Regulile pentru compilarea literelor de afaceri au fost citite:
Scrie scurt și simplu.
Utilizați cuvinte simple.
Adresați-vă unei persoane specifice, nu unui grup nedefinit de persoane.
Pentru a-ți exprima gândurile, folosește principiul:
Atenție - Interes - Solicitare - Acțiune.
Utilizați limbajul vorbit în scrisorile voastre. În multe scrisori oficiale, utilizarea unor astfel de expresii oficiale, cum ar fi:
conform acordului nostru;
după cum sa menționat deja mai sus, etc.
O scrisoare de afaceri poate fi mai convingătoare dacă folosiți "cuvinte magice" - cuvinte care sunt percepute mai bine decât altele. Nu există cuvinte magice speciale. De regulă, un cuvânt devine magic dacă este neașteptat în contextul unei scrisori de afaceri, iar acest lucru creează un efect fascinant și intrigant. Eficace sunt în special expresii figurative și cuvinte polisemantice. Tehnologia utilizării lor poate fi după cum urmează:
versiunea originală a scrisorii este pregătită;
În textul scrisorii de afaceri, adăugați apoi câteva cuvinte magice (adjective și adverbe).
Există multe variații ale unui set de cuvinte magice care fac scrisorile dvs. mai convingătoare. De exemplu, puteți folosi aceste cuvinte din sute de posibile:
fascinant atenție nituire
remarcabile remarcabile, etc.
Cu o utilizare corectă, astfel de cuvinte pot schimba semnificativ tonul și impactul scrisorii.
Și trebuie să ne amintim și regula de aur a scrisului de scrisori de afaceri - acestea nu ar trebui să fie scrise într-un ton negativ. Desigur, există circumstanțe pentru critici, dar, totuși, această critică nu trebuie îndreptată către nici o persoană sau unitate, unitate. Acesta ar trebui prezentat sub forma unor propuneri creative.
Atunci când scrieți scrisori partenerilor străini de afaceri, este necesar să se țină seama de faptul că acestea sunt compilate conform altor reguli. Există standarde internaționale (ISO) pentru documente comerciale de bază, inclusiv scrisori de afaceri.
În conformitate cu anexa A din ISO 3535: 1977, se aplică următoarele dimensiuni de câmp (în mm):
Stânga câmp - 20; marginea superioară este de 10.
În practică, există numeroase abordări privind amplasarea rechizitelor pe antet. Adesea ele diferă de ordinea stabilită în standarde. Scrisorile utilizate în practica comunicării organizațiilor străine pot include următoarele cerințe;
Linkuri la indicatorii expeditor / receptor (linia de referință).
Pentru informații (pentru Atenție).
Tratament introductiv (salut).
Linia de subiecte.
Corpul scrisorii.
Formula finală de politețe (Închidere gratuită).
Atenție la aplicație (Enclosure).
Specificarea distribuirii copiilor acestei litere (Notă C C).
Informațiile despre expeditor (popi 1) sunt situate în colțul din stânga sus sau în partea de sus a colii.
numele / numele, prenumele, prefixul numelui:
Numele de familie (cuvânt sau grup de cuvinte) folosit pentru a se referi la o familie, cum ar fi Ryder, Smith, Chezman etc:
prefixul unui nume, de exemplu, senior, mai mic;
o anumită ocupație, de exemplu: inginer, judecător, notar etc .;
vedere spre stradă (bulevard, bulevard, stradă, șosea, pătrat etc.);
numele străzii (de exemplu, Station Avenue, Piața Gară, Gara Lime Street);
numărul de identificare pe stradă; Nr. De intrare sau clădire, etaj și apartament (27/307, intrarea № 27, etajul 4, apartamentul nr. 7);
denumirea satului, a orașului, a satului, a districtului, a districtului (Tikhill, Docklands, Earlham, Camden, Soho etc.);
căsuța poștală și numărul (pentru proprietarii căsuței);
cod poștal sau număr de rută poștală, localitate, numele instituției care livrează:
un cod poștal utilizat de obicei pentru sortarea finală de către un nod de livrare local sau regional.
un număr de rută poștală, un cod care include mai multe numere și / sau litere care indică ruta pentru trimiterea corespondenței la destinație;
numele teritoriului sau provinciei și / sau numele țării;
numele regiunii, județului, raionului, cantonului etc.,
numele țării de destinație, de exemplu: Elveția, Franța, Regatul Unit, Statele Unite ale Americii etc.
numele organizației (Nestle Ltd, Kodak Ltd, UNESKO etc.);
activități sau produse (o firmă de inginerie civilă, o societate cu răspundere generală, vânzarea de semințe etc.);
departamentul sau subdiviziunea organizației (departamentul de comerț exterior, departamentul metalelor neferoase, departamentul general etc.);
cod poștal sau număr de rută poștală, localitate, numele instituției care livrează;
numele teritoriului sau provinciei și / sau numele țării.
O altă cerință importantă a scrisorii este recursul introductiv (recuzita 6).
Titlul literei (cerința 7) este indicat după adresa de deschidere.
În scrisorile corespondenților străini, titlul textului nu este un element obligatoriu al scrisorii
Textul (cerința 8) poate fi tipărit atât de la marginea marginii din stânga, cât și cu abaterea de la începutul fiecărui punct cu 5 intervale (de la linia roșie).
Paragrafele pot fi separate unul de altul printr-un spațiu suplimentar. Textul scrisorii nu depășește de obicei o pagină.
Textul majorității literelor conține 3 părți. După salut sau adresare ("Dragă domnule ..."), urmează începutul textului principal, care se referă la motivele apelului; în partea principală a textului sunt raportate detalii (detalii); concluziile sunt trase în partea finală, sunt raportate planurile pentru viitor etc.
După două distanțe liniare, forma finală de politețe (recuzită 9) este indicată după textul literei. Trebuie să corespundă în formă cu salutul și poziția (titlul) destinatarului scrisorii.
În aceste formule, fraza finală corespunde cu începutul literei. Aceleași formule sunt adesea folosite în scrisorile organizațiilor rusești.
Înainte ca semnătura să poată fi o marcă "p. p. "-" pentru "și" în numele "sau" pentru pro "-" prin proxy "(din expresia latină" per procura "). Angajații organizației folosesc acest semn când semnează scrisori în numele liderilor lor.
Dacă aplicația are anexe (cerință 11), acestea sunt indicate în colțul din stânga jos sub semnătura. O notă privind prezența unei cereri constă în cuvântul "Enclosure" (în cazul în care cererea este unul) sau "Enclosures" (dacă există mai multe), indicând de obicei numărul acestora.
În eticheta aplicației pot fi numite documentele aplicației.
La sfârșitul înregistrării, semnătura este trasă încă o dată.
În corespondența străină pentru înregistrarea a doua și următoarele foi de hârtie, o hârtie specială este imprimată pe suport de hârtie în colțul din stânga sus (1 cm de la marginea de sus) numele organizației, în colțul din dreapta sus al cuvântului tipărit „numărul litere foi de continuare ...», de exemplu:
Mori și foaie de continuare a verii
D-nii. A. Smith și Co. Ltd
Multe firme britanice folosesc coli suplimentare fără o inscripție în partea dreaptă. În acest caz, paginile sunt numerotate, și chiar în partea de jos a tuturor paginilor, inclusiv primul, dar cu excepția ultimei, este scris: Continuare sau abreviat Cont (Continuare), ceea ce înseamnă „continuare“.
Trimiteți-le prietenilor: