.
Formarea sarcinii tehnice
Eficiența costurilor se formează la momentul creării unei sarcini tehnice. Lipsa controlului în această etapă poate avea ca rezultat, de exemplu, pentru a se potrivi în conformitate cu producătorul specifică specificațiile tehnice (dacă este prescris cerințe specifice - prezența unui anumit procesor, mijloace de ergonomie, dimensiuni și altele asemenea, care poate efectua un singur membru) și în continuare - la prețul manipulări din partea lui.
Potrivit prietenului meu, un specialist al unui mare furnizor de echipamente tehnologice și energetice, mituirea comercială a specialiștilor tehnici care determină parametrii termenilor de referință are loc aproape în 100% din cazuri. Prin urmare, este atât de important să se organizeze un audit independent pentru a determina cerințele tehnice pentru bunurile, serviciile și echipamentele achiziționate. Pentru lucrările de reparații și restaurare, sarcina principală este de a compila o foaie defectă conținând date privind cantitatea de daune, tipurile de lucrări necesare, echipamentul implicat și materialele folosite. Numai pe baza unui defect calitativ, este posibilă organizarea unei licitații fără modificări ulterioare ale volumelor și obținerea unui preț corect.
Invitația furnizorilor potențiali la licitație
Cu cât sunt mai bine informați ofertanții potențiali și cu cât sunt mai mari ofertele, cu atât mai multe oferte, cu atât mai mare este concurența și cu atât prețul este mai bun. Asta include ceea ce include minimul necesar:
Dacă alegerea primară a publicului este corectă, răspunsul este de 5-10%. În cazul în care scrisoarea conține informații precise despre ofertă și nu există măsuri de protecție discriminatorii, 50-70% dintre furnizorii responsabili depun ofertele pentru licitație.
Regulamentul cu privire la achiziția competitivă ar trebui să fie sigur să includă o secțiune privind reglementările reuniunilor comisiei de licitație (Comisia), inclusiv: procedura de convocare, momentul pregătirii informațiilor, proceduri, metoda de votare și de numărare de luare a deciziilor. Pentru proiecte complexe pot oferi selecție criterii multiple (în cazul în care prețul nu este principalul factor și numai în alegerea), sau selectarea în trepte a propunerilor - până atunci, până când rămâne 2-3 aplicații comparabile.
Participanților la licitație ar trebui să li se permită accesul liber la ședințele comitetului de licitație (personal sau prin intermediul mijloacelor de telecomunicații) și, în prealabil, informații despre acesta. Este mai bine să se înregistreze progresul reuniunii comitetului de licitație pe un dictafon. Pe baza evidenței se întocmesc un protocol și un extras, în care este indicat câștigătorul (numele și titlul societăților, numele bunurilor (serviciilor) furnizate, cantitatea, prețul, termenele de plată și livrarea). Protocolul este trimis tuturor membrilor comisiei de licitație, iar extrasul este trimis tuturor unităților care asigură executarea contractului.
Urmărirea deciziilor
O situație tipică în cazul în care angajații care au vrut sa, dar nu au putut asigura victoria în licitația pentru distribuitorul „lor“, de a crea condiții de lucru intolerabile pentru un furnizor de „străin“, onest pentru a câștiga licitația. Prin urmare, este important să păstrați legătura cu furnizorul și să aflați dificultățile care apar la timp. În unele cazuri, interpretul, care are motive să suspecteze implicarea și opoziția față de câștigătorul ofertei, este util să se desemneze în timp util responsabilul pentru executarea contractului. Astfel, el va împărți responsabilitatea cu un furnizor nedorit pentru rezultate - el va umple contractul - va primi o sancțiune
Responsabilitatea angajaților care organizează ofertele
Pentru executorii responsabili care organizează licitații, trebuie să existe o responsabilitate pentru toate tipurile de eșecuri și neconcordanțe, și anume:
- incapacitatea de a compara cererile primite de la furnizori (datorită TK necorespunzătoare);
- schimbarea domeniului de activitate sau necesitatea efectuării de achiziții neprogramate după licitație;
- neîndeplinirea parametrilor tehnici planificați (productivitate, calitatea produsului, costuri unitare, costuri de exploatare etc.) cu ajutorul bunurilor, echipamentelor și serviciilor achiziționate;
- Încălcarea deciziilor comitetului de licitație în procesul de achiziții.
Responsabilitatea este înscrisă în mod obligatoriu în textul fișei postului organizatorului ofertelor. Primele două încălcări sunt reprimate, iar după cea de-a treia (pentru care nu se poate controla), concedierea urmează.
În practică, sa verificat că eficacitatea activității de licitație este în mod dramatic sporită dacă se desfășoară câteva seminare de instruire. Angajații trebuie să vă familiarizați cu reglementările aplicabile în cadrul companiei de licitație, formularele aprobate de documente, programul de pregătire și desfășurarea ofertelor pentru diferite scenarii, precum și cu principalele comis o eroare și statistici privind tranzacțiile anterioare, precum și de a face cu ei greșelile tipice.
Vă aduc în atenție un exemplu de practică de succes în ceea ce privește punerea în aplicare a procedurilor de licitație și a criteriilor de autoevaluare a calității procedurilor de licitație în cadrul companiei.
Un exemplu din practica organizării eficiente a ofertelor
O mare companie de holding rusă a stabilit să stabilească achiziții în cadrul unei filiale. Comitetul de licitație a fost condus de un nou director financiar angajat de societatea de administrare. Procesul de organizare a ofertelor a inclus următoarele etape:
1. Elaborarea unei dispoziții privind organizarea de licitații. Toate procesele au fost strict reglementate.
2. Publicarea actelor și a documentelor metodologice locale Scopul lor este implementarea Regulamentelor la toate nivelurile, de la specialist la director.
3. Seminare de instruire Procedurile de licitație, programele de lucru privind organizarea și desfășurarea licitației au fost discutate în detaliu cu personalul.
4. Crearea unui modul special în sistemul informațional corporativ Analiza proceselor de licitație a devenit asociată cu modulele "contracte" și "finanțare".
5. Formarea comisiei de licitație. A fost inclusă șapte persoane și niciun grup profesional nu a câștigat un avantaj în voturi.
6. Plasarea comenzilor pe platforme electronice. Au existat comenzi relativ mici pentru poziții standard.
7. Controlul asupra punerii în aplicare a regulamentelor Deci, în cazul în care furnizorul a încercat să majoreze valoarea contractului, atunci a avut loc neapărat o licitație repetată, iar angajații responsabili au fost pedepsiți disciplinar.
În pofida rezistenței serioase a managerilor de vârf, managerii de nivel mediu și specialiștii au reușit să stăpânească metodologia și regulile de organizare a ofertelor. Estimările au fost făcute de specialiști care nu se simt călduros către membrii comisiei de licitație.
În primul an de funcționare sa realizat un efect economic semnificativ - 7% datorită scăderii prețurilor de achiziție. A existat un caz în care ofertanții, care negociază la o ședință a comisiei, au redus costul inițial de curățare a reactorului de două ori; încă o dată apariția unui contractant independent a permis reducerea costului de revizie a coșului de fum de la 10 la 6,5 milioane de ruble. Lucrările au fost efectuate la prețurile indicate.
Compania dvs. efectuează în mod eficient licitații?
Pentru a evalua cât de eficient vă conduce compania, puteți face două criterii.
1. Acoperire Pentru a rezuma rezultatele achizițiilor, este important să se ia în considerare modul în care furnizorul a fost ales. Puteți utiliza următoarea clasificare a opțiunilor de decizie:
- decizia privind selectarea furnizorului a fost luată în cadrul unei reuniuni a comisiei de licitație;
- decizia a fost luată printr-o procedură simplificată;
- furnizorul a fost găsit folosind o ofertă pe un site electronic;
- decizia privind alegerea furnizorului a fost luată de organizația superioară;
- materialele (serviciile) necesare sunt achiziționate de la monopolisti;
- materialele (serviciile) necesare sunt achiziționate de la holding;
- materialele (serviciile) necesare sunt achiziționate de la furnizorul unic care a depus cererea de ofertă;
- materialele (serviciile) necesare sunt achiziționate de la furnizor din lista aprobată (pentru lucrările de urgență și de urgență);
- materialele (serviciile) necesare sunt achiziționate de la o companie selectată fără ofertă (valoarea contractului este sub valoarea pragului aprobat).
În cazul în care majoritatea (60-80 %%) a încheiat contracte (în total) și a plătit pentru achiziționarea de active legate de primele trei puncte ale listei, se poate presupune că cerințele din cadrul companiei sunt organizate în mod eficient.
2. effekt.Sravnite economică a prețurilor de achiziție ale anului curent și precedent - prețul nu ar trebui să crească în mod inutil (atunci când compararea prețurilor trebuie să țină cont de inflație în piața dumneavoastră), iar în unele cazuri, trebuie să înceapă care se încadrează În cazul în care se efectuează achiziția pentru prima dată, prețul poate fi comparat cu estimările anterioare sau din prețul mediu în ofertă (media tuturor propunerilor) .Dacă efectul economic (scăderea prețurilor) a fost, în primul an de 5-7%, atunci este un rezultat bun. În anii următori, efectul economic poate fi redus, iar beneficiul va fi stabilirea prețurilor preventive.
- ANTI-CRIZĂ ȘI
- PRO - PROFITABIL
- sedii pentru companii comerciale și industriale
- Aflați mai multe
CELE MAI BUNE COTE
- Teoria și practica formează un întreg și, ca suflet și corp, trebuie să fie de acord între ei.
- I.GETE
- Dacă toată lumea crede la fel, atunci cineva nu crede.
- D.PATTON
- Începeți să gândiți creativ când treceți la zero de la buget.
- J. LERMER
- O idee bună fără sprijin financiar este lipsită de valoare. Sprijinul financiar pentru o idee proastă poate costa milioane și locuri pe piață.
- D. TRAUT
- Cele mai eficiente soluții lasă inițial un reziduu neplăcut.
- P. DROUKER
- Un adevărat păcat este să suferiți pierderi.
- W. CHERCHIL
- Creșterea costurilor - este tendința atât de puternic încât perelo- ei sau cel Mit puțin să se oprească doar de un cap Nome foarte reshitel-, care va acționa energic în direcția opusă - pentru a le reduce.
- B. Fayfer
Categorii
Trimiteți-le prietenilor: