AFACEREA ÎN SERVICIUL CONTABIL
Funcția de contabilitate este una din funcțiile activității de management.
În contabilitate, la fel ca în management ca întreg, toată lumea lucrează cu documente ca purtător de informații, documentul este obiectul și rezultatul muncii lucrătorilor contabili.
Contabilitatea ar trebui să conțină întregul pachet de documente legislative, de reglementare și metodologice, care să reflecte aspectele legate de documentarea contabilității. Astăzi acest pachet poate fi stocat în memoria calculatorului.
În plus față de cele mai cunoscute documente de reglementare contabile pentru păstrarea evidențelor contabile, ar trebui de asemenea să existe un pachet de documente normative și metodice pentru gestionarea generală a afacerilor și înregistrarea documentelor organizaționale și administrative.
Astfel de documente normative și metodologice includ:
Instrucțiunea include atât procedura generală pentru prepararea și prelucrarea documentelor, și în special prepararea anumitor tipuri de documente: ordine, regulamente, instrucțiuni, protocol, scrisori oficiale și alte tipuri de documente .. Ea a pictat actelor de procedură de înregistrare, construcția motoarelor de căutare de referință de lucru, organizarea controlului executării documentelor, ordinea de elaborare și de a lucra cu nomenclatura de cazuri, formarea de cazuri, valoarea de examinare a documentelor, înregistrarea cazurilor, pregătirea stocurilor, cazurile de stocare rapide și transferul acestora la stocarea arhivelor . Formularele de cerere sunt date nomenclatura afacerilor, actul privind alocarea documentelor la distrugerea stocurilor, și altele. După cum se poate observa de la un conținut de scurtă enumerare de instrucțiuni, aceasta reflectă aproape toată organizația de birou probleme. Deși este proiectat, în primul rând, pentru organele executive federale, se poate folosi și va găsi multe lucruri utile pentru ei înșiși organizațiile de birou de servicii de toate formele de proprietate. Acesta poate fi folosit ca bază pentru elaborarea instrucțiunilor pentru activitatea unei anumite organizații.
În textul Regulilor, este posibil să se facă distincția între două părți. Primul se referă la aspectele legate de activitatea de birou:
- cerințele privind nomenclatoarele cazurilor, tipurile, ordinea de compilare, umplere, întreținere (secțiunea 3.4);
- procedura de formare a dosarelor de evidență (secțiunea 3.5);
- organizarea și procedura de examinare a valorii documentelor în activitatea de birou (secțiunea 2);
- ordinea de alocare a documentelor pentru distrugere (secțiunea 2.4);
- pregătirea cazurilor pentru transferul în arhivă: înregistrarea cazurilor (numerotarea, depunerea, completarea acoperirii etc.), întocmirea inventarelor, transferul în arhivă (secțiunile 3.6 și 3.7).
În cealaltă parte a Regulamentului, lucrarea cu documentele din arhivă este descrisă în detaliu.
Pentru organizațiile comerciale care nu transferă documentele pentru stocarea de stat și le păstrează în posesia lor, Regulamentul este un instrument indispensabil în organizarea arhivelor lor.
Lista documentelor cu indicarea termenilor de depozitare (tipic sau departamental).
În plus, în departamentul de contabilitate la organizarea de birou utilizează funcția de contabilitate a documentelor și a documentelor, aprobate de Ministerul Finanțelor al URSS din 29.07.1983 N 105. Deși poziția Ministerului Finanțelor a emis URSS, acesta nu este înlocuit cu alte acte și continuă să funcționeze.
Contabilitatea în lucrul cu documentele se ghidează și de instrucțiunile privind păstrarea evidenței organizației sale și nomenclatorul afacerilor departamentului contabil.
Deoarece contabilitatea este o subdiviziune structurală a unei instituții, organizații sau întreprinderi, documentele contabile fac parte din fondul documentar al organizației ca întreg și sunt incluse în fluxul global al documentelor.
Gestiunea documentelor se referă la circulația documentelor dintr-o organizație de la momentul creării sau primirii până la finalizarea executării sau a expedierii. Regulamentul privind documentele și circulația documentelor în contabilitate prevede că „circulația documentelor primare în contabilitate (crearea sau primirea de la alte întreprinderi, instituții, decizia de contabilitate, procesare și arhivare, management al documentelor) reglementate de program.“
Astfel, documentele contabile trec prin aceleași etape de prelucrare ca toate celelalte documente ale organizației.
Din claritatea și viteza procesării și circulației documentelor, viteza decizională depinde în cele din urmă. Prin urmare, organizarea rațională a circulației documentelor este întotdeauna acordată o atenție deosebită, mai ales în contabilitate, unde prelucrarea prealabilă a documentelor financiare poate conduce la consecințe economice negative.
Toate documentele contabile, cum ar fi instituția în ansamblu, sunt împărțite în două fluxuri de documente:
1. Documentele primite (primite);
2. Creat în organizație:
a) documente interne (pentru nevoile organizației);
b) de ieșire (trimisă altor organizații).
În lanțul tehnologic de procesare și deplasare a documentelor se disting următoarele etape:
- recepția și prelucrarea inițială a documentelor primite;
- examinarea preliminară și distribuirea documentelor;
- controlul execuției;
- executarea documentelor (compilație);
Documentele pot fi primite prin poștă, prin teletype, fax (fax), e-mail, livrate prin curier sau vizitator.
Transmiterea unui document sub forma unui mesaj facsimil nu garantează, de asemenea, autenticitatea documentului.
La primirea documentelor, după verificarea corectitudinii livrării acestora, se deschid plicurile și se verifică integritatea atașamentului, adică prezența tuturor paginilor documentului și a tuturor aplicațiilor. Pentru faxuri, se verifică și numărul total de pagini primite, corespondența cu numărul specificat din prima foaie de fax și lizibilitatea acestora. În caz de primire incompletă a unui mesaj facsimilar sau de o calitate slabă a paginilor individuale, expeditorul este informat despre acest lucru. Dat fiind faptul că faxul este afișat, de regulă, pe hârtie fotosensibilă, textul pe care se estompează repede, o copie este preluată din documente. Recent, au existat faxuri care vă permit să obțineți un document pe hârtie simplă și, prin urmare, nu aveți nevoie de copiere. În ultimii ani, a existat o tendință de deplasare a faxului prin e-mail.
Din documentele primite prin poștă și având un termen de execuție expirat, plicurile sunt păstrate, deoarece în acest caz o ștampilă pe plic poate servi ca dovadă a zilei de primire a documentului. În plus, la primirea unui document contabil excesiv prin poștă, este necesar să se întocmească un act la data primirii documentului, semnat de doi angajați ai organizației (întreprinderii) și lucrătorul poștal. Toate documentele primite trebuie marcate cu o chitanță.
Prelucrarea primară a documentelor se realizează prin sortarea acestora în documentele înregistrate și neînregistrate și prin transferarea documentelor neînregistrate către departamente. Documentele contabile sunt destul de specifice, prin urmare, cu primire centralizată, acestea sunt de obicei incluse în lista de documente care nu fac obiectul înregistrării centrale și sunt imediat transferate departamentului contabil, unde sunt înregistrate și înregistrate separat.
În plus, departamentul de contabilitate primește un număr destul de mare de documente de la departamente. Toate unitățile structurale care alcătuiesc instituția, precum și instituțiile care deservesc contabilitatea centralizată, va transmite prompt contabile necesare pentru contabilitatea și controlul documentelor (copii de extrase din ordinele și instrucțiunile referitoare direct la executarea veniturilor și cheltuielilor bugetare, precum și tot felul de contracte, certificate de muncă, standarde etc.)
De exemplu, departamentul de personal transferă departamentului de contabilitate copii ale ordinelor personalului (la admitere, transfer, concediere, călătorii de afaceri, vacanțe etc.) pentru calcularea salariilor.
Cerințele contabilului-șef cu privire la procedura de procesare și transmiterea către departamentul contabil a documentelor și informațiilor necesare sunt obligatorii pentru toți angajații departamentelor și serviciilor instituției.
Instrucțiunile pentru lucrul cu documentele contabile recomandă trimiterea documentelor primare departamentului contabil pentru a reglementa calendarul fluxului de lucru, întocmit de contabilul șef și aprobat de șeful instituției.
În conformitate cu Regulamentul privind documentele și circulația documentelor în contabilitate, pp 5.3, 5.5: .. „Programul ar trebui să fie instalat în întreprindere, stabilirea fluxului de lucru eficient, și anume de a furniza numărul optim de unități și interpreți pentru trecerea fiecărui document primar pentru a determina minimul vieții sale locație în diviziune.
Document Program ar trebui să contribuie la îmbunătățirea întregii lucrări de contabilitate la întreprindere, instituție, consolidarea funcțiilor de control ale contabilității, creșterea nivelului de mecanizare și automatizare a lucrărilor de înregistrare. „Pe baza acestui program,“ lucrători ai întreprinderii, instituției (șefii de departamente, cronometror maestru, profesioniști de planificare și economică , departamentul financiar, departamentul de muncă și a salariilor, de cumpărare, magazinerii, contabil, contabili, și altor profesioniști) să creeze și să prezinte documente legate de domeniul lor de de a ta elf. "Depunerea în timp util la departamentul conturilor a documentelor și informațiilor necesare este obligatorie pentru toate unitățile și funcționarii structurale.
Documentele sunt create și în contabilitate (documente interne). Acestea constituie majoritatea documentelor contabile. De exemplu, ordine de venit-cheltuieli, declarații, documente contabile consolidate etc. În art. 9 din Legea federală "Cu privire la contabilitate" prevede: "Toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie documentate în documente justificative, care servesc drept documente contabile primare pe baza cărora se menține contabilitatea".
Prelucrarea ulterioară a documentelor contabile are propriile caracteristici și treceri în departamentul contabil. În conformitate cu repartizarea atribuțiilor oficiale, fixate în fișa postului, documentul primit este transferat acelui contabil, pentru care este atribuit acest site de lucru. De exemplu, activități financiare, materiale, salarii etc.
Toate documentele primare primite de contabil sau întocmite în ea ar trebui să fie întotdeauna verificate atât în formă (integralitatea și corectitudinea înregistrării documentelor primare, completarea detaliilor), și conținutul (operațiuni documentate legalitate, relaționarea logică a indicatorilor individuali).
Testat și acceptat pentru contabilizarea documentelor contabile primare sistematizate de datele tranzacțiilor (în ordine cronologică) și se fac ordine memorială separat (lista cumulativă). Continute acceptat pentru sursa de contabilitate documente informațiile necesare pentru contabilizarea, colectate și sistematizate în evidențele contabile. Sub registru se înțelege o carte pentru intrări, o listă cu ceva, un index.
Registrul de contabilitate este consacrat art. 10 din legea federală "Cu privire la contabilitate". Se afirmă că „înregistrările contabile utilizate pentru ordonarea și stocarea informațiilor conținute în recepționată în contul documentelor primare pentru a reflecta în conturile și situațiile financiare.
Registrele de contabilitate se păstrează în cărți speciale (jurnale) pe foi și carduri separate, sub formă de înregistrări ale mașinilor obținute prin utilizarea tehnologiei informatice, precum și pe casete magnetice, discuri, dischete și alte suporturi de calculator ".
Operațiunile sunt înregistrate în registre în timp ce acestea sunt efectuate, adică în ordine cronologică și grupate în conformitate cu conturile contabile corespunzătoare.
Ordinea înregistrărilor și forma actelor contabile acumulate sunt definite în instrucțiunile de contabilitate.
Legea federală „Cu privire la contabilitate“ permite elaborarea documentelor primare și rezumatul de înregistrare, atât în hârtie și mediu mașină care poate fi citit. Cu toate acestea, în cazul în care înregistrările contabile ținute în format electronic, cererea sau cererea partenerilor și documentele organelor de supraveghere sunt tipărite pe bază de hârtie.
Documentele organizatorice și administrative sunt păstrate în departamentul contabil pentru regulile generale de procesare a documentelor oficiale.
Trimiterea și prelucrarea documentelor contabile de ieșire se efectuează împreună cu toate documentele instituției prin intermediul secretarului-referent sau al biroului (expediție). Dacă există un e-mail și un fax, departamentul contabil poate să transfere propriile documente.
Atunci când primește rapoarte contabile privind canalele de comunicații de comunicare, utilizatorul rapoartelor contabile este obligat să transmită organizației o chitanță pentru primirea acesteia în formă electronică. "
Când trimiteți, este necesar să verificați corectitudinea documentului:
- prezența tuturor paginilor din document și a tuturor aplicațiilor specificate.
Dacă documentul este emis în mod incorect sau nu este prezentat în întregime, acesta este returnat pentru revizuire.
Semnat în imprimare
Trimiteți-le prietenilor: