În conformitate cu Legea federală "Cu privire la reglementarea tehnică", principalele surse de cerințe obligatorii pentru produse și procese de fabricație sunt reglementările tehnice. Prin standardizare, Legea se referă la activitatea de stabilire a regulilor și a caracteristicilor în scopul utilizării repetate a acestora voluntar, menită să realizeze ordinea în sferele de producție și circulație. Unul dintre scopurile standardizării este atingerea compatibilității tehnice și a informațiilor. Odată cu adoptarea Legii federale "Cu privire la reglementarea tehnică", însăși interpretarea conceptului de "standard" sa schimbat. Dacă înainte ca standardul să fie înțeles ca un document normativ (GOST R 1.12-99), acum Legea a stabilit principiul aplicării voluntare a standardelor.
Pregătirea reglementărilor privind înregistrarea documentelor în cadrul organizației, în conformitate cu legislația aplicabilă, pe baza instrucțiunilor standard și de probă, reguli, formulare standardizate și alte evoluții normative și metodologice, având în vedere sistemul actual în biroul organizației. Procedura de pregătire și executare a documentației administrative din organizație poate fi stabilită în aceste reglementări ca „manual de gestionare a înregistrărilor“, „Reguli“, „Regulile de înregistrare a documentelor“, „Masa formelor unificate de documente“, „Album de forme“, „album de forme unificate de documente “. În funcție de compoziția și conținutul acestor reglementări și distribuirea dispozițiilor privind ținerea evidențelor între ele, în organizarea întregului complex al acestor reglementări, sau unele dintre ele pot fi adoptate. Numărul, numele și succesiunea secțiunilor, nivelul de detaliere, natura exemplelor, compoziția aplicației sunt definite de către dezvoltatorii lor.
Gestiunea documentelor este o disciplină științifică relativ tânără. În znikaet o nevoie urgentă de cercetare în acest domeniu, precum și în formarea de personal cu înaltă calificare, care a servit impuls ca în continuare la dezvoltarea managementului înregistrărilor ca disciplină științifică și academică. Din nefericire, cercul specialiștilor care se ocupă de gestionarea documentelor este foarte mic. Rosarchiv în conformitate cu sarcinile care îi sunt atribuite oferind îndrumare și control metodologic asupra organizării muncii cu documente în guvernul federal, coordonează activitatea de cercetare în domeniul managementului înregistrărilor, elaborarea și aprobarea materialelor normative și metodologice obligatorii pentru organizare de birou.
În prezent, managementul documentelor a intrat într-un domeniu de activitate foarte important în automatizarea managementului documentelor, în care se observă probleme comune, suprapuse și contigue ale diferitelor discipline științifice, domenii profesionale și abordări tehnologice.
Dokumentovedenie - disciplină științifică care studiază în dezvoltarea istorică: 1) legile formării documentelor; 2) modalitățile de a le crea; 3) formarea și dezvoltarea sistemelor de documentare care se formează în diferite ramuri ale activității umane.
Cea mai importantă sarcină a managementului documentelor în stadiul actual este fundamentarea teoretică a proceselor de gestionare a documentelor. Acesta este subiectul gestionării documentelor. Organizarea de lucrări documentare: crearea, producerea, primirea, distribuirea, înregistrarea documentelor, controlul executării, activitatea de referință, problemele de clasificare a documentelor, procedura de examinare a valorii, stocarea și utilizarea documentelor - obiectul gestionării înregistrărilor. În paralel cu termenul de "muncă de birou" în anii '90, se utilizează termenul "furnizarea de gestionare a documentelor" și "suportul pentru gestionarea informațiilor și a documentelor". Apariția acestor termeni este asociată cu introducerea sistemelor computerizate în management și cu faptul că, în plus față de lucrul tradițional cu documente, se asigură gestionarea informațiilor și lucrul cu bazele de date.
Documentele fac obiectul cercetării multor discipline științifice -. Arhivistic, sursa, științe informaționale, științe juridice, istorice, contabilitate, statistici și etc Deci, pentru documentul juridic servește ca metodă de probă, dovada de nimic, pentru istoricul - o sursă istorică, pentru o persoană de specialitate în domeniul managementului este un mijloc de fixare și transferare a deciziilor manageriale. Spre deosebire de științele de gestionare a înregistrărilor de mai sus interesate în document ca atare, fără a considera ca un mijloc de rezolvare a altor probleme.
Astfel, obiectul managementului documentelor este un document în sensul că este definit în standardul de stat pentru terminologie în domeniul managementului documentelor și al științei arhivelor: "Document; informații documentate: informații înregistrate pe un mediu fizic cu cerințele care permit identificarea acestora. "
Motivul pentru apariția oricărui document este necesitatea de a înregistra informații. După afișarea informațiilor, documentul asigură păstrarea și acumularea acestora, posibilitatea transferării către o altă persoană, utilizare multiplă, întoarcerea la informații în timp. Astfel, documentul este evaluat în funcție de informațiile pe care le conține.
Documentul ca obiect al cercetării poate fi văzut la diferite niveluri: 1) poate fi un document separat; 2) sistemul de documente (documentele utilizate într-un anumit domeniu de activitate); 3) întregul set de sisteme de documentare diverse, adică toate tipurile, genurile de documente create în societate.
În prezent, managementul documentelor este considerat în primul rând ca o teorie a suportului de management al documentelor (DOW), dar nu trebuie neglijate toate celelalte sisteme.
Rudelson K.I. Clasificări documentare moderne. - M. Nauka, 1973.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: