Aveți probleme cu inventarea? Introducerea tehnologiilor, cum ar fi sistemele de codare a barelor, RFID, Pick-to-Light, este adesea sugerată ca soluție la problema contabilității inexacte a inventarului. Dacă aceste tehnologii sunt implementate corect, puteți reduce numărul de erori.
Cu toate acestea, niciuna dintre ele nu va elimina toate erorile. Un sistem prost implementat poate chiar să agraveze situația. Prin urmare, înainte de a cheltui alte sisteme, trebuie să începeți cu elementele de bază - cu alinierea sistemului său de management al calității (QMS).
- Politica depozitului
- Descrierea proceselor de afaceri
- Procedura de documentare
- Instruirea personalului
- Testarea angajaților
- Monitorizarea proceselor de conformitate
- Stabilirea de standarde
- Urmărirea acurateței
- responsabilitate
- Gândiți-vă!
- audit
Nu există nimic revoluționar în această listă de "Elemente de bază". Acestea sunt pur și simplu o serie de pași care determină procesul de obținere a unor niveluri mai mari de contabilitate exactă a stocurilor. Succesul sau eșecul dvs. va depinde de implementarea concretă a acestor pași. Aceasta nu este ceea ce se face în grabă. Consecințele pot fi devastatoare pe termen lung, deoarece succesul acestui plan necesită eforturile comune ale multor oameni din organizația dvs. Dacă prima dvs. încercare este nereușită, va fi mai dificil să obțineți un nivel ridicat de cooperare data viitoare. Ia-ți timp și fă-o bine.
Politica depozitului
Menținerea contabilității corecte ar trebui să fie o parte integrantă a politicii de depozitare a organizației. Ca și calitatea serviciului pentru clienți și siguranța depozitului, acuratețea ar trebui să fie pe răspunderea tuturor. Acest lucru ar trebui să înceapă la cel mai înalt nivel de conducere.
Descrierea procesului
Veți fi forțat să vă luptați din greu pentru a obține cel puțin un progres dacă nu descrieți în mod clar în SMC procesele care afectează gestionarea depozitului. Atunci când descrieți procesele, ar trebui să căutați oportunități de a comite erori și de a face schimbări pentru a le elimina sau a le reduce. Chiar și cel mai corect angajat face greșeli, prin urmare, este necesar să se ofere controale formale pe site-ul operațiunilor critice. Cereți cât mai multor persoane implicate în această lucrare să aibă o imagine completă și exactă a proceselor. Tot ce ați pierdut în această etapă, mai târziu, va necesita descrierea noilor proceduri și instruirea suplimentară a angajaților. Deci, din nou: "Nu vă grăbiți și faceți bine."
Procedura de documentare
Procedura descrisă în această etapă nu trebuie să se limiteze la exactitatea inventarului, ci ar trebui să descrie întreaga ordine, inclusiv calitatea, aspectele fizice și siguranța.
Această documentație trebuie să fie clară și cuprinzătoare, pe cât posibil. Documentația trebuie să fie scrisă pentru o anumită sarcină pentru o anumită poziție. Ar trebui să includă tot ceea ce un angajat trebuie să știe pentru a îndeplini această sarcină și nimic mai mult. De exemplu, dacă responsabilitatea angajatului este de a informa managerul despre orice discrepanță, acesta este tot ce ar trebui specificat pentru acest angajat, chiar dacă există alte proceduri suplimentare pentru nerespectarea obligațiilor.
Procedurile ar trebui să includă, de asemenea, metoda corectă de completare și procesare a documentelor, secvența și calendarul introducerii datelor și orice verificări care trebuie efectuate. Dacă există excepții în ordinea finalizării documentației, acestea ar trebui specificate în document, deoarece Excepțiile nedocumentate vor reduce eficacitatea procedurii.
Fii realist, procedurile nu sunt o "listă de dorințe", acestea sunt documente cu cerințe pentru o anumită sarcină. Trebuie să fii pregătit să asigurăți respectarea tuturor procedurilor. După ce ați terminat documentația, vă recomandăm să distribuiți mai întâi procedurile între mai mulți angajați cheie și apoi să luați câteva săptămâni pentru dvs. și acești angajați pentru a monitoriza operațiunile curente pentru a identifica dacă a fost pierdut ceva sau dacă nu este descris în mod corespunzător . După aceasta, procedurile trebuie să fie adoptate oficial și aplicate tuturor lucrătorilor.
Instruirea personalului
Eliberarea descrierii procedurii "împotriva vopselii" nu este de formare a personalului. Este important să faceți toate procedurile cu grupuri de angajați. Petreceți cât mai mult timp pentru a vă asigura că toți au o înțelegere completă a procedurii. Realizați-vă clar că urmărirea procedurii este singura modalitate de a-și desfășura activitatea. Dacă ați făcut datoria de a descrie procesele și de a documenta corect procedurile, nu trebuie să întâlniți surprize în timpul antrenamentului.
Testarea angajaților
Este necesar să se efectueze testarea personalului pentru cunoașterea procedurii. Aceasta este singura modalitate de a ști dacă le înțeleg (sau chiar le citește). Fii pregatit ca testele te vor speria pe angajatii tai. Nu faceți testele prea complicate. Întrebați-le câteva întrebări cu alegerea răspunsurilor gata făcute. De asemenea, este posibil să aveți nevoie de testare, care necesită angajatul să efectueze o parte din muncă. Este util să reintroduceți în întrebările de testare cu care au existat probleme în trecut. Dar nu ar trebui să existe penalități pentru răspunsuri incorecte. Orice răspuns greșit la o întrebare ar trebui discutat cu acest angajat, astfel încât el să înțeleagă răspunsul corect. Poate fi necesar să se ia măsuri suplimentare pentru a se efectua testarea orală a lucrătorilor cu insuficiență de lectură sau de competențe lingvistice.
Monitorizarea proceselor de conformitate
Ar trebui să începeți imediat procesul de monitorizare a respectării procedurilor. Orice acțiune care nu este conformă cu procedura scrisă trebuie să fie tratată imediat de către angajatul responsabil. După cum am menționat mai devreme, procedurile scrise sunt singura modalitate de a face treaba. Acordarea de către angajați a dreptului de a "face acest lucru propriu" (chiar dacă opțiunea lor este cea mai bună) va face imposibilă aplicarea instrucțiunilor cu privire la alte probleme și, de asemenea, va crea probleme atunci când faceți modificări în procese. Dacă au o cale mai bună, după ce au făcut schimbări în ordinea stabilită, aceasta va deveni "singura cale".
Stabilirea de standarde
Este util să se stabilească standarde de producție pentru acuratețe, acolo unde este posibil. Efectuați cercetări pentru a asigura că standardele sunt destul de ridicate, dar sunt încă realizabile. Trebuie să asigurați respectarea acestor standarde, ceea ce este extrem de important pentru a le corecta corect. Dacă aveți îndoieli, setați standardele de mai jos, puteți să le creșteți mai târziu. Dacă le stabiliți prea mult, vă veți pune într-o problemă atunci când vine vorba de punerea lor în aplicare. Trebuie stabilite standarde pentru o anumită sarcină. Setarea standardelor necesită urmărirea preciziei și a performanței sarcinilor efectuate. Acest lucru face ca standardul să fie viabil, dacă aveți mai multe persoane care îndeplinesc aceleași sarcini.
Urmărirea acurateței
Precizia ar trebui să fie întotdeauna măsurată ca procent din numărul total de tranzacții. Urmărirea preciziei sub forma unui număr de erori pune angajații dvs. mai productivi într-un dezavantaj. În plus, la nivel organizațional, acești indicatori pot fi distorsionați datorită variabilității (de exemplu, sezonalității) afacerii.
Informațiile ar trebui să fie aduse personalului într-un mod pozitiv, este un instrument important pentru îmbunătățirea proceselor și a oamenilor. Urmărirea simplă a indicatorilor și transmiterea acestor informații către angajați vă permite să reduceți imediat erorile, chiar dacă standardele nu sunt stabilite. Faptul este că toți vrem să fim preciși. Problema este că noi toți credem că suntem exacți și că întotdeauna este o altă persoană care face toate greșelile.
responsabilitate
Oamenii ar trebui să fie responsabili pentru următoarele proceduri documentate. Ați făcut timp să documentați procedurile, să vă asigurați instruirea și testarea. Dacă cineva nu lucrează în conformitate cu procedurile, trebuie aplicate măsuri disciplinare corespunzătoare. Este foarte simplu. S-ar putea să vă surprindeți cât de mulți oameni care nu urmează procedura pot strica. Dacă angajații dvs. nu sunt responsabili, ați făcut în zadar toți pașii anteriori. Greșelile sunt uneori făcute de toată lumea. Cu toate acestea, greșeala nu ar trebui să fie o consecință a deciziei conștiente a angajatului de a-și face munca în contradicție cu procedura.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: