Toate scrisorile de intrare și ieșire, pe care secretarul le înregistrează cu atribuirea unui număr unic, intră în baza de date. Cum să înregistrați corect scrisori, vom spune în material.
Înregistrarea unei scrisori constă în stocarea datelor despre aceasta în programul sau baza de date contabilă, care confirmă faptul că a fost creată și că a fost organizată. Baza de date a organizației cu acreditări pentru toate scrisorile și alte documente este utilizată pentru monitorizare și execuție. Înregistrați scrisori care necesită un răspuns sau cu o notă "pentru execuție".
Lista scrisorilor pe care secretarul le înregistrează
Modalități de înregistrare a mesajelor primite și trimise în organizație
Există trei tipuri de înregistrare a literelor:
- (cu ajutorul unui jurnal de contabilitate),
- carte (cu ajutorul indexului cardului),
- automatizat (cu ajutorul unui software special).
Al treilea este cel mai convenabil și mai comun acum.
Astfel, scrisorile sunt înregistrate la nivel central, de exemplu, în birou sau la recepție. Cel mai adesea se face de secretar sau de un alt angajat desemnat al departamentului de evidență.
Pentru a înregistra o scrisoare, nu contează cum a fost livrată.
- când este primit de organizație sau trimis la curier (prin poștă) de la organizație,
- Numărul de înregistrare sau indexul atribuit scrisorii de către dvs.,
- expeditorul scrisorii,
- data scrisorii,
- numărul de înregistrare sau indexul expeditorului (pentru scrisorile primite);
- titlul scrisorii,
- rezoluție (după pronunțare),
- termenul de execuție (dacă este cazul),
- interpret,
- curs de performanță,
- numărul cazului la care scrisoarea va fi trimisă după executare.
După cum reiese din conținutul cărții de înregistrare, este imposibil să completați toate câmpurile simultan. Ele se completează gradual pe măsură ce se execută scrisoarea. Înregistrarea automată este convenabilă, deoarece funcționarul poate furniza și alte câmpuri, dacă este necesar:
Cerințe pentru înregistrarea scrisorilor în organizație
Probleme cu înregistrarea incorectă a mesajelor primite
Dacă primiți sau trimiteți corespondență de afaceri, cerințele pentru înregistrarea scrisorilor din organizație sunt încălcate, pot apărea următoarele probleme:
- pierderea de informații importante de la parteneri, clienți, angajați, agenții guvernamentale;
- lipsa bazei de dovezi pentru informațiile primite sau de ieșire;
- cererile autorităților de supraveghere pentru nerespectarea cerințelor și avertismentelor transmise sub forma unei scrisori de afaceri;
- pretențiile angajaților, inclusiv cele judiciare, privind nereușita unui registru de muncă, calificarea motivelor absenței și altele;
- lipsa capacității de a efectua o investigație internă privind integritatea executării sarcinilor și din alte motive.
Consecințele cele mai neplăcute datorate scrisorilor neînregistrate sunt așteptate de organizație, dacă există un proces cu supervizorii sau angajații. În acest caz, pentru a dovedi, de exemplu, că termenii nu sunt rupte sau, dimpotrivă, au fost că angajatorul notificat în mod corespunzător angajatului modificărilor sau necesitatea de a lua cartea de muncă, organizația nu poate, pentru că nu va avea documente justificative de acțiune. De asemenea, dacă observați că există o discrepanță între indicele specificat în documentul de ieșire cu datele din organizație, pot exista motive de suspiciune de falsificare a documentelor.
Anunțuri privind problemele viitoare
Trimiteți-le prietenilor: