Aproape fiecare angajat al personalului, datorită unei situații particulare de muncă, a întâmpinat necesitatea unui protocol. Protocolul este unul dintre cele mai utilizate documente din sistemul de gestionare a înregistrărilor.
Dicționar de gestionare a evidenței personalului. Protocolul este un document care stabilește cursul desfășurării activităților deliberative și de negociere, precum și alte activități (de exemplu, teste), inclusiv deciziile luate cu privire la rezultatele acestora.
În rapoartele HR însoțite de documentația a diferitelor operații: alegerea capului, atestarea, judecând în cadrul reuniunilor, rezultatul comisiei cu privire la litigiile de muncă, fix oferă personalului de la reuniunile personalului etc. Deci, documentul greșit poate duce la angajator cele mai nefavorabile. consecințe. La urma urmei, adesea avocații lucrătorilor își construiesc cu pricepere apărarea doar pe lucruri mici. În păstrarea evidenței personalului, în care fiecare document afectează drepturile și îndatoririle unui angajat, nu ar trebui să existe mici lucruri! Să vorbim în detaliu.
Din punctul de vedere al păstrării evidenței, protocolul se referă la numărul de informații și documente de referință. Scopul său este de a transfera informațiile necesare pentru luarea deciziilor manageriale și obiectivul: de a stabili cursul evenimentului și de a numi concluzii, rezultate, rezuma tot ce a avut loc.
Acesta este motivul pentru care este necesar să se stabilească toate cele de mai sus cu un grad ridicat de precizie.
Unii funcționari văd o anumită dualitate a protocolului drept document [1]. Acest lucru se datorează faptului că, în afară de faptul că sunt informații fixe necesare în scopuri de referință, de asemenea, protocolul specificat și decizia în sine, în legătură cu care el dobândește caracteristicile documentelor administrative. Este acest protocol de calitate nu poate fi atribuită în mod neechivoc unui anumit grup de documente organizatorice și administrative: combină informațiile de fond și de caracteristicile și documentele administrative.
Protocolul este elaborat pe baza:
- înregistrările făcute în timpul ședinței (ședinței);
- a prezentat teze de rapoarte și discursuri;
- alte documente și materiale ale evenimentului protocolului.
Ar trebui să li se reamintească vorbitorilor cu rapoarte, rapoarte și rapoarte că sunt obligați să compună materialul în cel puțin două exemplare. O copie este atașată la textul protocolului și este stocată împreună cu acesta.
Dacă sarcina dvs. este să vă pregătiți pentru un discurs la un eveniment important care trebuie înregistrat, atunci materialele pe care le veți folosi ar trebui pregătite cu cel puțin câteva zile înainte de începerea evenimentului. Fiecare document care va fi menționat în timpul evenimentului și înregistrat în protocol trebuie să fie semnat de către inițiator sau persoane autorizate.
Este redactarea raportului responsabilitatea angajatului serviciului de personal? Este dificil să răspundem fără echivoc acestei întrebări. La urma urmei, am început cu faptul că protocolul este însoțit de evenimente cu conținut și caracter diferit.
Luarea de notițe în timpul unui eveniment de protocol, colectarea de materiale și pregătirea textului, de regulă, responsabilitatea membru al secretariatului (departamentul de birou) sau angajații unităților structurale pentru pregătirea materialelor pentru discuții.
În același timp, considerăm că este mai bine să înregistrăm activități legate de problemele de management al personalului unui membru al personalului care se ocupă de evidența personalului. La urma urmei, de la o persoană "outsider" (secretar, de exemplu), nuanțe importante pot scăpa, detalii sau text în locurile cele mai necesare ale documentului pot fi foarte slabe, neinformative.
Calendarul procesului-verbal
Legislația muncii nu stabilește termene limită specifice pentru redactarea unui protocol în cazurile în care se abordează chestiuni legate de managementul personalului sau problemele legate de drepturile muncii ale cetățenilor. Cu toate acestea, prin proiectarea documentului nu are sens să întârziem. La urma urmei, atunci când vine vorba, să zicem, numirea unui nou șef al companiei, documentul-cheie ar trebui să se nască cât mai curând posibil, astfel încât personalul de serviciu au avut posibilitatea de a pregăti în mod corect și prompt celelalte documente de numire a unei persoane noi la postul de director: un ordin de angajare, cartea de lucru, cartea personală etc.
Termenele limită specifice pentru întocmirea unui protocol, luând în considerare procedurile de semnare, transferul către părțile interesate, trebuie să fie stabilite într-un act normativ local, de exemplu, instrucțiuni privind păstrarea înregistrărilor sau în programul fluxului de lucru.
Proiectele paragrafelor relevante ale protocolului, dacă este necesar, sunt verificate de unitatea structurală (oficială) responsabilă cu pregătirea. Un protocol care conține informații de distribuție limitată trebuie să fie marcat corespunzător.
Din punct de vedere al păstrării evidenței, textul protocolului este alcătuit din două părți - introductive și de bază.
Partea introductivă a protocolului conține informații privind:
- președinte (președinte) și secretar;
- prezentă - sub forma unei liste (nume, inițiale, posturi) sau indicarea numărului lor în raport cu lista anexată la protocol;
- raportori (informatori) pentru fiecare punct de pe ordinea de zi.
Partea principală a protocolului constă în secțiuni corespunzătoare punctelor de pe ordinea de zi. Textul fiecărei secțiuni a documentului este structurat în conformitate cu următoarea schemă: au ascultat - au acționat - au decis (au decis). În cazurile necesare, acest sistem este completat de un alt element - votat.
"Directorul financiar Gradov IS consideră că este necesar să se modifice dimensiunea primei nu cu 10%, dar cu 12%."
Distingeți forma completă și scurtă a protocolului. Într-o formă concisă, toate evenimentele nu sunt descrise în detaliu, doar deciziile (deciziile) luate cu privire la problemele relevante sunt înregistrate.
Data protocolului este data evenimentului protocolului propriu-zis (nu a datei textului său!). Dacă întâlnirea a durat mai multe zile, data protocolului include datele de începere și terminare a acesteia.
Protocoalele sunt atribuite numere secvențiale într-un an calendaristic. Este de dorit menținerea numerotării separat pentru fiecare grup de protocoale: minute ale ședințelor consiliului de administrație, ședințe ale colectivului de lucru etc.
Să luăm protocolul întâlnirii comisiei de certificare ca probă. Protocoalele nu sunt întocmite pe un antet al companiei, ci pe o foaie de hârtie.
Documentul are următoarele cerințe:
1. Data documentului.
2. Numărul de înregistrare al documentului.
3. Denumirea tipului de document.
4. Titlu la text.
6. Semnătura (semnături).
7. O notă despre disponibilitatea aplicației.
În mod schematic, protocolul acestui eveniment va arăta astfel:
Numele complet al angajatorului
Numele abreviat al angajatorului
(dacă este abrevierea)
este disponibil în documentele constitutive)
În plus față de document, puteți crea o subtitrare, de exemplu:
reuniunile comisiei de atestare a unei astfel de întreprinderi
Data și numărul documentului
Prenume, nume, patronim, funcția de președinte al comisiei
Prenume, nume, patronimic, funcția de secretar al comisiei
Nume de familie, nume, patronimici ale celorlalți membri ai comisiei (sunt expuși unul sub altul, o "coloană")
Numele, numele, patronimica experților, specialiștii, personalul invitat la ședință (alții decât cei menționați mai sus)
Dacă este necesar, rețineți dacă există un cvorum, dacă întâlnirea este autorizată să ia decizii legale.
Ordinea de zi: Sunt indicate numele, numele, patronimica angajaților care fac obiectul certificării. De exemplu:
Informațiile enumerate mai sus constituie partea introductivă a protocolului. Mai departe treceți la partea principală a protocolului. Aici vor fi prezentate toate informațiile despre reuniunea comisiei de certificare, precum și concluziile la care au fost prezentate.
Puteți scrie toate datele reale, cum ar fi:
Examinarea punctului 1 al ordinii de zi
HEARD: (sunt indicate numele, inițialele și prenumele vorbitorilor).
1. Informarea secretarului comisiei de atestare cu privire la rechemarea șefului unui astfel de departament la munca unui astfel de angajat.
3. Raportul președintelui comisiei privind rezultatele testării unui angajat al unor astfel de persoane.
STATUT: (se indică numele, inițialele și prenumele vorbitorilor).
1. Șeful unui astfel de departament, cu retragerea clienților despre activitatea unui angajat al unor astfel de persoane.
2. Un expert cu întrebări de natură profesională.
Evaluatorul a fost pus întrebări (enumerate).
Evaluatorul a dat astfel de răspunsuri (enumerate).
Votat: (sunt indicate rezultatele votării). De exemplu:
Rezultatul lucrării este "satisfăcător" - 5 voturi.
Rezultatul lucrării este "bun" - 1 vot.
Examinarea punctului 2 de pe ordinea de zi
Anexă: Fișe de certificare N __ pe __ coli în 2 exemplare.
atestare semnătura comisiei IO Prenume
atestare semnătura comisiei IO Prenume
Copiile protocoalelor, pre-certificate de presa din departamentul de gestionare a înregistrărilor, dacă este necesar, sunt trimise organizațiilor și oficialilor interesați în conformitate cu lista de discuții. Indicele este întocmit și semnat de executorul responsabil al subdiviziunii, care a pregătit examinarea întrebării relevante.
Advance ar trebui să ia în considerare forma în care el va primi informații persoanei evaluate cu privire la rezultatele evaluării acesteia, o copie a raportului sau va primi o declarație, dacă el va fi acordat, sau chiar o copie autentică.
Deciziile (deciziile) luate la evenimentele protocolului pot fi comunicate persoanelor interesate sub forma unor extrase din protocoale.
Asigurați-vă că protocolul conține semnături (în cazul faxului, după caz) ale președintelui și secretarului. În caz contrar, legalitatea tuturor deciziilor luate va fi pusă sub semnul întrebării. Secretarul, împreună cu președintele organismului colegial, este responsabil pentru fiabilitatea informațiilor conținute în protocol.
Rămâne doar să colectăm materiale de la toți vorbitorii: rapoarte, rezumate, proiecte de decizii, rapoarte etc.
O altă caracteristică a protocolului este că este folosit pentru a documenta activitățile organelor colegiale:
- ședințe temporare (întâlniri, conferințe, întâlniri, comisii etc.) sau
- permanent (colegiu de ministere și comisii, consilii științifice ale instituțiilor științifice, prezidii, etc.).
Protocoalele includ, de asemenea, activități:
- organele de protecție a ordinii publice etc.
Am spus deja că aceeași măsură poate fi formalizată în două moduri: un protocol scurt sau complet.
Un scurt protocol înregistrează problemele discutate în cadrul reuniunii, numele vorbitorilor și deciziile luate. Se recomandă efectuarea acesteia în acele cazuri în care întâlnirea are un caracter operațional.
În cazul în care textul protocolului „schițat“ pe computerul dumneavoastră, ar trebui să acorde o atenție la caracteristicile individuale ale detaliilor de design: aceste „atinge“, va depune mărturie că a fost implicat într-un design profesional.
Numele tipului de document ("Protocol") este plasat:
- la aranjamentul unghiular al rechizitelor - prin distanța de 2 linii de la limita câmpului din stânga sub numele organizației;
- cu dispunerea longitudinală a obiectelor și în forma generală - în centru.
Lista celor prezenți este scrisă sub titlul cu 2 rânduri de la marginea câmpului din stânga și începe cu indicația președintelui și a secretarului ședinței.
Numele prenumele președintelui și secretarului sunt scrise după numele posturilor.
Apoi, după 2 spațierea de la limita câmpul din stânga pentru a scrie cuvântul „Prezent“ (la sfârșitul colon), apoi inițialele și prenumele celor prezenți la întâlnirea membrilor permanenți ai organelor colegiale sunt enumerate în ordine alfabetică, fără numele poziției. Dacă membrii organului colegial de mai mult de 15, compoziția din prezenta invenție este indicată cantitativ și lista de numele de familie atașată protocolului, deoarece acesta este semnul: „Participanti:. 20 (lista anexată)“
În cazul în care numărul celor care participă la eveniment este mare, va fi necesară înregistrarea preliminară a persoanelor care sosesc la întâlnire (întâlnire, întâlnire etc.) pentru a compila lista de nume de familie.
Ordinea de zi a reuniunii este de obicei întocmită în avans și trebuie să includă numărul optim de probleme care pot fi luate în considerare și discutate în cadrul acesteia. Fiecare dintre ele este formulată cu prepositionul "o". Întrebările sunt numerotate în cifre arabe și se află pe ordinea de zi:
- de gradul de semnificație sau de semnificația lor
- în funcție de timpul anticipat al discuției.
Cuvântul "Diverse" de pe ordinea de zi nu este recomandat, este mai bine să formulați fiecare întrebare în special.
Cuvântul "Ascultă" este numerotat în funcție de numărul articolului de pe ordinea de zi, întocmit la marginea câmpului din stânga cu majuscule și se termină cu un colon.
Toate întrebările adresate vorbitorului și vorbitorilor, precum și răspunsurile la acestea sunt înregistrate în ordinea în care sunt primite și sunt extrase din linia roșie. Numele de familie al persoanei care a pus întrebarea este permis să nu fie indicat. De exemplu:
Întrebare: Este acceptabil să se încheie contracte de muncă pe durată determinată cu lucrători cu fracțiune de normă?
Răspuns: Da, dacă există acordul angajatului.
Semnăturile președintelui și secretarului reuniunii sunt redactate pe versiunea finală a proiectului de protocol. Acestea sunt situate în intervalul de 2-3 linii de sub text lângă marginea din stânga (stânga) și separate de două intervale. Transcrierile semnăturilor sunt tipărite fără paranteze cu litere mici (cu excepția majusculelor). Inițirile sunt plasate înaintea prenumei, nu există spații între inițiale și nume de familie.
Președinte Dobrynin AA Dobrynin
Secretar al lui Peregonov AA Peregonov
Acum documentul este complet gata, și nimeni nu va pune la îndoială legalitatea elaborării și implementării deciziilor luate.
Inspectorul de personal
LLC "Sisteme electronice AR"
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: