Arhiva organizației de unde să începem

Mai devreme sau mai târziu, în fiecare organizație, se pune întrebarea: unde și cum să se păstreze documentele formate în cursul activităților sale. Este necesar să creați o arhivă specială pentru acest lucru? Și dacă este necesar, care sunt documentele normative care trebuie ghidate de acest lucru? Este obligatoriu să se aplice o dispoziție specială privind arhiva? Ce cerințe ar trebui să fie îndeplinite de sediile alocate pentru arhivă? Să răspundem la aceste întrebări și la întrebări similare, care au venit recent la redacție.

Temeiul juridic pentru crearea unei arhive

Șeful organizației a fost instruit să creeze o unitate specială pentru stocarea documentelor interne. Recomandați, ce acte normative ar trebui să fie utilizate la crearea arhivei?

Unde să stocați documente

Organizația noastră este comercială, există mai mult de trei ani. În acest timp, o mulțime de documente acumulate, care pur și simplu praf în dulapuri. Este suficient pentru noi să sistematizăm pur și simplu lucrările prin împărțirea lor în foldere sau trebuie să creăm o arhivă specială în aceste scopuri?

Puteți rezolva în mod independent întrebări despre modul în care veți avea documente în organizația dvs. În Legea federală "Despre afaceri de arhivă" nu există nici o normă care obligă organizațiile comerciale să creeze o arhivă. Cu toate acestea, problema este diferită. Faptul este că documentele formate în activitățile companiei nu pot fi distruse în niciun caz, deoarece pot fi solicitate la diverse verificări ale organizației dumneavoastră. Aceasta este, în orice caz, documentația trebuie să fie bine documentată și stocată. Cel mai adesea, decizia privind structura departamentului depinde de volumul circulației documentelor organizației.

Actele locale care reglementează activitatea arhivei

Vrem să creăm un departament special pentru stocarea documentelor. Spuneți-mi ce documente ar trebui să dezvoltăm pentru asta?

Dacă decideți să creați o arhivă ca unitate organizatorică independentă, trebuie amintit că procedura de operare ar trebui să fie stabilită printr-un act special de la nivel local, care se numește Regulamentul privind organizarea arhivei.

La elaborarea regulamentelor, este necesar să se ia în considerare normele actualei legislații și documente metodologice care conțin recomandări privind activitățile de arhivare. În documentul este de dorit să reflecte elemente, cum ar fi dispozițiile generale ale operațiunii de arhivă, compoziția documentelor de arhivă, funcțiile și sarcinile principale, drepturile de arhivă și responsabilitățile persoanelor care asigură președinția arhiva organizației. Dacă arhiva este organizația creată ca o unitate independentă, este condusă de șeful arhivei, în alte cazuri, funcțiile sale sunt atribuite persoanei responsabile pentru stocarea documentelor. Aceste informații ar trebui, de asemenea, să se reflecte în dispoziția privind arhiva organizației. Un caz este o colecție de documente referitoare la o singură problemă sau domeniu de activitate și plasată într-o copertă separată.

Deoarece stocate în documentele de arhivă pot fi folosite în procesul de organizare, în plus față de Regulamentul privind organizarea arhivei, trebuie să creați emiterea Regulamentului de documente din arhivele declarațiile angajaților organizației și nevoile altor organizații. Eliberarea documentelor trebuie înregistrată în Cartea de emisiune.

Atunci când creați o arhivă a unei organizații, ar trebui să acordați atenție tabelului de personal. Acest document trebuie revizuit, adăugând la acesta pozițiile pe care le vor ocupa angajații arhivei. De asemenea, este recomandabil să se compileze fișele de post ale acestor angajați și să se precizeze în mod specific care va fi funcția lor de muncă, să-și înregistreze drepturile și îndatoririle.

Selectarea unei camere pentru arhivă

Care ar trebui să fie spațiul pentru arhivă și puteți plasa arhiva în camera din spatele adiacent depozitului?

În cazul în care nu a fost prevăzută o cameră specială pentru arhivă în timpul construcției clădirii, arhiva poate fi localizată într-o încăpere de fitness numai după examinare. Rezultatele examinării adecvării spațiilor pentru criterii precum rezistența la foc, durabilitatea, rezistența structurală, prezența sistemelor de ventilație și încălzire în încăpere trebuie să fie formalizate printr-un act special.

Transferul cazurilor

Lucrez în departamentul de personal timp de numai două luni. Sarcina mea este să pregătesc documentele pentru transferul în arhivă. Spune-mi cum să procedez așa cum trebuie?

Pregătirea afacerilor serviciului de personal pentru transferul la arhivele organizației este împărțită în etapele principale: formarea cazurilor în serviciul de personal; înregistrarea cazurilor; examinarea valorii documentelor. Formarea cauzelor se numește gruparea de documente în cazuri în conformitate cu nomenclatorul cazurilor și sistematizarea documentelor în cauză.

Formarea cauzelor începe de la începutul anului pentru anul calendaristic curent (cu excepția cazurilor care conțin documente care nu au fost executate în termen de un an), în conformitate cu nomenclatorul aprobat de cazuri. Documentele se formează în cazurile în conformitate cu termenii de depozitare. Documentele care au un termen de valabilitate pe termen lung - nu mai puțin de 10 ani - sunt listate în Listă. Astfel de documente includ, de exemplu, contracte de muncă și acorduri suplimentare față de acestea; lista de personal a organizației; cărți care contabilizează admiterea, îndepărtarea, concedierea angajaților. În plus, depozitarea pe termen lung este supusă unor documente precum listele de lucrători angajați în producție cu condiții de muncă periculoase; tablete și echipamente ale muncitorilor în ocupații dăunătoare; actele cu privire la accidentele de muncă.

În funcție de condițiile de depozitare, se efectuează înregistrarea integrală sau parțială a cazurilor. Cazurile complete fac obiectul unei depozitări permanente și temporare (peste 10 ani) și a personalului. Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) fac obiectul înregistrării parțiale, în timp ce este permis să nu se recreeze sistemele de documente în cazul respectiv, nu se numerotează casetele și nu se fac verificări ale inscripțiilor.

Responsabilitatea personalului de arhivă

La pregătirea transferului de cazuri în arhivă, a devenit clar că multe documente au fost pierdute. Spune-mi, este responsabilitatea personalului de arhivă stabilit pentru arhivarea necorespunzătoare și mizeria în cazuri?

fișier de angajați, împreună cu șeful organizației, responsabil pentru pierderea sau distrugerea documentelor, violare de acces și nerespectarea condițiilor de păstrare a documentelor. Articolul 13.20 din Codul privind contravențiile administrative prevede răspunderea funcționarilor pentru încălcarea normelor de stocare, achiziționare, înregistrare sau utilizare a documentelor de arhivă. Aceste încălcări implică avertizarea sau impunerea unei amenzi administrative cetățenilor în valoare de 100-300 de ruble; pe oficiali - de la 300 la 500 de ruble.

* Mai departe - Legea "Despre afaceri de arhivă".

** Pentru mai multe detalii despre modul de prezentare a dosarelor, consultați Regulile de bază pentru organizațiile de arhivare.

Anunțuri privind problemele viitoare

Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare