Lista documentelor obligatorii de personal ale companiei

Documentele de personal - aceasta este o listă destul de mare de valori mobiliare care ar trebui să fie în orice companie sau IP, în cazul în care există angajați. Unele dintre ele privesc aspecte organizatorice cu privire la personal, altele sunt legate de chestiunile de calcul și de plată a salariilor, iar al treilea - de problema actuală de protecție a datelor cu caracter personal. În consecință, diverse structuri de stat care controlează această problemă "personală" - inspecția muncii, Roskomnadzor și, bineînțeles, IFTS și fonduri, pot verifica astfel de documente de personal ale organizației.

În întreprinderile mici, documentele de personal necesare sunt cel mai adesea păstrate de contabil (cu normă întreagă sau primită) sau conducătorul conducerii se ocupă de documentele de personal - atâta timp cât timpul și energia sunt suficiente. Contabilii, de regulă, se angajează în acest lucru cu lipsa de voință sau cu toate întrebările mai mici privind "personalul" pe frâne. Între timp, în absența unui document de evidență a personalului, pot exista plângeri din partea inspectorilor și amenzi.

Vom înțelege ce documente documentează conducătorul sau proprietarul companiei, în primul rând. ele sunt obligatorii.

Contracte de muncă.

Fiecare angajat trebuie să fie înscris într-un contract de muncă în scris. Este necesar să se compileze și să se semneze un contract în termen de 3 zile de la începerea angajării. Contractul de muncă se face în 2 exemplare, iar unul este dat angajatului. Contractul prescrie locul de muncă, poziția, plata, durata contractului, durata perioadei de probă etc. Toate modificările privind condițiile de muncă (de exemplu, majorarea salariului) sunt fixate în contractul suplimentar la contractul de muncă.

Pentru a salva primele de asigurare, mulți nu încheie un contract de muncă, ci un contract de drept civil. După cum arată practica, inspectorii cu această metodă de economie sunt de mult cunoscuți, prin urmare, ele studiază cu atenție contractele cu scopul de a dezvălui substituirea relațiilor civile cu relațiile de muncă. Dacă există o încălcare, va fi bine: pentru companie - până la 100 de mii de ruble. pentru IP - până la 10 mii de ruble.

Cardurile personale ale angajaților.

Cărți de muncă.

Disponibilitatea cărților de muncă și procedura de întreținere a acestora sunt verificate de către inspectoratul de muncă și UIF. Pentru încălcarea termenului limită pentru emiterea unei cărți sau completarea incorectă a acesteia este prevăzută răspunderea materială (articolul 234 din LC RF).

Este posibil să trimiteți un registru de lucru prin poștă angajatului concediat?

În "personal" se indică structura, componența și numărul de personal: o listă a unităților structurale, numele posturilor, profesiile care indică calificările (clase, grade etc.). Din punct de vedere al evidenței personalului, lista personalului este inclusă în documentele obligatorii ale personalului (art. 15, 57 din LC RF).

În practică, masa de personal poate fi foarte utilă în rezolvarea diferendelor privind plata muncii, atunci când se dovedește inspecția fiscală valabilitatea costurilor de atragere a personalului din exterior etc.

Descrierea posturilor.

Pe de o parte, descrierea postului nu este inclusă în documentele obligatorii ale personalului, Compania însăși decide dacă să le dezvolte sau nu. Pe de altă parte, atunci când există situații controversate cu angajatul, acesta poate fi foarte util. De exemplu, dacă un angajat pretinde că a fost în mod greșit adus la răspundere disciplinară, atunci fără instrucțiuni va fi dificil să se demonstreze ceva.

Instruirea este un astfel de document în munca de personal care va ajuta la limitarea competențelor angajatului. De exemplu, poate prescrie datoria managerului de vânzări de a accepta reducerile de administrare pentru cumpărători și tranzacțiile cu o anumită sumă. De asemenea, pentru a preveni acțiunile frauduloase în instrucțiuni, trebuie să limitați drepturile de acces la programul contabil al companiei.

Reguli de reglementare a muncii interne.

În acest document de personal este prevăzută ordinea de primire și concediere a lucrătorilor, drepturile și obligațiile părților, un mod de lucru, timpul de odihnă, măsurile de încurajare și de colectare etc. (articolul 189 ТК Federația Rusă). Un nou angajat ar trebui să fie familiarizat cu regulile pentru pictura.

Program de sărbători.

Regulamentul privind datele cu caracter personal.

Consimțământul la prelucrarea datelor cu caracter personal.

Nu puteți procesa datele personale ale angajatului înainte ca angajatul să fi fost de acord cu prelucrarea acestora. Consimțământul trebuie să fie primit în scris de la fiecare angajat.

Din lipsa consimțământului personalului pentru procesarea datelor, vor exista amenzi

Până în prezent, lipsa consimțământului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal nu este alocată unei infracțiuni separate. Cu toate acestea, în prezent, Duma examinează un proiect de lege care prevede amenzile pentru o astfel de încălcare. În cazul adoptării legii, pedeapsa pentru lipsa de consimțământ la prelucrarea datelor cu caracter personal va fi: pentru funcționarii companiei - de la 5 la 15 mii de ruble; pentru IP - de la 20 la 35 mii ruble; pentru companii - de la 30 la 50 de mii de ruble.

Regulamentul privind plata muncii.

Regulamentul privind remunerarea forței de muncă este elaborat atunci când sunt prevăzute alte salarii în cadrul organizației (de exemplu, bonusuri, bonusuri) sau sisteme de salarizare diferite. Regulamentul prevede principiile remunerării forței de muncă, procedura de indexare a salariilor, rambursarea cheltuielilor de călătorie, plata orelor suplimentare, condițiile de plată a bonusurilor etc. (articolul 135 din LC RF). Toate acestea, în principiu, pot fi prescrise în regulile reglementărilor interne ale muncii, dar, în practică, termenii de plată a forței de muncă sunt individualizați - deci vor exista mai puține întrebări la verificarea organelor de supraveghere.

Foaia de timp.

Compania ține evidența timpului lucrat de fiecare angajat (articolul 91 din LC RF). În acest scop, este utilizată o foaie de parcurs - conform Formularului T-12, T-13 sau dezvoltată independent de angajator. Pe baza foii de calcul, se calculează salariul și se completează buletinul de plată. Adică, cartea de raport este inclusă în documentele principale ale personalului organizației.

Document privind aprobarea formularului de plată.

Atunci când plătește salariul, angajatorul este obligat să notifice fiecare angajat în scris despre componentele salariului datorat acestuia pentru perioada relevantă, sumele și motivele deducerilor efectuate, precum și suma totală de bani care trebuie plătită. Deoarece forma unificată a fișei de decontare nu este prevăzută de lege, acest formular este elaborat de angajator în mod independent și aprobat printr-un ordin sau alt document de personal intern.

Diferitele forme de ordine unificate, care sunt compilate independent de companie, pot fi de asemenea incluse în documentele obligatorii ale personalului. Comenzile pentru principalele activități sunt emise pe probleme legate de activitatea organizației ca entitate juridică (de exemplu, ordinul de numire a responsabililor pentru siguranța la incendiu, calendarul livrării conturilor, organizarea de înregistrări militare etc.). Ordinele de personal (de obicei unificate) se eliberează în legătură cu activitățile organizației ca angajator (în cazul angajării, transferului, concedierii, bonusurilor etc.).