În arhiva de stat a documentației științifice, tehnice și speciale a regiunii Sverdlovsk, Departamentul Documentelor de Arhivă și Arhiva științifică și de referință a Arhivei folosesc NTD. Sarcinile departamentului legate de utilizarea NTD includ următoarele:
- oferind utilizatorilor documente deschise de arhivă, precum și instrumente de referință și de căutare pentru acestea, ediții de referințe și informații despre bibliotecă;
- Crearea menținerii și perfecționării sistemului de referință științific pentru arhivarea documentelor și a sistemelor de recuperare a informațiilor;
- executarea cererilor de natură tematică. GANTSDSO. Lucrări de birou. D.05-02.
Departamentul de utilizare include șeful departamentului, șef arhivist, arhivar principal. Descrierile lor de locuri de muncă arată în mod clar munca lor în domeniul utilizării NTD.
Funcțiile directorului departamentului includ: gestionarea furnizării de documente de arhivă deschise utilizatorilor, precum și a sistemelor de referință și de căutare a acestora, precum și publicarea de informații de referință și bibliotecă; organizarea și controlul asupra executării cererilor de utilizator; organizarea și controlul activității sălii de lectură a arhivei, organizarea și controlul asupra inițiativei de informare a cetățenilor, organizarea de expoziții și publicarea documentelor; participarea la crearea unui fond de asigurare și a unui fond de utilizare; luarea de măsuri pentru asigurarea continuității sistemului de referință științifică la documentele stocate în arhivă și organizații - surse de recrutare; luarea în considerare a aspectelor legate de finanțarea documentelor, organizarea și sprijinul metodologic pentru pregătirea cărților de referință arhivă; crearea și întreținerea bazelor de date automatizate pe direcțiile de profil ale departamentului, etc. GANTSSOO. Lucrări de birou. D.05-02 ..
Din atribuțiile oficiale ale arhivarului șef și conducător al departamentului, trebuie identificate următoarele aspecte legate de utilizarea NTD: participarea la lucrările privind executarea cererilor, participarea la organizarea sălii de lectură, inițierea informării proactive a utilizatorilor; lucrul la crearea și dezvoltarea unui sistem științific de referință, menținerea unui catalog sistematic, participarea la pregătirea pentru publicarea cărților de referință arhivistice etc. GANTSSOO. Lucrări de birou. D.05-02 ..
Fondul de informare și informare (CIF) al GKUCO "GANTSSOO" este o subdiviziune a arhivei, care face parte din departamentul de utilizare a documentelor de arhivă și cartea științifică a arhivei.
Principalele activități ale arhivei CIF sunt: achiziția fondului, contabilitatea acestuia, crearea unui aparat de referință și de căutare, precum și susținerea informațională a principalelor activități ale arhivei.
În acest scop, set CIF de acte normative, de evoluțiile științifice și metodologice Rosarkhiv, VNIIDAD, Oficiul arhivelor regiunii Sverdlovsk și alte instituții de arhivă, precum și contextul necesar și alte literatura, periodice în activitățile de arhivă profil: Journal „arhivele interne“ și buletinul informativ al Societății Ruse istoricii și arhiviștii „Herald unui arhivar.“
Din punct de vedere tehnic, practic toate tipurile de lucrări planificate de departamente pentru anul de producție. O atenție constantă este acordată introducerii de ajutoare metodologice, care contribuie la îmbunătățirea calității muncii efectuate, la îmbunătățirea competențelor profesionale ale specialiștilor de arhivă.
Se efectuează în permanență activități pentru a completa și utiliza fondul de referință și informații (CIF) al arhivei. Folosit schimbul interarhist de beneficii metodice.
Pentru facilitarea căutării informațiilor necesare se stabilește o listă de materiale-metodice normative și de referință ale fondului. Se fundamentează materialele privind descrierea documentelor, îmbunătățirea și prelucrarea stocurilor de cazuri, compilarea referințelor istorice, pregătirea ghidurilor și a altor cărți de referință. Arhiva elaborează propriile recomandări metodologice, instrucțiuni de lucru, memorii, detalii ale problemelor de descriere științifică a documentelor.
Lucrarea metodică este una dintre direcțiile de activitate arhivistică care oferă direcțiile cele mai actuale ale lucrărilor practice ale arhivei.
Pentru a îmbunătăți calitatea lucrărilor efectuate în arhivă, sprijinul lor metodologic, specialiștii în dezvoltarea metodologică a arhivelor. Dezvoltarea metodologică poate fi atât munca individuală, cât și cea colectivă. Acesta vizează îmbunătățirea profesională a activității desfășurate în arhivă, sporind competența angajaților.
Responsabil pentru fondul de referință și informare al arhivei este angajatul departamentului de utilizare a documentelor de arhivă.
În activitățile sale, arhivarul, ghidat de ordinele, regulamentele și liniile directoare ale agenției ruse Arhiva Federală, Oficiul arhivelor regiunii Sverdlovsk, ordinele de director GKUSO „GANTSDSO“ și alte legi și reglementări privind arhivarea, fișa postului și Regulamentul privind GKUSO colecția de referință „GANTSDSO “.
Toate materialele care intră în CIF sunt supuse contabilității. Un număr de inventar separat este atribuit fiecărui exemplu înregistrat. În cazul plecării unității contabile din CIF, numărul său de inventar nu este atribuit unei alte unități. La numărul de inventar al unității contabile, pe lângă ediția tipărită, se adaugă denumirea literei: pentru depunerea ziarului - "g", pentru materiale pe discuri optice - "d".
Primite de instanță CIF, este marcat printr-o ștampilă pe 1 si 17 pagini - pentru presa scrisă, pe coperta sau orice alt loc convenabil pentru copii - discuri, carduri și alte seturi de unități de contabilitate. Re-publicarea este considerată ca un titlu nou, dacă a fost completat sau modificat. Regulamentele privind fondul de referință și informații ... C.2.
Protejarea materiale Seth este de a crea condiții optime, cu excepția furtului sau pierderii care mențin starea lor fizică normală (condițiile de depozitare, de reglementare rațională plasare disponibilitate verificarea, fizico-chimice și prelucrare tehnică, copii electronice, subiectul în discuție de arhive) .
Utilizarea materialelor CIF - furnizarea de servicii de informare și produse de informare utilizatorilor pentru satisfacerea nevoilor lor de informare.
Livrarea materialelor CIF către utilizatori pentru a lucra în sala de lectură se realizează pe baza permisiunii șefului GKUCO "GANTSSOO". Livrarea materialelor către angajații și utilizatorii arhivei este înregistrată în Jurnalul de înregistrare al emiterii publicațiilor CIF. Materialele sunt oferite utilizatorilor, angajaților arhivelor, pentru folosirea temporară de către organizații pe o perioadă care nu depășește o lună. Materialele noi și materialele cu cerere ridicată sunt eliberate pentru o perioadă limitată de timp - de la 3 la 5 zile. Problema materialelor pentru uz temporar este formalizată printr-un act de eliberare a cazurilor pentru utilizare temporară. Utilizatorii Seth lucra cu materialele furnizate în arhivă sala de lectură, în conformitate cu Regulamentul de sala de lectură GKUSO „GANTSDSO“, în prezența arhivista.Polozhenie colecția de referință GKUSO „GANTSDSO“. C. 4.
Pentru contabilizarea materialelor CIF, se utilizează circulația lor, jurnalele speciale de contabilitate. Acestea sunt efectuate de către angajatul departamentului de utilizare responsabil de fondul de referință și de informare:
Cartea de înregistrare a primirii documentelor normative și metodice în fondul de referință și informare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: