clasa a 11-a
filtrarea datelor în Microsoft Excel 97
Foile de calcul Excel 9x sunt adesea folosite pentru a menține bazele de date simple. O tabelă folosită ca bază de date constă, de obicei, din mai multe coloane care sunt câmpuri de bază de date. Fiecare linie reprezintă o intrare separată.
Există restricții impuse structurii bazei de date:
· Primul rând al bazei de date trebuie să conțină nume de câmpuri care nu sunt repetate;
· Rândurile rămase din baza de date trebuie să conțină înregistrări care nu sunt rânduri goale;
· Informațiile despre câmpuri (coloane) trebuie să fie omogene, adică Numai textul sau numai textul;
Principala activitate a oricărei baze de date este de a găsi informații cu privire la anumite criterii. Odată cu creșterea numărului de înregistrări, recuperarea informațiilor devine mai dificilă.
Dacă datele sunt prezentate în această formă, Excel poate simplifica acest proces prin sortarea și filtrarea datelor.
Sortarea este ordinea datelor în ordine crescătoare sau descendentă. Cea mai ușoară modalitate de a face această sortare este selectarea uneia dintre celule și efectuarea unui clic pe butonul Sortare ascendentă sau Sortare în jos din bara de instrumente.
Parametrii de sortare sunt setați de comanda Data> Sort. Aceasta deschide caseta de dialog Sortare gama. În acesta, puteți selecta unul sau trei câmpuri de sortare și puteți seta ordinea de sortare pentru fiecare câmp.
O altă modalitate de a găsi informații în baza de date este să utilizați instrumentul AutoFilter. Acest instrument afișează un subset de date fără a muta sau sorta datele.
Când filtrați baza de date, sunt afișate numai înregistrările care au proprietățile dorite. Cel mai simplu mijloc de filtrare este filtrul auto. Se pornește de la comanda Data> Filter> AutoFilter.
În comanda AutoFilter, butoanele de deschidere apar în celulele care conțin anteturile de câmp. Dând clic pe acest buton, se deschide lista opțiunilor de filtrare. Opțiunile pentru filtre sunt de obicei scrise utilizând condiții simple sau compuse. Condițiile compuse sunt formate folosind expresii logice și operatori logici AND sau OR. Înregistrările care nu îndeplinesc condiția de filtrare nu sunt afișate.
Uneori trebuie să lucrați cu un subset de date. De exemplu, ați putea selecta o parte din lista de date și o puteți transmite unui utilizator care nu are nevoie de o listă completă sau trebuie să obțineți o vizualizare filtrată a datelor pentru a crea un raport care nu include informații inutile. Puteți să filtrați datele, să le mutați într-o altă foaie de lucru, într-un alt registru de lucru sau într-o altă aplicație. La o anumită etapă a lucrării, poate fi necesar să ștergeți mai multe înregistrări inutile din baza de date. Acest lucru se poate face și prin filtrarea și selectarea datelor dintr-o listă comună.
Comanda Data> Filter> Show All vă permite să afișați toate intrările. Pentru a anula utilizarea filtrului auto, trebuie să re-emiteți comanda Data> Filter> AutoFilter.
Pentru a crea un filtru arbitrar, selectați articolul Altă din lista derulantă. Caseta de dialog Filtru avansat vă permite să specificați o condiție de filtrare mai complexă pentru acest câmp.
Folosind caseta de dialog Filtru avansat, puteți seta un criteriu de comparație și puteți crea, de asemenea, criteriile AND sau OR. De exemplu, puteți comanda o căutare în baza de date pentru informații despre toți angajații ale căror numere de identificare sunt mai mici de 650. Și cu criteriul AND, puteți filtra toți angajații al căror număr de identificare este mai mic de 650 și care lucrează în departamentul contabil. Folosind acest criteriu sau puteți găsi toți angajații al căror număr de identificare este mai mare de 660 sau angajații care au lucrat în companie de mai mult de 10 ani.
Filtrele vă permit să afișați cinci tipuri de criterii
• Afișați toate. Sunt afișate toate intrările în câmp.
• Filtru avansat. Se deschide caseta de dialog Filtru avansat. permițând crearea de criterii folosind AND sau OR.
• Valori exacte. Numai înregistrările care conțin valori exacte în câmpurile specificate sunt afișate.
• Goliți. Sunt afișate toate intrările cu câmpuri goale.
• Nu sunt goale. Sunt afișate toate înregistrările cu câmpuri care nu sunt goale.
Când utilizați Filter Advanced, mai întâi trebuie să definiți (creați) trei zone
· Spațierea listei - zona bazei de date care urmează să fie filtrată;
· Intervalul de criterii - zona în care sunt specificate criteriile de filtrare;
Pentru a rezerva un loc pentru criteriul de comparație, puteți introduce mai multe rânduri în partea de sus a tabelului (criteriul poate fi setat în celule arbitrare, dar dacă îl plasați lângă masă, acesta va fi mult mai clar). Un criteriu poate consta din mai multe coloane, fiecare dintre acestea trebuie să aibă un titlu din primul rând al tabelului (nume de câmp). Antetele folosite în criterii ar trebui să se potrivească exact cu rubricile tabelului. Pentru a nu fi confundat, puteți să copiați numele titlurilor (câmpurilor) din tabel într-un criteriu. Sub fiecare nume de câmp care este utilizat pentru filtrare, trebuie să existe o condiție care să definească criteriile de filtrare.
· Interval de extracție - zona în care vor apărea rezultatele filtrului.
Numele câmpurilor la toate intervalele trebuie să se potrivească exact.
Pentru a efectua operațiuni de filtrare, trebuie să utilizați comenzile de meniu Data, Filtru, Filtru avansat. În caseta de dialog, specificați coordonatele intervalelor.
Dacă doriți să obțineți rezultatele filtrării în intervalul de extracție, trebuie să selectați Copiere în altă locație și să specificați intervalul de extracție.
Mai mult în secțiunea Tehnologia informației, programarea:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: