Gestionați licențele - este bine cunoscut în fiecare moment ce licențe software și software sunt utilizate în organizație. Gestionarea include un inventar regulat al licențelor și programelor utilizate, introducerea standardelor pentru utilizarea software-ului, achizițiile centralizate și multe altele.
Ce este Software Asset Management?
Software-ul este un bun valoros. Și nu numai datorită valorii sale, ci și datorită rezultatelor pe care le ajută să le atingă în procesele moderne de afaceri, în activitatea zilnică. Inexactitățile în contabilitate, utilizarea neordonată, copiile instalate ilegal ale software-ului - toate acestea cresc riscurile companiei, inclusiv cele legale.
Spre deosebire de alte active, corporale sau necorporale, în acest caz aveți de-a face cu licențe - drepturile de utilizare a software-ului. O licență este contractul dvs. cu deținătorul drepturilor de autor, conform căruia sunteți de acord să utilizați software-ul într-un anumit număr de copii, în anumite condiții, respectând alte condiții și restricții. Licențele sunt însoțite de alte bunuri: distribuții și copii principale, ambalaje, certificate de autenticitate și manuale de utilizare. Utilizarea acestora este, de asemenea, reglementată de o licență, care poate fi descrisă în detaliu, de exemplu, ce trebuie să faceți cu un certificat de autenticitate, dacă este posibil să faceți copii de pe un disc de distribuție, să rețineți ambalajul și manualul de utilizare și așa mai departe.
Dacă am decis să trec la gestionarea eficientă a licențelor, de unde ar trebui să încep?
Pregătirea pentru implementarea unui sistem de gestionare a licențelor se poate realiza în 5 pași:
- Colectați și descrieți informații generale despre infrastructura IT, rețeaua companiei.
- Efectuați un inventar complet al software-ului instalat pe toate computerele companiei.
- Calculați licențele disponibile, comparați-le cu numărul de programe instalate și verificați respectarea condițiilor licenței.
- Pregătiți standardele interne pentru locurile de muncă, politicile de utilizare a software-ului, ordinele, regulamentele și alte documente de reglementare.
- Elaborați un plan pentru implementarea SAM - o secvență în care vor fi implementate standardele dezvoltate, ordinele emise etc.
După ce ați executat toate cele cinci acțiuni, veți fi complet gata să utilizați activele software-ului.
Există o procedură standard pentru mutarea companiei în software licențiat?
Da, schema standard este dezvoltată în cadrul inițiativei "SAM - Software Asset Management". Mai jos este prezentată o scurtă descriere.
Familiarizarea cu infrastructura
În primul rând, trebuie să planificați și să executați primii pași, scopul căruia este să înțelegeți ce controlați. Luați în considerare numărul de stații de lucru și servere. Amintiți-vă toate ramurile și diviziunile. Acordați o atenție deosebită fiecărui dispozitiv portabil, inclusiv laptop-uri și PDA-uri. Planificați acțiunile pentru inventarul de software.
Facem un inventar
Următorul pas este să calculați cât de mult software utilizați de fapt și care dintre ele. Rețineți că angajații deseori instalează independent toate tipurile de programe pe computerele lor, le descarcă de pe Internet sau folosesc resurse personale, de obicei de origine fără licență. Utilizați instrumente automate de contabilitate software - de exemplu, Microsoft System Center Configurations Manager. Este important să luați în considerare toate cazurile de produse software fără a pierde niciunul dintre ele. Calcularea manuală nu oferă întotdeauna rezultate precise și se aplică numai companiilor cu un parc mic de computer.
Având informații detaliate despre software-ul din organizația dvs., veți putea răspunde la întrebări, indiferent dacă ați achiziționat licențe și dacă acestea sunt utilizate corect.
Care sunt caracteristicile gestionării licențelor într-o companie mică?
Organizarea unei mărimi mici petrece mai puțin timp pe o descriere generală a rețelei sale, pe numărarea software-ului. În unele cazuri, într-o organizație mică, puteți obține rezultate destul de precise atunci când numărați "manual" software-ul, fără a utiliza instrumente automate.
O altă caracteristică a organizațiilor mici este mobilitatea și controlul. În unele cazuri, puteți gestiona fără să numărați chiar software-ul folosit și comparându-l cu cel achiziționat. În schimb, puteți aduce toate computerele în conformitate cu cerințele de licențiere "administrative", reinstalând complet software-ul disponibil pe ele. Această metodă de acțiune și-a dovedit în mod repetat eficacitatea practică.
Într-o organizație mică, în general, nu este necesară implementarea SAM (Software Asset Management) în strictă conformitate cu ISO / IEC 19770. Aceasta poate duce la birocratizare excesivă și poate afecta rapid viteza proceselor de afaceri. Adesea este suficient să desemneze o persoană responsabilă cu administrarea activelor, precum și să dezvolte și să aprobe gestionarea documentelor de bază. Acestea trebuie să includă:
- Descrierea locului de muncă standard (configurația calculatorului și compoziția software-ului necesar efectuării de către personal a diferitelor sarcini);
- un ordin de utilizare obligatorie a software-ului achiziționat în mod legal, procedura de instalare și scoatere a acestuia, inclusiv sancțiuni pentru încălcarea acestor reguli;
- descrieri ale mai multor proceduri de bază ale afacerii, inclusiv: cum și pe ce bază achiziționați software; modul în care activele achiziționate sunt înregistrate și stocate; cum și pe ce bază software-ul este instalat pe computerele utilizatorilor.
Există anumite caracteristici în gestionarea licențelor pe care companiile medii și mari trebuie să le cunoască?
Odată cu creșterea rețelei de informații, standardizarea și birocratizarea rezonabilă devin tot mai importante. În companiile întreprinderilor mijlocii și mari, complexitatea gestionării echipei și a infrastructurii este depășită numai printr-un studiu atent și prin implementarea competentă a proceselor, politicilor și procedurilor relevante.
Software-ul de numărare trebuie făcut numai prin mijloace automate. Erori de numărare manuală pot depăși sute de titluri și mii de copii chiar și pentru o organizație care utilizează 100-150 de locuri de muncă.
Comparația dintre software-ul utilizat și software-ul achiziționat în mod legal va ajuta la identificarea discrepanțelor dintre numărul de software instalat și achiziționat legal, pentru a evalua necesitatea unor costuri neplanificate pentru licențele lipsă. În astfel de cazuri, este util să se treacă imediat la dezvoltarea standardelor și a procedurilor de gestionare a licențelor. Pregătirea bugetului, care va fi necesară pentru achiziționarea de licențe, este oportun să se creeze o sarcină paralelă.
Beneficiile administrării licențelor
Trebuie să pun în aplicare gestionarea licențelor?
Iată câteva întrebări-cheie pentru a înțelege situația actuală din organizația dvs.:
- De ce folosiți calculatoare și software?
- Câte desktop-uri / servere / alte dispozitive aveți?
- Aveți un mediu de rețea standardizat?
- Știți ce programe folosiți?
- Urmăriți licențele software?
Resurse suplimentare de gestionare a licențelor pot fi găsite pe site-ul Microsoft SAM.
Trimiteți-le prietenilor: