În stadiile incipiente ale dezvoltării vechiului stat rus și în perioada de dezbinare feudală (până la sfârșitul secolului al XV-lea), instituțiile de stat nu existau încă. Funcțiile lor au fost îndeplinite cel mai adesea de către funcționarii sau organismele care își desfășoară activitatea, fie fără personalul funcționarilor, fie cu un personal foarte limitat. În aceste condiții, un sistem unic de gestionare a înregistrărilor nu era solicitat de sistemul de management propriu-zis.
Documentele scrise care au supraviețuit în zilele noastre, date obținute de arheologi și lingviști, arată că deja în secolul al X-lea. în statul vechi rus a existat o cultură de scriere a documentelor. Acestea sunt tratatele cu Bizanțul de la 911 și 945. Este demn de remarcat faptul că ambele tratate menționează practica redactării documentelor. În primul caz - voințe scrise, în al doilea - scrisori rutiere pentru nave comerciale.
In timpul domniei lui Vladimir cel Mare din Kiev - capitala statului rus vechi (978-1015 gg.) - a existat o școală pentru copiii boierilor și siguranțele superiori. Dintre absolvenții acestei școli și candidații selectați pentru postul de „imprimante“ - deținătorii de presă al prințului, „metalnikov“ - secretari judiciari, grefieri și grefieri de la prinții și feudali.
Volumul de documente nu pot fi evaluate, dar este caracteristic faptul că în Hillfort Novgorod în apropierea și în Novgorod găsite aproximativ 350 de sigilii de plumb - taur, este folosit pentru a securiza documentele. Aproximativ același număr a fost găsit mai târziu în timpul săpăturilor din Pskov.
În statul vechi rus, a fost elaborată o procedură pentru anularea legalității documentelor.
Practic, până la sfârșitul secolului al XIV-lea. material de bază pentru scris pe pergament Rus a servit (vițel special îmbrăcat, miel sau piele de capră), și menționate în documentele „Carta“ și doar „carne de vită“. Odată cu creșterea volumului de management al înregistrărilor a schimbat programul de scris: documentele originale care constituie modul autorizat de scriere caracteristică a industriei de carte pentru a forma literelor cu contururi drepte. În secolul al XIV-lea. a fost utilizat semi-uncial, va accelera procesul de scriere ca urmare a extinderii litere și abrevieri ale cuvintelor individuale. Documentele au fost scrise într-un singur text, fără cuvinte separate. De la punctuație până la secolul al XIV-lea. A fost folosit punctul de la sfârșitul propoziției.
Extinderea documentelor de identitate practica nu sigilează numai monarhii, dar și orașele și anumitor funcționari (funcționari) cu imaginea unui om așezat la masă, indică formarea unui atelier profesional de experți pentru a lucra cu informațiile care sunt a dezvoltat practica tradițiilor devin treptat norma obiceiul, bazele pentru sisteme de birou viitoare.
Sistemul înregistrării de stat începe să se formeze în timpul formării statului centralizat rus, începând cu mijlocul secolului al XV-lea. Conducerea statului Moscova a fost formată din principatul aparent, iar acesta din urmă nu era atât de mult statul ca și economia prințului, în care diferite părți ale administrației erau încredințate boierilor individuali, formând prototipurile viitoarelor departamente administrative.
De aceea, perioada de formare și dezvoltare a gestionării înregistrărilor de stat este denumită de obicei o perioadă de ordine - prin numele primelor instituții de stat - ordine. Această perioadă acoperă perioada secolelor XV-XVII. În general, sistemul administrației publice în această perioadă este după cum urmează:
Cu toate acestea, în această perioadă, conducerea nu era un sistem coerent și era construită pe un sistem de instrucțiuni - orice sferă de cazuri a fost transferată unei anumite persoane în ceea ce privește gradul de apropiere și încredere în el de Marele Duce. În unele cazuri, au existat mai multe agenții responsabile de o persoană. Pe de altă parte, deseori, mai multe instituții diferite au participat la gestionarea unei agenții, ceea ce a dus la o confuzie a funcțiilor și confuzie.
În secolul al XV-lea. Pergamentul scump a înlocuit hârtia, care a fost inițial adusă și din țările Europei de Vest și din a doua jumătate a secolului al XVII-lea. - Și proprie, internă. Primul "fabrica" de hârtie a fost construit pe râul Pakhra, prin ordinul Patriarhului Nikon, apoi la Moscova pe râul Yauza.
Uneltele scrisorii erau pene de gâscă, ascuțite într-un mod special, cu un pătrat. Cele mai bune, după cum au remarcat istoricii, erau pene din aripile stângi ale gâscului, iar curățarea însăși necesită o îndemânare considerabilă. Pene de gâscă au fost folosite până în a doua jumătate a secolului al XIX-lea. deși pene de metal au apărut la începutul secolului.
Cea mai importantă caracteristică a unui document oficial este forma lui - un set de elemente de informație stabile (rechizite, formule lingvistice) ale unui document localizat într-o anumită ordine specifică pentru fiecare tip de document. Formularul este rezultatul frecvenței situațiilor de gestionare și a acțiunilor de gestionare. Cercetatorii au declarat ca, in primele zile ale cuneiforme monumente de texte diferite, folosind formulări stabile cu un anumit aranjament al materialului.
În general, în perioada de mandat, treptat, un sistem de evidență a instituțiilor centrale și locale, a adăugat cadre angajați de birou, pentru a crea forme durabile de documente și metode de preparare a acestora. Cu toate acestea, statul, acționând în mod fragmentar și privat, neștiind de regulile administrative generale, nu a putut încă să introducă o ordine sistematică în organizarea instituțiilor și păstrarea lor. Numai de la mijlocul secolului al XVII-lea. se iau măsuri pentru stabilirea ordinii în procedură, apar proceduri legislative separate privind procedura de documentare și de elaborare a actelor private.
Toate lucrările au fost înscrise în registru și transferate în tabele pentru producție (pregătire pentru examinare în cadrul reuniunii). După încheierea procesului de pregătire a cazului pentru raport, Ober-secretarul a ținut-o pe foi și a raportat senatorilor la întâlnire. După ce a citit cazul, secretarul șef ia dat senatorilor o meditație și o discuție de o jumătate de oră (pentru a măsura timpul în care avea o clepsidră). În cazuri dificile, Ober-secretarul, la cererea senatorilor, le-ar putea adăuga o jumătate de oră sau mai mult, dar discuția cazului nu a durat mai mult de trei ore. După dezbateri, senatorii și-au redactat opiniile în scris, după care a fost formulată și făcută o decizie. Conform hotărârilor Senatului, biroul a făcut decrete, semnat de secretarul șef. După înregistrare, sigilate cu sigiliul de stat, au fost trimise la destinație. La ordinele primite de la Senat, toate locurile de interes și persoanele trebuiau să trimită un raport privind primirea decretului și despre executare - un raport privind executarea decretului. Pentru nerespectarea raportului Senatului au fost percepute amenzi: pentru o lună de întârziere - 100 de ruble. pentru două - de două ori mai mult, etc. În cele din urmă, o întârziere de 5 luni a dus la privarea de proprietate și la o referire la bucătării.
Ca urmare a reformelor de management al lui Petru următorul sistem de instituții dezvoltate: Senatul, Sinodul, Cabinetul și Consiliul de - în centru, guvernatorul, guvernatorul, comisari și alte organe - in domeniu. În total, pentru anii 1718-1720. în loc de ordine desființate create 12 placi: afaceri externe, militare, Amiralității, Camere de bord, shtats-birouri-bord, audit-bord, bord-Berg, produce College, Colegiul de Comerț Collegium de Justiție, scaunul și pârcălab.
Odată cu publicarea hartiile Regulamentul general devine teren solid de drept. Acest act normativ separat definitiv atribuțiile de prezență ca organ de luare a deciziilor, cu privire la activitățile de evidență a datelor, care este încadrat într-o unitate independentă - Oficiul. Secretarul devine figura centrală a biroului. Acesta a fost responsabil pentru organizarea procedurii de bord, pregătirea cazurilor pentru audiere, la adăugarea de cazuri la ședința consiliului, efectuarea lucrărilor de referință de afaceri, soluții de proiectare și de control asupra execuției, imprimarea lor de bord de stocare. În plus față de secretarul Biroului inclus notar, grefier, aktuarius, grefieri, copiștii, traducători, interpreți (de interpretare) și sergentul (străjer paza).
Reglementările elaborate cât mai detaliat toate problemele Oficiului, care chiar și determină ce tabele (ar trebui să aibă sertare cu încuietori) ar trebui să fie aranjate ca acestea ar trebui să stea grefieri (doi câte doi, la aceeași masă), etc. zi de lucru în consiliile de administrație a început la ora 8 dimineața și a durat 5 ore mai târziu, timp a fost extins la 8 ore. Lucrarea a fost realizată pe tot parcursul anului, cu excepția celor trei luni de vară și a sărbătorilor. Timp de o zi absenteism în rândul grefierilor deduse salariul pentru luna de ore neterminate scade salariul săptămânal.
Actuarius păstra un jurnal general al tuturor documentelor primite, ținea documente cu el, era responsabil pentru siguranța lor și conducea achiziția de papetărie.
De o importanță deosebită pentru organizarea de birouri a stabilit „instituții pentru a gestiona provinciile“ „ierarhia puterii și locuri“, care a determinat ordinea relațiilor între un instituțiile superioare, centrale și locale. În conformitate cu acest ordin al Senatului și Consiliul de guvernator a dat ordine, și el, la rândul său, a reprezentat rapoartele autorității supreme și termenul. provincia instituțiile Prezente (guvernul provincial, Camera de Construcții Civile și Curtea Penală, Ordinul de caritate publice, și altele.) Guvernatorul a dat o propunere pentru a le da reprezentare. Între un guvern birouri mesaje schimbate: Provincial Oficiul a primit ordine de la Senat și a dat ordine subordonaților în locuri și persoane.
Această ordine ierarhică a relațiilor dintre instituții a fost menținută pe parcursul întregului secol al XIX-lea. într-o anumită măsură, este prezentă în activitatea de birou modernă.
Începutul secolului al XIX-lea. marcat de noua reformă a administrației publice și ținerea evidenței, care a afectat în principal, nivelul de management superior - corpurile superioare și centrale, precum și împreună cu reformele Ecaterina a II-a, in ultimul sfert al secolului al XVIII-lea. a finalizat formarea unui sistem de instituții centrale și locale.
"Agenția comună a ministerelor" a introdus uniformitatea sistemului de administrare a birourilor din ministere: de la crearea documentelor și de la depozitarea lor arhivă. Un loc special se acordă ordinii "corespondenței" între ministere și alte instituții.
Auditul cazurilor - verificarea comportamentului cazurilor - pentru "instituția generală a ministerelor" a constituit o zonă de lucru independentă. Auditul cazurilor a fost o funcție a șefilor departamentelor, directorilor departamentelor; în provincii - șefii birourilor și guvernatorul însuși. șefii de departamente verificat executarea documentelor pe masă și raportate directorului Departamentului, care a dispus în fiecare lună pentru a inspecta documentele executate și non-executate pe registrele jurnalul de bord și desktop și îl prezintă declarațiile Ministrului. Pe baza acestor afirmații, la sfârșitul fiecărui an, sa întocmit o declarație generală în toate birourile și birourile ministerului. cazuri de revizuire a inclus un audit de stocare a documentelor și fișierelor, corectitudinea titlurilor afacerilor, calendarul de cazuri, motivele pentru întârzierea în cadrul procedurii ( „Este sfârșitul cerinței de afaceri de astfel de certificate nu este întârziată, că nu este nevoie esențială“ - COR II T. 11, Dep. 2. 9757).
Ultima etapă a "producerii de cazuri" pentru "Instituția generală a ministerelor" este rapoartele. Legea a stabilit trei tipuri de rapoarte: rapoarte în sume, rapoarte în cazuri și rapoarte în "tipuri și ipoteze". Rapoartele din sumele respective au fost rapoarte financiare, rapoartele în cazuri fiind rapoarte de activitate, cele mai recente rapoarte fiind planurile de lucru pentru anul următor. Rapoartele au fost elaborate de către departamente, fiecare în direcția proprie, apoi rezumate în departamente. Pe baza rapoartelor departamentelor, directorul biroului a întocmit rapoarte consolidate despre minister.
De-a lungul secolelor XIX și începutul secolului XX. se efectuează reglementarea legislativă a activității instituțiilor superioare, centrale și locale. Odată cu adoptarea sistemului în momentul de codificare a legislației în Codul de legi al Imperiului Rus este destul de ușor pentru a obține detalii cu privire la reglementarea legislativă a instituțiilor de gestionare a înregistrărilor, la toate nivelurile. Codul legilor a început să fie publicat din 1832. Apoi, completat cu noi legi, acestea sunt reproduse în 1842, 1857 și în anii următori. Primele două volume conțin Vault legalizarea pe puterea supremă, activitate mai mare, (comună, districtul provinciale) instituțiile centrale și locale, inclusiv actele lor.
La sfârșitul secolelor XIX - începutul secolului XX. Sistemul de înregistrare se concentrează din ce în ce mai mult pe necesitatea simplificării prin centralizarea acestuia. Această idee a fost fundamental diferită de ideea stabilită în "Instituția generală a ministerelor", în conformitate cu care au fost create mai multe puncte de înregistrare a documentelor din instituție.
Evaluarea negativă se bazează, în primul rând, pe compararea realizărilor științei și practicilor mondiale în gestionarea și dezvoltarea tehnologiilor informaționale în acest domeniu. În anii 80-90 sa descoperit în special decalajul deosebit de acut și vizibil al țării noastre. când evoluțiile teoretice în domeniul ciberneticii, metode matematice de management, informatică și element de bază tehnică de informații a dus la o viață social-politică și economică largă a țărilor industrializate din Occident, introducerea unei activități reale de management al noilor tehnologii, la dezvoltarea conceptului de „birou fără hârtie“.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: