Scopul lucrării este de a lua în considerare soiurile și organizarea de întâlniri de afaceri. În conformitate cu acest obiectiv, următoarele sarcini sunt stabilite în realizarea lucrărilor de control:
1. dați o descriere generală a întâlnirilor de afaceri;
2. Luați în considerare tipurile de întâlniri de afaceri;
3. Analiza caracteristicilor organizării de întâlniri de afaceri.
Obiectul studiului este o întâlnire de afaceri. Obiectul de cercetare: soiuri și caracteristici organizatorice ale întâlnirilor de afaceri.
Comunicarea corectă de afaceri este unul dintre cele mai importante aspecte ale culturii corporative. Comunicarea în afaceri este o artă care vă permite să intrați în legătură cu partenerii de afaceri, să depășiți prejudecățile personale, să obțineți rezultatul comercial dorit. În cadrul comunicării de afaceri se înțelege orice comunicare care contribuie la rezolvarea problemelor comerciale. Principiile comunicării în afaceri includ: recunoașterea egalității și unicității fiecărui partener, îmbogățirea reciprocă a participanților în comunicare.
Întâlnirile de afaceri reprezintă una dintre modalitățile eficiente de implicare a angajaților în procesul de luare a deciziilor, unul dintre instrumentele de gestionare a implicării angajaților în afacerile unității sau organizației lor în ansamblu.
În practica mondială a managementului personalului, deschiderea sistemului informațional al organizației și implicarea angajaților în rezolvarea problemelor sale devine unul dintre cei mai importanți factori în motivarea muncii. Realizarea întâlnirilor de afaceri poate fi considerată ca una dintre modalitățile de a gestiona motivația. Prin urmare, neglijarea întâlnirilor este o eroare caracteristică a capului. Conducerea corectă a întâlnirilor de afaceri este, fără îndoială, importantă în condițiile moderne. Toate cele de mai sus determină relevanța acestui subiect de control.
În plus față de negocierile de afaceri și negocierile comerciale, întâlnirile de afaceri sunt răspândite în practica afacerilor, care reprezintă o modalitate de dezbatere colectivă deschisă a anumitor aspecte. Deciziile luate la aceste evenimente sunt, de obicei, mai eficiente decât cele adoptate de un cerc restrâns de manageri. Esența întâlnirii de afaceri este de a asigura o discuție liberă și de a dezvolta o soluție comună bazată pe o gamă largă de opinii.
Astfel, o întâlnire de afaceri este o discuție a organizării producției, a conducerii unei firme, a activităților de marketing realizate de prima persoană sau a unui specialist care îl înlocuiește [2, 196].
Cerințele obligatorii care fac ca întâlnirile de afaceri să fie un instrument eficient pentru crearea unei echipe de persoane cu același spirit includ:
- o combinație de discuții privind aspectele strategice și operaționale;
- Decontarea la întâlnirile de relații corporative (astfel de aspecte includ schimbarea priorităților relațiilor intra-firme, clarificarea funcțiilor și competențelor executorilor, dezvoltarea de noi idei, evaluarea rezultatelor programelor anterioare);
Liderul trebuie să-și amintească faptul că întâlnirea are un impact imens asupra imaginii și stilului său de relații de afaceri.
În ceea ce privește organizarea de întâlniri de afaceri, trebuie să fim atenți la extremă - numărul excesiv și durata lor. După cum știți, orice idee bună poate fi discreditată de o atitudine formală față de implementarea ei.
Eficacitatea întâlnirii ar trebui să fie percepută ca un standard etic de lucru în echipă, un act esențial de atenție și respect pentru angajați de către organizatorii întâlnirii, care, la rândul său, ar trebui:
- să definească clar focusul și subiectul întâlnirii;
- alege regulamentul său optim (și în acest caz conceptul de "reglementări" poate fi tratat destul de larg, inclusiv subiectele, timpul, participanții la întâlnire și cei responsabili pentru desfășurarea acesteia);
- nu pentru a reduce întâlnirea la rezolvarea anumitor probleme care pot fi rezolvate "în stare de funcționare".
Trebuie reamintit faptul că întâlnirea de serviciu este, de regulă, munca minții colective. De aceea, ar trebui să i se adreseze întrebări care necesită eforturi intelectuale comune ale tuturor participanților la luarea în considerare a unei probleme particulare [7, 160].
În contextul general, întâlnirile pot fi instructive, operaționale și problematice
Întâlnirea operațională este dedicată clarificării stării actuale a organizației, un scurt schimb de opinii cu privire la fondul problemelor apărute în timpul procesului de producție. În plus, aceasta poate viza dezvoltarea tacticii comune a acțiunilor diferitelor părți ale structurii organizaționale în legătură cu sarcinile actuale de producție.
Întâlnirea cu probleme este cea mai dificilă. Întâlnirile cu probleme sunt întâlnirile care vizează găsirea de soluții optime, discutarea problemelor economice, luarea în considerare a problemelor de dezvoltare viitoare, discutarea proiectelor inovatoare. În cursul unei astfel de întâlniri, se ia o decizie colectivă asupra problemelor complexe care afectează schimbarea sarcinilor funcționale ale unităților structurale sau adaptarea lor la noi domenii ale activităților organizației. Întâlnirea cu probleme este, de regulă, dedicată formării unui program comun cu elemente de strategie și timp îndelungat de implementare [5, 200].
Întâlnirile de afaceri reprezintă o organizație specială de lucru care operează într-un timp foarte scurt și are un anumit focus. Reuniunile sunt clasificate în funcție de următoarele caracteristici principale.
· Elaborarea și luarea deciziilor;
· Clarificarea și clarificarea sarcinilor pentru punerea în aplicare a deciziilor adoptate anterior;
· Rezumatul și evaluarea deciziilor luate anterior;
Prin frecvența (frecvența) conducerii:
Numărul de participanți:
· O compoziție îngustă (până la cinci persoane);
Extinsă (până la douăzeci de persoane);
• Reprezentant (peste 20 de persoane).
În funcție de gradul de stabilitate al reuniunii:
· Cu o compoziție fixă;
· Invitați de o listă întocmită pentru fiecare întâlnire;
Partidul (și alte organizații publice);
· Științifice și științifico-tehnice;
· Combinate [7, 160].
Astfel, întâlnirile de afaceri reprezintă una dintre cele mai importante forme de activitate de management și ocupă o mare parte a timpului în afacerile moderne.
La stabilirea temei întâlnirii, ar trebui evitat limbajul vag, nespecific. Aceasta determină o scădere a interesului față de problema propusă și subconștient conduce la un sentiment de nelegalitate a soluției sale obiective. Formularea obiectivului ar trebui să reflecte caracteristicile rezultatului așteptat al discuției asupra problemelor.
În timpul deciziei unei întrebări privind structura participanților, este necesar să se abordeze în mod deosebit la formarea listei privind structura cantitativă și calitativă. Pentru a participa la întâlnire, este necesar să se implice funcționarii care sunt cei mai competenți în problema în discuție și, după cum arată practica, nu sunt întotdeauna șefii unităților. În ceea ce privește numărul de participanți la întâlniri, nu ar trebui să fie invitați cât mai mulți oameni ca și scaunele în sala de ședință (invitații la masă). Cea mai bună opțiune este să se potrivească numărul participanților la întâlnire cu numărul celor care participă activ la discutarea problemei. Principalul criteriu pentru selectarea participanților la o întâlnire viitoare de afaceri este competența în problemele de pe ordinea de zi.
De regulă, funcția de șef al organizației este locul pentru a deține o parte semnificativă (peste 70%) a întâlnirilor de afaceri. Cu toate acestea, este mai bine să convocăm ședința în camere special amenajate în acest scop. Practic, cei invitați la întâlnire se așează la o masă care are o formă dreptunghiulară. Acest lucru este extrem de incomod pentru lider și participanții la întâlnire. O altă formă mai convenabilă a mesei este cunoscută ca fiind trapezoidală.
La acest tabel, nimeni nu intervine, fiecare participant vede bine toate celelalte, iar președintele și secretarul-stenograf vede fiecare participant la întâlnirea de afaceri bine.
Pregătirea participanților la reuniune este ultima etapă a lucrărilor pregătitoare în procedura de organizare a întâlnirilor de afaceri, atunci când se prevede că toți participanții vor fi familiarizați cu agenda cu materialele necesare. Toată lumea ar trebui să știe în avans temele și sarcinile întâlnirii.
Stilul diplomatic implică luarea în considerare a opiniilor tuturor participanților la întâlnire, precum și modul în care diferitele idei sunt coerente. În același timp, compromisurile sunt inevitabile.
Deciziile pot fi luate în două moduri: 1) o comisie special aleasă pentru pregătirea unei decizii își pregătește proiectul în avans. Proiectul este citit. Participanții la reuniune își fac propriile adaptări și o adoptă pe baza rezultatelor votării; 2) Președintele reuniunii rezumă discuția și formulează o decizie. După luarea deciziei, persoana (grupul de persoane) este determinată care își exercită execuția și controlul asupra executării.
Astfel, liderii și specialiștii care pregătesc întâlnirea trebuie să se ghideze după principiile generale de organizare a întâlnirilor de afaceri:
- în activitățile organizaționale nu există delir;
- partea tehnică a organizației (locurile de muncă ale participanților, materialele, suportul tehnic) ar trebui să fie impecabilă;
- trebuie să fie pregătit un facilitator (se asigură înlocuirea, asistenții asistenți și alți membri ai personalului de sprijin).
Lista surselor de informații utilizate
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: