Put'kina Lydia Vladimirovna
Candidat la Științe Tehnice, Profesor, Catedra de Informatică și Matematică, Facultatea de Economie Universitatea de Științe Umanitare din Sankt-Petersburg, Sankt-Petersburg, Rusia
Adnotare: În acest articol, sunt luate în considerare particularitățile introducerii sistemului de management al documentelor electronice. Articolul notează că eficiența oricărei organizații depinde de viteza procesării documentelor, viteza de distribuire a informațiilor între unitățile organizaționale și contrapărți. Procesul de implementare a managementului documentelor electronice poate fi împărțit în opt etape. Unul dintre momentele importante este faptul că, după trecerea cu succes a fiecăruia dintre cele opt etape ale automatizării, sistemul implementat trebuie să fie îmbunătățit și îmbunătățit în mod constant. Acesta este unul dintre principalii factori pentru utilizarea cu succes a managementului documentelor electronice în cadrul întreprinderii.
Cuvinte cheie: sisteme de management al documentelor electronice, implementare, eficiență, întreprindere
Doctor în științe tehnice, profesor universitar Departamentul de informatică și matematică, Facultatea de Economie Universitatea de Științe Umaniste și Științe Sociale din Sankt-Petersburg Sankt-Petersburg, Rusia
Rezumat: Acest articol discută caracteristicile introducerii sistemului de management al documentelor electronice. Articolul notează că eficiența oricărei organizații depinde de eficiența procesării documentelor. Procesul de implementare a documentului electronic. Sistemul trebuie să fie continuu rafinat și îmbunătățit. Acesta este un factor major în utilizarea cu succes a managementului documentelor electronice în cadrul întreprinderii.
Cuvinte cheie: sistem de management al documentelor electronice, implementare, eficiență, întreprindere
Versiunea electronică
Descărcați (609.6 Kb)
În lumea modernă, eficiența oricărei organizații depinde de viteza prelucrării documentelor, de viteza de distribuire a informațiilor între unitățile organizaționale și contrapărți, precum și de fiabilitatea întregii componente a informațiilor ca întreg.
De aceea, în ultimii ani, șefii multor întreprinderi ridică din ce în ce mai mult problema îmbunătățirii sistemului de circulație a documentelor. Realizarea acestei sarcini este posibilă cu ajutorul automatizării sale.
Până în prezent, fluxul de lucru automatizat nu este o inovație. Unele organizații au implementat deja și utilizează sistemul electronic de gestionare a documentelor (EDS). Cu toate acestea, majoritatea întreprinderilor încă părăsesc circulația documentelor în formă tradițională, pe hârtie.
Criteriul principal în alegerea formei de muncă în birou este cantitatea de documente create și primite de organizație pentru o anumită perioadă de timp. Prin urmare, în companiile în care structura departamentelor este ramificată și legată de un lanț de documente diferite, tranziția către gestionarea documentelor electronice este o sarcină foarte importantă.
Pentru a forma o reprezentare exactă a acestui concept, să ne ocupăm mai mult de el. Gestionarea documentelor electronice poate fi prezentată ca un singur mecanism pentru deplasarea documentelor care sunt create utilizând instrumente de calculator și, de regulă, sunt semnate cu o semnătură digitală electronică. În același timp, documentele sunt procesate și prin intermediul mijloacelor electronice.
În organizația în care este implementată EDS, documentul servește drept instrument de bază de gestionare. În astfel de organizații nu există simple ordine, ordine sau decizii. Există documente care conțin aceste decizii, ordine și instrucțiuni. Astfel, managementul în cadrul organizației este implementat pe deplin prin documente. Majoritatea sarcinilor executate de angajați sunt de asemenea atașate documentelor.
ERMS poate fi aplicat în orice organizație: pentru o întreprindere mică sau pentru o exploatație uriașă sau o corporație cu o întreagă rețea de sucursale. Unele companii încep cu automatizarea etapelor individuale de circulație a documentelor, deoarece ERMS are o serie de avantaje semnificative:
1) În primul rând, trebuie remarcat transparența proceselor de afaceri. În sistemul electronic, controlul asupra primirii, executării și creării de documente este mult mai ușor și mai rapid. Cu ajutorul acestui ghid puteți monitoriza în orice moment procesele de afaceri ale organizației.
2) De asemenea, cu ajutorul gestionării documentelor electronice, funcția de performanță este mărită. Potrivit datelor statistice, o proporție semnificativă de instrucțiuni nu sunt efectuate de angajați. ERMS permite managerilor să monitorizeze procesele de lucru, viteza și calitatea execuției și, cel mai important, rezultatul lucrării.
4) Nivelul de confidențialitate al informațiilor crește. Fiecare angajat are gradul de acces și gestionare a documentelor companiei, care corespunde autorității sale. De exemplu, un angajat poate avea dreptul să citească un document, să poată edita, să facă ajustări corespunzătoare documentului, iar acesta poate fi, de asemenea, drepturi complete. Fiecare acțiune este înregistrată în sistemul informatic. Și aceasta înseamnă că, în orice moment, există posibilitatea de a vedea care dintre angajați a făcut modificări ale datelor, a lucrat cu ei.
Pentru multe organizații, problema confidențialității informațiilor este foarte acută. Pierderea oricăror documente importante ar putea duce la un milion de pierderi. În acest sens, documentele de pe hârtie sunt mult mai expuse riscului, deoarece pot fi cu ușurință eliminate din dosar fără probleme și toate informațiile vor fi transferate în partea laterală. După implementarea sistemului de management al documentelor electronice al companiei, nu se poate exclude o scurgere completă a informațiilor. Cu toate acestea, în acest caz va fi o oportunitate de a vedea cine exact de la angajați și la ce oră a folosit aceste documente.
5) Cu ajutorul EDS, schema de training pentru noii angajați este optimizată, precum și introducerea de noi procese în companie. Introducerea de noi reglementări și instrucțiuni folosind managementul documentelor electronice este mult mai rapidă decât informarea individuală a fiecărui angajat și familiarizarea acestuia cu documentele pe suport de hârtie.
6) Nivelul culturii corporative este în creștere. SED creează un singur spațiu informațional în care sunt implicate toate sau majoritatea structurilor companiei. Aceasta, la rândul său, creează posibilitatea de a implica practic fiecare angajat în procesele corporatiste.
7) Când compania se îndreaptă spre gestionarea documentelor electronice, se rezolvă problema adaptării noilor modificări ale pieței standardelor internaționale. În cazul unei astfel de organizații, organizația care utilizează CSA poate face rapid modificări în noul model, sporind astfel nivelul său de competitivitate pe piață.
Cu toate acestea, această metodă de îmbunătățire a funcționării întreprinderii pe picior de egalitate cu plusurile are și dezavantajele sale.
În primul rând, securitatea documentelor este o problemă serioasă. Un virus poate intra în computer, este posibil ca sistemul de stocare a documentelor să nu funcționeze. Această problemă poate fi rezolvată prin crearea unui sistem de rezervă.
Un alt dezavantaj posibil al implementării SED poate fi conservatorismul angajaților care vor fi angajați în sistem. Atunci când se trece la un flux de lucru automat, nu este întotdeauna posibil să se evite și să se împiedice nemulțumirea dintre angajații care sunt obișnuiți cu munca manuală și au cunoștințe incomplete privind gestionarea documentelor electronice.
De asemenea, sistemul de management al documentelor electronice acordă o importanță deosebită introducerii datelor literare. În acest caz, factorul uman este deosebit de important, deoarece funcționarea neîntreruptă a sistemului în viitor va depinde de calificarea și calitatea muncii personalului.
În stadiul achiziționării și implementării sistemului de management al documentelor electronice, conducerea companiei trebuie să fie pregătită pentru costuri financiare. Deși mai târziu, aceste costuri sunt de obicei compensate prin reducerea costurilor de lucru cu documentația și optimizarea proceselor de afaceri.
Schimbul de documente electronice nu este posibil cu toate contrapartidele. Motivul pentru aceasta este lipsa unui spațiu informațional unic. Ca urmare, multe companii sunt obligate să efectueze simultan atât schimbul de documente pe hârtie, cât și electronic. Este evident că transferul de acte și contracte pe cale electronică ar simplifica mult munca dintre client și client în orice segment de piață.
Obligatorii obligatorii ale majorității documentelor care le conferă efect juridic sunt o semnătură personală. Forța juridică a unui document electronic este, de obicei, confirmată printr-o semnătură electronică, care, conform modelului 63-FZ, poate fi de trei tipuri:
3) O semnătură calificată îmbunătățită poate înlocui documentația de hârtie în toate cazurile. O excepție este situația în care, la nivel legislativ, este necesar doar un document pe suport de hârtie.
Până în prezent, majoritatea statelor consideră documentele de hârtie cu o semnătură obișnuită ca fiind egale, precum și documentele electronice care sunt semnate printr-o semnătură electronică calificată pentru a fi egale.
Trecerea unei organizații de la o hârtie la o circulație electronică a documentelor trebuie să fie lăudată și bine gândită, deoarece munca ulterioară a întregii întreprinderi depinde de acest pas.
Cel mai adesea, directorul general acționează ca inițiator al automatizării proceselor de mișcare a documentelor la întreprindere. Interesul conducerii în trecerea la fluxul de lucru fără hârtie joacă un rol important, deoarece succesul acestui proiect depinde în mare măsură de acest lucru.
De obicei, automatizarea însăși este împărțită condițional în două părți: procesul însuși și raportul, adică controlul asupra lucrului produsului finit.
Dacă sarcina nu este numai de a introduce fluxul electronic de lucru, dar și de a transforma procesele de afaceri, atunci termenii de referință ar trebui să fie formulați împreună cu managerii care sunt responsabili pentru aceste procese. Numai în cazul implicării lor în aliați va fi posibilă crearea unei versiuni reușite a managementului documentelor electronice.
Procesul de automatizare poate fi împărțit în mai multe etape cheie:
Etapa 1. Termeni de referință. În primul rând, managerii de proiecte trebuie să determine sarcinile pe care viitorul sistem trebuie să le îndeplinească. Sarcinile clar formulate vor ajuta la alegerea corectă în a doua etapă.
Pasul 2. Alegerea unei soluții informatice. Pentru o întreprindere cu un flux de lucru mic, este suficient să utilizați o bază de date electronică, de exemplu, Access sau Excel. Adică întreprinderile de mici dimensiuni nu trebuie întotdeauna să se ocupe de restructurarea globală a fluxului de documente.
Șefii întreprinderilor mari care au diviziuni regionale care doresc să automatizeze fluxul de lucru, dimpotrivă, ar trebui să fie pregătiți pentru o implementare costisitoare și pe termen lung.
Etapa 3. Descrierea proceselor de afaceri. Înainte de a începe punerea în aplicare a fluxului de lucru, este necesar să se studieze procesele actuale de afaceri ale întreprinderii. În acest stadiu, rolul principal este dat conducătorilor departamentelor implicate în automatizare. Sarcina lor principală este de a ajuta la descrierea căii de documente și de a face un flux pas cu pas al proceselor de afaceri.
Etapa 4. În acest stadiu, se fac estimări, calendarul calendaristic, listele cu resursele necesare, se elaborează un plan de lucru general. În același timp, este necesar să se ia în considerare toate plusurile și minusurile existente care vor apărea după automatizarea fluxului de lucru.
Etapa 5. Punerea în aplicare. În acest stadiu, există o implementare directă a managementului documentelor electronice. Durata etapei depinde în mod direct de complexitatea structurii organizației și de procesele de afaceri care se desfășoară în ea. Controlul și coordonarea activității se realizează de către managerul de proiect.
Pasul 6. Finalizarea. În acest stadiu, programul este testat. Adesea, atunci când se testează, identificați lacunele din automatizare. Această etapă este importantă deoarece are încă capacitatea de a rezolva rapid problemele care au apărut.
Etapa 7. Punerea în funcțiune a proiectului. Aceasta poate fi una dintre metodele de implementare utilizate la începutul utilizării sistemului:
- Strategia paralelă, adică lucrarea se face pe vechiul sistem, dar în același timp sunt folosite noi tehnologii. În acest proces, două sisteme - vechiul și noul sunt în mod constant comparate și, ca o consecință, noul sistem se adaptează treptat. Cu toate acestea, datorită dublării datelor, această abordare este cea mai costisitoare din punct de vedere al muncii și timpului.
- Salt - trecerea la folosirea unui nou sistem se face instantaneu, adică nu există un proces tranzitoriu. Această metodă este eficientă, cu toate acestea, foarte riscantă.
- Realizarea unui proiect pilot - un salt are loc într-o zonă. Această abordare este fiabilă.
- Automatizarea secvențială. Introducerea începe cu locurile cele mai înguste și încep să participe treptat la acest proces. Atunci când alegeți această abordare, de regulă, o mulțime de timp este cheltuit, totuși, întoarcerea este vizibilă aproape imediat.
În această etapă, indiferent de strategia aleasă, pot exista dificultăți asociate conservatorismului angajaților. Totuși, printr-o abordare competentă, probabilitatea de risc poate fi redusă semnificativ.
Pasul 8. Monitorizarea utilizării sistemului. Scopul principal al acestei etape este atingerea unei utilizări treptate a programului la capacitate maximă. Adică programul ar trebui să devină un instrument real pentru circulația documentelor și să nu rămână un set de fișiere.
Un alt aspect important este că, chiar și după finalizarea cu succes a fiecăruia dintre cele opt etape de automatizare, sistemul implementat trebuie să fie îmbunătățit și îmbunătățit în mod constant. Acesta este unul dintre principalii factori pentru utilizarea cu succes a managementului documentelor electronice în cadrul întreprinderii.
Întreținerea ulterioară a sistemului trebuie să includă:
- Susțineți sistemul în stare de funcționare. Aceasta poate consta în ajutorul consultativ pentru utilizatori, eliminarea erorilor care apar, backup-ul de date;
- Efectuarea de ajustări la directoarele de sistem, pe baza modificărilor actuale ale organizației;
- Urmărirea modificărilor în legislație;
- Modificați setările din sistem pentru a răspunde noilor cerințe ale angajaților.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: