Angajații departamentului de personal trebuie să aibă informații exacte, complete și obiective despre toți angajații companiei în statul său. Documentația înregistrărilor individuale, care conține informații despre activitățile profesionale ale fiecărui lucrător, este colectată într-un fel de dosar. Apoi, vom analiza modul în care se formează fișierele personale ale angajaților din întreprindere.
Informații generale
Dosarul privind angajatul este necesar pentru a sistematiza informațiile disponibile, pentru a le generaliza într-un singur loc. Dosarul personal al angajatului, al cărui eșantion va fi prezentat mai jos, este un set de lucrări referitoare la:
- Recrutarea la locul de muncă.
- Procesul de promovare.
- Executarea regulilor de disciplină a muncii.
- Încetarea relațiilor cu angajatorul și alte lucruri.
Trebuie remarcat faptul că gestionarea fișierelor personale ale angajaților nu este obligatorie pentru toți angajații. Un exemplu este Legea federală nr. 79. Aceasta prevede înregistrarea obligatorie a dosarelor personale ale angajaților aflați în serviciul public. Pentru restul oamenilor muncii procedura de întocmire a dosarului poate fi determinată prin acte normative de natură locală. Cazurile personale pot fi efectuate pe următorii angajați:
- Șefii (șefii de întreprinderi, adjuncții, asistenții).
- Șefii diviziilor structurale și adjuncții acestora.
- Conducători (principali) specialiști.
- Angajații care poartă răspundere materială.
- Angajați care sunt incluși în rezerva de personal pentru transferul în posturi de importanță deosebită.
- Specialiști care oferă activitatea aparatului de gestionare a întreprinderii.
Avantajele elaborării unui dosar
Trebuie remarcat faptul că dosarul personal al angajatului este o sursă foarte convenabilă de date pentru fiecare lucrător. Într-un dosar sunt colectate toate copiile lucrărilor personale ale angajatului, comenzile luate în numele lui și așa mai departe. Acest lucru vă permite să faceți cea mai completă descriere a angajatului, să remarcați meritele acestuia sau, invers, orice încălcări și abuzuri săvârșite de acesta în cadrul activităților sale profesionale la întreprindere.
Acte interne ale întreprinderii: evidența personală a angajatului
Documentele sunt colectate și compilate asupra anumitor angajați, la discreția conducerii. Dacă folderele cu documente personale sunt destinate tuturor angajaților, este recomandabil să creați un act local corespunzător. În plus, trebuie inclusă o secțiune care să prevadă necesitatea de a stabili un dosar personal al fiecărui angajat, inclusiv personalul tehnic. La unele întreprinderi, managerii preferă să elaboreze un act separat care să stabilească specificul dosarului.
Noțiuni de bază
Indiferent de forma de reglementare a compilării dosarelor asupra angajaților, atunci când se lucrează cu aceștia, este necesar să se determine:
Aveți nevoie de un dosar pentru un lucrător cu fracțiune de normă?
Acest lucru va depinde de faptul dacă angajatul ocupă o astfel de poziție, care necesită fișierul personal al angajatului. În același timp, se creează, de obicei, un nou dosar pentru lucrătorii externi cu timp parțial, iar documentele relevante sunt depuse pentru cele interne în cele existente. Dacă întreprinderea prevede conducerea obligatorie a dosarelor personale pentru acte normative, atunci ele sunt crescute și pentru lucrătorii cu fracțiune de normă, în conformitate cu procedura stabilită.
În cazul part-time, dosarul este întocmit în conformitate cu regulile generale definite la fiecare întreprindere. Potrivit art. 283 Cetățeanul TC, atunci când îl numește în funcție, prezintă simultan un pașaport sau alt document care să-i ateste identitatea. Dacă postul necesită cunoștințe speciale, angajatorul are dreptul de a cere viitorului specialist să prezinte o diplomă sau un alt document privind educația sau formarea (sau o copie certificată corespunzător). Atunci când se aplică unei întreprinderi cu condiții de muncă severe sau periculoase (dăunătoare), angajatorul poate solicita un certificat privind natura și condițiile de activitate în locul principal al angajatului. Copiile documentelor depuse trebuie depuse cu un dosar personal.
Compilație inițială
Crearea dosarelor personale se realizează pentru o grupare ordonată a informațiilor documentate despre angajați direct în procesul de înregistrare a relațiilor de muncă cu aceștia. Compilația, de regulă, se face într-un dosar separat pentru fiecare angajat. Această formă de conducere a afacerilor personale este considerată cea mai convenabilă modalitate de organizare a informațiilor. În același timp, trebuie să ne amintim că este interzisă primirea, prelucrarea și introducerea la informațiile dosarului, indicând convingerile sale politice, religioase și de altă natură, a vieții private, apartenența la organizații sociale, sindicate, de asemenea.
Cerințe de bază
În practică, atunci când se elaborează fișiere personale, documentele sunt plasate într-un dosar. Pe copertă, se atribuie numărul de serie, care este atribuit dosarului. Sub ea, dosarul personal al angajatului este înregistrat în jurnalul (contabil) corespunzător contabilității. Această prescripție este cuprinsă în art. 695, lit. b din Lista documentelor tip arhivă create în cursul funcționării organelor de stat, instanțe ale autorității locale cu indicarea perioadei de depozitare. După ce angajatul părăsi întreprinderea, fișierul său este eliminat din dosar. Apoi, fișierul personal este întocmit pentru a fi transferat în arhivă și este depus.
Informații despre jurnalul contabil (cartea)
Acest document poate conține următoarele date:
- Numărul dosarului.
- Numele complet specialist.
- Numărul înregistrării inițiale a dosarului.
- Data transferului valorilor mobiliare în arhivă.
- Alte informații furnizate de politica internă a întreprinderii.
Proiectarea inițială implică gruparea Certificat de valori mobiliare a cetățenilor la muncă, și mai mult - toate informațiile referitoare la activitățile profesionale ale angajatului în organizație.
Lista datelor de bază
În legislație, lista documentelor care trebuie incluse în fișierele personale nu este definită. Pentru funcționarii publici civili se prevede ca dosarul lor să conțină date personale și de altă natură referitoare la admiterea în serviciu, la trecerea acestuia și la concediere. Informațiile personale includ, de asemenea, informațiile necesare pentru a asigura activitățile organismului de stat.
- Inventar intern al documentelor.
- Fișa personală a contului sau a chestionarului.
- Autobiografia.
- copii:
- un document care demonstrează identitatea;
- certificat de asigurare;
- Numărul de identificare al contribuabilului (dacă este furnizat de un angajat);
- certificatele de înregistrare militară pentru persoanele responsabile pentru serviciul militar și cetățenii care fac obiectul recrutării;
- documente care confirmă dreptul specialistului la deducerea impozitelor, prevăzute în art. 218 TC;
- referiri privind stabilirea nivelului de invaliditate, invaliditate (atunci când sunt furnizate de un specialist);
- ordine (ordonare) privind admiterea în stat;
- descrierea funcției;
- acordul privind acceptarea răspunderii (în cazul în care postul prevede acest lucru);
- contract de muncă (dacă originalul este stocat într-un director separat).
5. Documente referitoare la accesul la informații care constituie un secret protejat prin lege (dacă îndeplinirea sarcinilor unui specialist implică utilizarea unor astfel de informații).
6. Rezultatele examenului medical preliminar (inspecție), care se desfășoară pentru stabilirea competenței (în cazurile prevăzute de lege).
Documente suplimentare
În timpul activității unui specialist, afacerea sa personală poate fi depusă:
- Copii ale acordurilor la contractul principal (sau copii ale acestuia).
- Comunicări privind modificarea condițiilor contractului de muncă la inițiativa angajatorului.
- copii:
- raportul și notele explicative, declarațiile și petițiile salariatului pe diverse teme;
- ordinele (ordinele) de a transfera un angajat într-o altă activitate (poziție), pentru a elimina sancțiunile disciplinare, stimulentele, încetarea activităților în întreprindere;
- cartea de lucru.
4. Rezultatele examenelor medicale periodice (obligatorii).
5. Materiale de atestare (dacă aceasta necesită o poziție).
6. Alte documente referitoare la activitățile unui specialist în întreprindere.
Fotografie specializată
Ea este de asemenea prezentă în dosarul personal. De regulă, este utilizată o fotografie de 4x6. Pe spate, numele este introdus. angajat. Este recomandabil să schimbați fotografia cel puțin o dată la 5 ani sau când atingeți o anumită vârstă. Această problemă este reglementată la discreția autorităților.
Editați informațiile
Personalul angajat care este responsabil de pregătirea și gestionarea cazurilor ar trebui să monitorizeze starea lor și să corecteze informațiile în timp util. Nu este necesară modificarea chestionarului sau a foii de înregistrare și, de asemenea, solicitarea specialistului să completeze din nou documentele. Toate ajustările se fac prin întocmirea de acte separate. Acestea sunt numite adăugiri la această secțiune sau respectiv (adițional la chestionar, de exemplu). De regulă, ele sunt prezentate într-o formă tabelară. Dezvoltarea formularelor corespunzătoare este la discreția angajatorului.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: