Aceste recomandări sunt destinate instituțiilor de arhivă care încep să se dezvolte și să găzduiască site-ul pe Internet. Acestea vizează optimizarea activității, sporirea eficienței acestora, proiectate pentru a contribui la crearea de site-uri de arhivă de înaltă calitate și, prin urmare, la extinderea accesului la resursele informaționale de arhivă.
Recomandările acoperă problemele legate de conținutul site-ului, organizarea creării și susținerii acestuia, postarea pe Internet, formarea conceptului și design-ul site-ului.
Recomandările nu se referă la un set foarte specializat de probleme tehnice legate de instalarea, conectarea și furnizarea propriului server.
Structura unui anumit sit nu trebuie să coincidă cu împărțirea conținutului site-ului în secțiuni prezentate în aceste Recomandări.
Prezentarea informațiilor de arhivă pe Internet
Când creați un site de arhivă pe Internet, este recomandat să plasați următoarele informații pe site.
1. Numele arhivei este plin și abreviat.
2. Numele complet al directorului arhivei și al adjuncților acestuia.
4. Modul de funcționare a sălii de lectură (indicând modul de funcționare în lunile de vară).
5. Scurt istoric al arhivei.
6. Textul Regulamentului privind arhiva, alte acte normative care reglementează activitățile arhivelor și care prezintă interes pentru utilizatori.
9. Informații despre programele (locale, regionale), în implementarea cărora arhiva participă.
10. Informații despre evenimentele deținute de arhivă:
10.1 expoziții: numele, ora și locul, compoziția participanților, caracteristicile generale ale materialelor expuse; posibil - imagini ale sălii de expoziții, exponate individuale;
10.2 conferințe, seminarii: numele, ora și locul, programul, componența participanților, textele rezumatelor discursurilor.
11. Scurtă informație despre proiectele, inclusiv cele internaționale, care sunt implementate de arhivă. Descrierea proiectelor planificate, dacă este necesar - cu o invitație de participare la finanțarea lor (strângere de fonduri).
12. Descrierea generală a compoziției și a conținutului documentelor stocate în arhivă.
13. Informații despre chitanțe noi și documente declasificate (sub formă de hipertext sau bază de date).
14. Descrierea sistemului arhivistic al ANS, inclusiv a bazelor de date și a condițiilor de acces.
15. Aparatul științific de referință al arhivei: versiuni electronice ale textelor ghidurilor, directoare scurte, cataloage, revizuiri ale arhivelor.
16. Lista bazelor de date tematice privind documentele de arhivă.
17. Directorul bibliotecii bibliotecii.
18. Bibliografie de publicații documentare, alte publicații care utilizează documente de arhivă, publicații despre arhivă.
19. Texte ale publicațiilor despre arhivă, discursuri ale arhiviștilor la conferințe, întâlniri ale ZNMS etc.
20. Lista publicațiilor care pot fi achiziționate în arhivă.
22. Lista serviciilor furnizate de arhiva cu diviziune gratuită și plătită (cu indicarea ratelor).
Este util să pregătim o versiune în limba engleză a site-ului în care să punem pp. 1-4, 10-14, 22. Dacă este posibil, această versiune a site-ului poate fi completată cu paragrafe. 15, 16.
Prezentarea informațiilor organului administrativ al cazului de arhivă al unui subiect al Federației Ruse pe Internet
La crearea unui site web pentru gestionarea afacerii de arhivă a unui subiect al Federației Ruse pe Internet, se recomandă să se pună următoarele informații.
1. Numele controlului.
2. Numele complet al șefului organului de conducere, adjuncții.
4. Legea (Regulamentul) privind Fondul Arhivistic al subiectului Federației Ruse.
5. Regulamentele privind organul de conducere, alte reglementări legale care afectează în mod direct arhivele din regiune.
6. Acordul (dacă există) între Rosarkhiv și organismul de conducere.
8. O scurtă istorie a dezvoltării afacerilor de arhivă în regiune, a stării și a perspectivelor dezvoltării acesteia.
9. Descrierea fondului de arhivă al subiectului Federației Ruse:
9.1 documente stocate în arhivele de stat și municipale;
9.2 documente deținute de un depozit departamental;
9.3 documente stocate în muzee, biblioteci, instituții ale sistemului RAS.
10. Informații privind evenimentele organizate de organul de conducere: numele, ora și locul ședinței, componența participanților. Pentru expoziții, în plus - o descriere generală a materialelor expuse; pentru conferințe, seminarii - programul, textele tezelor discursurilor.
11. Informații privind participarea la activitatea ZNMS. În cazul în care șeful organului de conducere este președintele ZNMS, se recomandă prezentarea planului de lucru al ZNMS, a deciziilor sale, a textelor tezelor discursurilor la ședința ZNMS.
12. Informații privind activitățile comune, programele comune etc. organul de conducere și Rosarkiv, organele de conducere ale activității de arhivă din alte regiuni și proiectele internaționale din sfera arhivelor, care sunt implementate cu participarea acestui organ de conducere.
13. Texte (sau fragmente) ale programelor regionale, în care participă arhivele.
14. Texte ale discursurilor oficiale, interviuri cu capul, articole în presă privind dezvoltarea afacerilor de arhivă în regiune.
15. Informații privind posibilitatea formării, instruirii, recalificării, formării avansate în domeniul arhivelor.
Se recomandă crearea unei secțiuni "Arhivă de știri" a site-ului, astfel încât utilizatorul să se poată familiariza cu retrospectiva evenimentelor și activităților arhivei, organul de gestionare a arhivelor, adică la actualizarea paginii de știri a site-ului, informațiile învechite ar trebui plasate în secțiunea "Arhiva știrilor", dispuse în ordine cronologică inversă și grupate după ani (în cazul unui număr mare de știri - și de luni).
Este util să creați o secțiune "Cartea oaspeților", în care vizitatorii își pot lăsa dorințele în ceea ce privește dezvoltarea site-ului, conținutul acestuia, designul, interfața. Este recomandat să exercite moderație „Cartea de oaspeți“, care este de a pune răspunsurile gestiunea arhivelor de afaceri organism de arhivă pentru a oferi vizitatorilor și utilizatorilor pentru a șterge mesajele care nu sunt legate de scopul acestei secțiuni, sau încalcă regulile de netiquette.
În cazul în care instituția de arhivare are posibilitatea de a primi direct e-mail, se recomandă crearea unei secțiuni "Întrebări" pe site, în care utilizatorul va putea să-și formuleze întrebarea și să trimită un mesaj din această secțiune direct instituției de arhivă.
Site-ul creat este util să se înregistreze în sistemele informatice de Internet, cum ar fi Spylog. RamblerTop100 și List.ru. Această măsură va ajuta să furnizeze informații statistice detaliate despre vizitatorii site-ului (numarul de vizitatori la site-ul de astăzi, ieri, luna, un an de la începuturile sale, din care țări și regiuni ale Rusiei vin la utilizatori, care pagini sunt cele mai populare, etc), și De asemenea, va fi mai ușor pentru utilizatori să găsească site-ul.
Etape de dezvoltare site web
Dezvoltarea site-ului constă în următoarele etape.
Dezvoltarea conceptului, structurii și arhitecturii site-ului, designul acestuia.
Selecția și crearea conținutului (conținut).
Pregătirea conținutului pentru prezentare pe site - traducerea materialelor textuale în format electronic, apoi în formă hipertext, digitizarea materialelor ilustrative grafice.
Instalarea site-ului pe serverul gazdă (o organizație specializată care oferă spațiu pe disc pe serverul său conectat la Internet). Dacă instituția de arhivă își organizează propriul server web, trebuie să contactați furnizorul (o organizație specializată care oferă diferite tipuri de servicii Internet) pentru a vă asigura accesul la Internet.
Un site web poate fi găzduit de o instituție de arhivă:
pe serverul său utilizând serviciile unui furnizor de acces la Internet;
pe serverul unei organizații non-comerciale specializate (gratuit) - Centrul de Internet universitar, firme de internet de informare interesate de creșterea ratingului lor pe Internet etc .;
pe servere gratuite de Internet - servere în care un spațiu fix pe disc este oferit gratuit sau pe o bază nefinanciară, asigurându-se că site-ul este trimis la Internet;
pe site-ul "Arhivele Rusiei" (gratuit), creat sub auspiciile lui Rosarkiv. Pentru a face acest lucru, arhiva trebuie să transfere toate informațiile textuale și grafice pe care intenționează să le plaseze pe Internet, prin e-mail la [email protected] sau pe dischetele din Rosarkhiv.
Organizarea activității în instituția de arhivă pentru a crea un site web.
Pentru a planifica crearea site-ului, este necesar să se stabilească:
natura și cantitatea de informații care urmează să fie postate pe site;
volumul lucrărilor privind digitizarea materialelor informative, costul acestora;
compoziția executorilor lucrărilor de creare a site-ului - angajații arhivei, cu implicarea unor executori sau consultanți specializați, a unui studio web sau a unei alte organizații terțe care realizează activitatea relevantă;
Atunci când dezvoltați conceptul și designul site-ului, este necesar să respectați următoarele reguli.Asigurarea integrității site-ului. Toate elementele interfeței site-ului ar trebui să arate și să funcționeze în același mod, astfel încât vizitatorii care trec la o nouă secțiune a site-ului să poată folosi abilitățile obținute atunci când lucrează cu alte secțiuni. Această condiție este esențială pentru o experiență eficientă și confortabilă a utilizatorului. Pentru a asigura integritatea site-ului, se recomandă să se asigure controlul activității de creare a unui site unui specialist sau unui grup care să asigure respectarea unor reguli uniforme de proiectare, navigare și prezentare a informațiilor.
Facilitarea perceperii informațiilor afișate pe site. Potrivit cercetării, utilizatorul nu citește tot textul postat pe Internet, ci doar îl scanează pentru a găsi informațiile de care are nevoie. Prin urmare, este necesar:
cu atenție informații de grup;
Nu utilizați termeni care nu sunt familiarizați și incomprehensibili vizitatorului site-ului sau nu îi oferiți explicații;
utilizați împărțirea textului în paragrafe;
Pentru a pune în partea de sus a paginii toate butoanele destinate navigării pe site;
Pentru a plasa conținutul în partea superioară a paginii, dacă pagina este alcătuită din mai multe subsecțiuni;
să descifreze în text toate abrevierile, cu excepția celor obișnuite;
plasați în partea de jos a fiecărei pagini și la sfârșitul secțiunilor un buton "sus" care vă permite să ajungeți imediat la începutul textului.
Este necesar să optimizați grafica pe site:
programul este relevant numai în cazul în care ilustrează textul sau este necesar pentru a crea o imagine memorabilă a site-ului;
trebuie să aleagă corect combinația de culoare / dimensiune / calitate / volum al imaginii, deoarece dimensiunea mare și imagini color bogate crește calitatea, dar în mod semnificativ cantitatea de date descărcate de către utilizator (nu este întotdeauna necesar) și timpii de download;
pentru a crea imagini animate (în mișcare), imagini cu o bază transparentă sau cu multe detalii mici (în cazul în care cerințele de claritate a imaginii sunt mărită), este mai bine să utilizați formatul GIF;
Pentru a crea ilustrații color de calitate fotografică, ar trebui să utilizați formatul JPG (JPEG), în același timp ar trebui să alegeți rata maximă de compresie posibilă, cu condiția ca calitatea vizibilă să fie păstrată pentru fiecare imagine specifică;
Dacă plasați imagini mari pe site, nu-l inserați direct în text, dar plasați o imagine mică de calitate slabă (previzualizare), când faceți clic pe care va apărea o imagine mai bună;
atunci când creați o secțiune pe site-ul, cum ar fi „fotografii“ (o serie de imagini de înaltă calitate, de dimensiuni mari) trebuie să fie în directorul - text sau grafică - indica suma (în KB) din fiecare fișier de imagine pe care utilizatorul poate evalua posibilitatea și modalități de a încărca imagini;
Nu utilizați pâlpâirea sau schimbarea frecventă a elementelor de text și grafice pe site-ul - acest lucru suprasolicită viziunea utilizatorului;
Este util să creați subtitrări ale imaginilor pe site care apar pe scurt când plasați mouse-ul peste o imagine. Acest efect va permite utilizatorilor care dezactivează grafica în browserul lor (pentru o încărcare mai economică și mai rapidă a site-ului), să determine care sunt imaginile plasate pe site și, dacă este necesar, să le încarce. Este foarte important ca motoarele de căutare pe Internet să poată înregistra în acest caz informații despre imaginile site-ului în bazele lor de date și, în consecință, utilizatorii vor putea găsi aceste imagini.
Este de dorit ca site-ul să fie ușor scalabil, deoarece fixarea pentru o singură rezoluție a ecranului poate duce la afișarea incorectă a ecranului cu o rezoluție diferită.
Nu utilizați cele mai moderne tehnologii în dezvoltarea site-ului până când acestea devin standard de facto - browserele unor utilizatori nu vor putea să susțină aceste tehnologii și să afișeze corect site-ul.
Este necesar să creați și să actualizați periodic harta site-ului pentru o mai bună orientare a utilizatorilor în materialele site-ului.
Este util (dacă există o astfel de oportunitate) să creați propriul motor de căutare al site-ului sau să îl conectați la una dintre motoarele de căutare populare ale internetului rusesc.
Este necesar să păstrați versiunea curentă a site-ului (de preferință - pe un hard disk de lucru într-o instituție de arhivă) ca o copie de siguranță (Backup). O copie va fi necesară în cazul în care aparatul gazdă nu reușește sau este nevoie să schimbați hosterea.
ar trebui să verificați cum arată pe monitoare cu rezoluții diferite (mai mari și mai mici decât cea în care a fost creat), iar cele două cele mai populare browsere (Netscape Navigator / Communicator și InternetExplorer) 3.0 și versiuni de mai sus la crearea site-ului.
Pentru a actualiza site-ul trebuie să aveți capacitățile tehnice adecvate. Opțiunea optimă este prezența accesului permanent FTP la site, adică posibilitatea de a ajusta rapid, șterge și adăuga elemente de site în modul de acces la distanță. Pentru a face acest lucru, se utilizează software specializat (clienți FTP) sau funcțiile corespunzătoare ale programului FAR gratuit.
După apariția site-ului de arhivă pe Internet, numărul de anchete prin e-mail către arhivă, către organul de gestionare a arhivelor, crește semnificativ. Se recomandă să se atribuie angajatului instituției de arhivare responsabilitatea pentru pregătirea și trimiterea răspunsurilor la cererile primite.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: