Este necesar să răspund rapid la scrisori
Potrivit lui Schmidt și lui Rosenberg, viteza de răspuns la scrisori spune multe despre eficiența și productivitatea unei persoane. Oamenii foarte ocupați care au mult timp, încearcă să răspundă mai repede la mesajele primite. În același timp, aceștia nu identifică prietenii sau colegii ale căror scrisori încearcă să răspundă cât mai repede posibil, dar se aplică și tuturor comunicărilor.
Top-managerii Google cred că o astfel de abordare a corespondenței permite crearea unei legături pozitive între interlocutorii și echipele care lucrează la proiecte.
Colegii cu mare plăcere vor discuta cu dvs. întrebări importante, o astfel de receptivitate creează un mediu pozitiv.
Scrisoarea ar trebui să fie de afaceri și fără "apă"
Liderii gigantului de căutare sunt siguri că, prin corespondență electronică, merită să încerci să eviți textul inutil. Nu este atât de ușor de făcut, dar o scrisoare bine scrisă care nu conține nimic inutil va fi mai eficientă. Pentru a realiza acest lucru, Schmidt și Rosenberg recomandă scrierea unei scrisori de redactare și apoi recitirea ei, eliminând toate cuvintele care pot fi omise fără pierderea sensului.
Jonathan Rosenberg și Eric Schmidt
Managerii de top dau un exemplu de citat al scriitorului Elmore Leonard, care, întrebat de natura succesului operelor sale, a răspuns: "Mi-e dor de locurile pe care oamenii nu le citesc". Și în majoritatea e-mailurilor există o mulțime de informații care pot fi aruncate fără nici o pierdere de sens.
Mesajele primite trebuie să fie curățate în mod constant
Schmidt și Rosenberg consideră că orice întârziere în timp ce lucrează cu e-mail este o pierdere de timp - astfel de situații se gândesc cum să înceapă o scrisoare, reciti scrisorile de mai multe ori, și așa mai departe.
Utilizați abrevierea OHIO (Doar țineți-o odată). Dacă citiți scrisoarea și știți ce să faceți, atunci trebuie să o faceți imediat. În caz contrar, sunteți condamnat la necesitatea de a reciti scrisoarea în viitor, ceea ce reprezintă o pierdere absolută a timpului.
Când se utilizează mesajele primite abordarea propusă se transformă într-o listă de rezolvat de cazuri complexe, care necesită o imersiune profundă și de studiu (pentru aceste scrisori Schmidt si Rosenberg a recomandat pentru a crea etichete adecvate), precum și un set de mai multe litere care pot fi citite ulterior. Este important să se prevină răspândirea problema suprapopulării în caseta de e-mail cu litere de pe „de a face list“ - directorii Google spun ca au nevoie să depună eforturi pentru zero de intrări în dosarul „Mesaje primite“, dar este acceptabil pentru prezența celor cinci elemente. În caz contrar, utilizatorul va trebui să petreacă timpul re-citirea mesajelor vechi.
Este util să utilizați metoda LIFO și să răspundeți mai întâi la ultimele litere
Metoda LIFO (Last in First Out) este cea care se ocupă mai întâi de afacerile care au apărut ultima. Schmidt și Rosenberg consideră că, de multe ori, rezolvând problemele conținute în literele vechi, cineva începe deja să se angajeze, ceea ce reduce probabilitatea unui răspuns.
E-mailurile primite pot fi utile altor persoane
Copie ascunsă - Evil
Singurul caz în care utilizarea unei copii ascunse este justificată este scoaterea din ramură a corespondenței persoanelor care nu mai sunt necesare în ea. Când răspundeți la un mesaj folosind funcția "răspundeți tot", trebuie să puneți aceste persoane în câmpul ascuns de copiere și să indicați în textul mesajului că sa terminat. Astfel, interlocutorii vor înțelege că nu mai participă la discuție, iar în căsuța poștală vor fi mai puțin un fir inutil.
Nu striga
Dacă este necesar să comunicați emoțiile, este mai bine să o faceți în persoană decât să utilizați Caps Lock.
Este important să se monitorizeze rezultatele corespondenței
Trebuie să vă ajutați să găsiți informațiile potrivite în viitor
De exemplu, Rosenberg înainte de excursii turistice scanează documente ale membrilor familiei lor (pașaport, permis, forme de asigurare), și apoi se trimite la cutia poștală cu câteva cuvinte cheie descriptive. Dacă vreunul din documente se pierde pe drum, descărcarea unei copii nu va fi dificilă.
Trimiteți-le prietenilor: