În procesul de activitate al oricărei organizații, se creează un număr mai mare de documente, însă valoarea lor nu este aceeași. Valoarea diferită a informațiilor documentate în documente necesită o evaluare atentă a acestora.
Principalele criterii pentru determinarea valorii documentelor
În funcție de valoarea informațiilor conținute în documente, există 3 grupe de documente:
- termen de valabilitate permanent;
- o perioadă de depozitare temporară mai mare de 10 ani;
- o perioadă de depozitare temporară de până la 10 ani.
În activitățile oricărei organizații se formează documente din toate cele trei grupuri, ceea ce inevitabil ridică problema necesității de a distruge documente care nu reprezintă un interes practic sau științific.
Baza pentru selectarea documentelor pentru distrugere
În procesul de identificare a documentelor pentru distrugere, este în primul rând necesar să selectăm cazuri care nu au semnificație practică sau științifică. Această selecție se efectuează pe baza condițiilor stabilite de păstrare a documentelor și a cazurilor. Momentul de depozitare a documentelor și a cazurilor este determinat de examinarea valorii.
În procesul de expertiză, valorile determină valoarea sau importanța documentelor organizației și termenii de stocare a acestora.
Pentru a organiza și desfășura lucrări privind examinarea valorii documentelor în cadrul organizațiilor, se creează o comisie permanentă de experți.
Algoritm pentru distrugerea documentelor și cazurile de depozitare temporară
Pentru a distruge documentele și cazurile de stocare temporară, trebuie efectuat următorul algoritm de acțiuni.
Algoritm pentru distrugerea documentelor și cazurile de depozitare temporară
Principala funcție a comisiei de experți este de a examina și de a lua decizii privind examinarea valorii. Comisia a decide cu privire la coordonarea și prezentarea stocurilor în situația afacerilor permanente și pe termen lung (peste 10 ani) de depozitare, inventare afaceri privind personalul, acționează asupra alocării pentru distrugerea documentelor și fișierelor care termenul de valabilitate a expirat.
Comisia de experți este creată de ordinul șefului organizației dintre cei mai calificați angajați ai cel puțin 3 persoane. În această compoziție este inclus în mod obligatoriu șeful arhivei organizației, șeful serviciului clerical și contabilul-șef. De asemenea, în componența comisiei de experți, este mai bine să se includă personalul departamentului de personal, în special în organizațiile în care se formează un număr mare de documente privind personalul. În organizațiile care își transferă documentele de păstrare la arhiva statului, această comisie include în mod obligatoriu pe angajatul acestei arhive.
O probă a ordinului de creare a unei comisii de experți poate fi găsită în secțiunea "Documente utile" la pag. 24 de reviste.
Președintele comisiei de experți numește unul dintre conducerea superioară a organizației (de obicei, un șef adjunct).
În organizațiile care transferă documentele pentru stocarea permanentă în arhivele de stat, regulamentele privind comisia de experți sunt coordonate cu arhivele de stat relevante.
Ședințele comisiei de experți sunt întocmite printr-un protocol.
Pasul 2. Facem o examinare a valorii documentelor.
Examinarea valorii documentelor se efectuează în mai multe etape.
La examinarea valorii documentelor în unitățile structurale ale organizației, în timpul formării și procesării cazurilor, se iau documentele de stocare permanentă și temporară (mai mult de 10 ani) pentru a fi transferate în arhiva organizației.
Următoarea etapă a examinării valorii documentelor se efectuează în arhivele organizației. Atunci când se transferă fișiere în arhivă, organizațiile monitorizează calitatea examinării valorii documentelor în unitățile structurale. Pe baza inventarierilor diviziilor diviziilor structurale din arhivă, în conformitate cu organizația în ansamblul său, există înregistrări de cazuri de depozitare permanentă, depozitare temporară (peste 10 ani), și pe personal.
La stabilirea timpilor de stocare, urmați listele de documente standard cu indicarea timpilor de stocare (listele standard). În prezent există 2 astfel de liste în Republica Belarus:
În timpul examinării valorii documentelor pot fi utilizate ca liste departamentale ale documentelor care specifică perioadele de reținere care sunt în curs de dezvoltare ministere, alte organe republicane de management de stat, organizație subordonată Guvernului, în consultare cu Comisia pentru arhive și administrarea înregistrărilor în cadrul Consiliului de Miniștri.
În aceste liste, împreună cu liste de eșantioane, se reflectă timpul de depozitare pentru documente specifice organizațiilor din sistem (industrie). În cazul în care nu există articole necesare în listele de modele și departamente, comisia de experți a organizației stabilește perioada de păstrare a documentelor relevante.
Pasul 3. Selectați documentele și cazurile spre distrugere.
În procesul de examinare a valorii documentelor, se selectează cazuri de depozitare permanentă și pe termen lung (mai mult de 10 ani), iar cazurile cu perioade de depozitare expirate sunt selectate pentru distrugere.
Cazurile selectate pentru depozitare permanentă și pe termen lung trebuie decorate corespunzător și trebuie să facă inventar.
Selectarea documentelor pentru distrugere cu perioade de depozitare expirate se face după pregătirea stocurilor pentru anii în cauză. La cazurile cu perioade de depozitare expirate sunt actele de alocare a documentelor pentru distrugere.
O probă a actului privind alocarea pentru distrugerea documentelor care nu sunt supuse depozitării, a se vedea la titlul "Documentație utilă" la p. 25 a revistei.
Atunci când se selectează documentele pentru distrugere, astfel de mărci sunt luate în considerare în nomenclatorul de cazuri, cum ar fi "înainte de necesitate", "până la înlocuirea lor cu altele noi", "după demitere" etc.
Etapa 4. Elaborăm un act privind repartizarea documentelor și a cazurilor la distrugere.
Actul de alocare a documentelor pentru distrugere este, de regulă, pe afacerile întregii organizații. În acest caz, numele fiecărei unități structurale este indicat în actul anterior grupului de rubrici ale afacerilor acestei unități (de exemplu, "Cancelaria", "Contabilitatea", "Departamentul de personal" etc.).
De asemenea, actul poate fi elaborat pentru afacerile unei unități structurale separate (de exemplu, departamentul de personal).
Un act separat se face pe documente marcate "EPK". Această marcă poate fi cazul caracterul următor. „Corespondența cu organizațiile-mamă ale recepției, distribuirea, transferul, înregistrarea personalului“, „procese verbale ale ședințelor, deciziile comisiilor de certificare și de calificare“ și altele marcate „EPA“, a pus în nomenclatura de organizare a afacerilor în coloana „Perioada depozitarea cazului ", în conformitate cu listele model și departamentale, precum și deciziile comisiei de experți a organizației. Actul privind alocarea pentru distrugerea documentelor marcate "EPC" prezintă împreună cu dosarele cazurile pentru aprobare în arhiva de stat corespunzătoare.
Pasul 5. Transferați actul spre aprobare conducătorului organizației.
ACEASTĂ ESTE IMPORTANT! Actele privind alocarea documentelor pentru distrugere sunt considerate (convenite) de către comisia de experți a organizației în același timp cu dosarele cazurilor, iar numai atunci șeful organizației le aprobă.
Trebuie reamintit faptul că în organizațiile care transferă documente pentru depozitarea de stat, liderii organizației aprobă actele numai după aprobarea inventarelor cazurilor de stocare permanentă și coordonarea inventarelor cazurilor de personal de către instituția de arhivă de stat corespunzătoare.
Actul privind alocarea documentelor care nu sunt supuse depozitării la distrugere este semnat de persoana care a efectuat examinarea valorii documentelor și este examinată în cadrul unei ședințe a comisiei de experți a organizației, împreună cu rapoartele sumare ale cazurilor.
Act, redactat în organizație, care este sursa de achiziție a arhivelor de stat, potrivit șefului organizației, după aprobarea arhivelor relevante de stat sau autoritatea Serviciului Arhivistic de Stat al Republicii Belarus inventar consolidat al cazurilor de stocare permanentă și armonizarea consolidate personalului pentru afaceri de inventar și actul privind alocarea la distrugerea documentelor marcate " EPK. "
Act, redactat în organizație, nu sursa de achiziție a arhivelor de stat, dar în care activitățile generează înregistrări permanente, spune șeful organizației, după aprobarea comitetului de experți central al organizației-mamă (dacă este disponibilă) un inventar sumar al cazurilor de stocare permanentă și armonizarea inventarului consolidat de cazuri privind personalul Actul privind alocarea pentru distrugerea documentelor cu marca "EPC".
Act, redactat în organizație, nu sursa de achiziție a Arhivelor Statului în activități care nu formează înregistrări permanente, spune șeful organizației, după acordul cu comitetul de experți central al organizației-mamă (dacă este cazul) inventar afaceri personal și acționează cu privire la alocarea la distrugerea documentelor cu marcajul "EPC".
Pasul 6. După adoptarea actelor, documentele și faptele destinate distrugerii, înainte de a fi predate organizațiilor responsabile pentru achiziționarea de materii prime secundare, sunt stocate în arhivele organizației sau într-un loc separat rezervat acestora.
Cazurile destinate distrugerii, după aprobarea actelor de alocare pentru distrugere, sunt depozitate într-un loc special desemnat pentru acestea și apoi predate organizațiilor responsabile de procurarea materiilor prime secundare.
Etapa 7. Livrarea documentelor și a cazurilor către organizațiile responsabile pentru procurarea materiilor prime secundare se formalizează prin facturi de acceptare și livrare.
Livrarea documentelor se face prin cecuri de acceptare.
Pasul 8. Transferăm documentele și cazurile destinate distrugerii către organizațiile care sunt responsabile de procurarea materiilor prime secundare.
ACEASTĂ ESTE IMPORTANT! Utilizarea documentelor selectate pentru distrugere în scopuri economice este interzisă.
Etapa 9. Indicăm actul de date privind transferul documentelor și cazurilor și l-am depus în cazul relevant.
Data livrării documentelor, greutatea lor și numărul de scrisori de trăsură indică actul, care este depus în cazul relevant.
Memorare pentru completarea graficului actului privind alocarea documentelor pentru distrugere
La completarea graficului actului privind alocarea documentelor pentru distrugere, se iau în considerare următoarele cerințe.
În gr. 2 indicați rubricile cazurilor individuale. De asemenea, este posibilă specificarea rubricilor de grup pentru cazuri omogene (adică rubrici pentru mai multe cazuri de același tip). De exemplu, actul poate fi inclus într-o singură rubrică a grupului "Comenzi ale directorului întreprinderii pentru personal (concediu, recuperare, călătorie)" 2 cazuri cu ordinele corespunzătoare pentru 2 ani. Această opțiune este utilizată în cazul în care selecția documentelor și faptelor spre distrugere în cadrul organizației nu se efectuează anual.
În gr. 3 arată data sau data de încheiere a cazului.
În gr. 6 indică numărul de cazuri (volume, părți) incluse în actul de la o singură rubrică.
În gr. 4 camere aplice inventare cazuri de stocare temporară (pentru întreprinderi cu o durată de depozitare de peste 10 de ani), care au inclus alocări pentru distrugerea cazului, sau indicii din nomenclatura pentru afaceri (perioada de stocare de documente care să nu depășească 10 ani).
În gr. 7 prezintă perioadele de depozitare a cazurilor alocate pentru distrugere în raport cu articolele corespunzătoare din listele respective.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: